As empresas que necessitam que seus colaboradores façam constantes deslocamentos nacionais e internacionais têm plena consciência do quão complexo e oneroso pode ser o processo de organização de uma viagem corporativa. Portanto, a gestão de viagens corporativas é uma responsabilidade muito grande, entre muitas funções, o gestor acompanha, controla e minimiza custos.
Afinal, os gastos relacionados a viagens de negócios podem chegar a representar uma das maiores despesas dentro das instituições. Por conta disso, é essencial ter à disposição o auxílio de um profissional especializado, capaz de otimizar a realização desses deslocamentos, obtendo sempre os melhores resultados.
A organizadora de eventos é essencial em diversas áreas que envolvem uma viagem corporativa. Veja no exemplo:
Continue lendo para entender melhor as principais funções desse gestor!
Qual a função do gestor de viagens corporativas?
O gestor de viagens corporativas é responsável por alinhar a estratégia e a realização das viagens de negócios às necessidades e da empresa, atendo-se às regras de políticas de viagens corporativas e à busca pela melhor relação entre custo e benefício.
Quer compreender melhor qual é o papel de um gestor de viagens corporativas? Então confira a seguir algumas de suas principais atribuições e descubra por que esse profissional é tão importante dentro das empresas!
Controle de custos
Um dos grandes desafios que se apresentam ao gestor de viagens corporativas é ser capaz de realizar mais com menos. Em todas as etapas envolvidas na efetivação de uma viagem de negócios, o trabalho do gestor de viagens corporativas será o de, com base no orçamento disponibilizado pela empresa, encontrar a oferta mais vantajosa.
Além disso, é função do gestor de viagem garantir que o custo global seja o mais econômico possível, num equilíbrio entre perfil da demanda, disponibilidade do produto adquirido com boas negociações, monitoramento de oportunidades e, principalmente, adesão à política de viagens corporativas.
Ele deve levar em conta tanto a organização como os viajantes no que se refere a condições de transporte aéreo e terrestre, hospedagem, locação de veículos e outros fatores inerentes ao sucesso de uma viagem. Seu objetivo é otimizar resultados, tendo como metas a segurança, o bem-estar e o conforto do passageiro, ao mesmo tempo em que também esteja estritamente de acordo com a cultura e as peculiaridades da empresa.
Planejamento de detalhes das viagens corporativas
Independentemente de ser nacional ou internacional, uma viagem sempre exige a devida atenção a inúmeros aspectos. O gestor de viagens corporativas é responsável pelo planejamento de toda a logística do evento corporativo envolvida do início ao fim da viagem, pela segurança e por todos os processos, de uma forma global.
A ele cabe, dentre outras diversas atribuições, a de negociar o contrato anual, de forma a obter bons acordos para todo o período fiscal. O gestor de viagens corporativas o gestor olha para os fornecedores de hotelaria, garantindo a adesão à política em cada nível de usuário da companhia.
Política de viagens corporativas
A política de viagens da empresa é de suma relevância por estabelecer as diretrizes dos deslocamentos corporativos realizados dentro e fora do território nacional. Sua elaboração deve estar em consonância com o perfil, os objetivos e as necessidades da instituição, buscando a padronização de procedimentos, com vistas à minimização de custos e à otimização de resultados.
Na prática, a política de viagens corporativas não precisa resultar em um documento extenso e complexo, devendo apenas ser clara e abordar o máximo de detalhes possível. O gestor de viagens corporativas deve, portanto, incluir na política de viagens previsões acerca dos mais variados cenários, diminuindo assim as chances de conflitos, imprevistos e interpretações errôneas por parte dos colaboradores da instituição.
Uma das funções do gestor de viagens corporativas é fazer com que a política de viagens da empresa seja conhecida pelos funcionários e, acima de tudo, respeitada. Nesse âmbito, o gestor de viagens deve se certificar de que os funcionários da empresa estão a par das normas, conhecendo, por exemplo:
Ele precisa fazer com que todos os itens constantes de tal documento sejam respeitados e colocados em prática. À medida que os tópicos abordados pela política de viagens da organização são conhecidos pela equipe de colaboradores, torna-se mais fácil evitar problemas ou desconfortos por conta de sua implementação.
Tecnologia a favor da empresa
O uso das tecnologias de informação e comunicação pode facilitar bastante o trabalho do gestor de viagens corporativas, dessa forma, ajudando a empresa a economizar boas quantias de dinheiro. A Copastur, por exemplo, é especialista nesse quesito e possui inovações que atuam com esse objetivo, como o Travel Tech, Smart Saving, Online Booking Tool e o aplicativo Copastur On The Go.
Atualmente, é possível encontrar diversas plataformas on-line que oferecem a possibilidade de se obter os melhores preços na compra de passagens aéreas, providenciar o aluguel de veículos ou reservar hospedagem ao redor do mundo. Para isso, basta informar sua necessidade para fazer a comparação automática de preços e condições oferecidas por diversas empresas.
Assim, encontrar o negócio mais vantajoso fica muito mais fácil! Utilizar serviços de reservas e check-in eletrônicos também são excelentes maneiras de economizar tempo, dinheiro e oferecer mais comodidade e segurança aos viajantes.
Análise e elaboração de relatórios
Analisar relatórios também faz parte das atribuições do gestor de viagens corporativas. É por meio desses documentos, afinal, que o profissional demonstrará em detalhes:
- como se efetivou a hospedagem e o transporte;
- quais foram as despesas ocasionadas pela viagem;
- em que exatamente o dinheiro foi empregado;
- quanto foi possível economizar;
- dentre outras informações igualmente relevantes.
Esses relatórios devem ser abrangentes e esclarecedores, a fim de ajudar na tomada de decisão a respeito de viagens futuras. Com base em dados, é papel também do gestor engajar usuários e aprovadores em prol do cumprimento da política de viagens e controle efetivo do budget.
Como você pôde ver, o gestor de viagens corporativas é um colaborador imprescindível no quadro de empresas que têm viagens como parte de seu cotidiano. É esse profissional que, ciente dos princípios que norteiam a política de viagens da empresa, estrategicamente auxilia na obtenção dos melhores resultados em viagens com o menor valor de despesas possível, ao mesmo tempo garantindo o padrão de qualidade dos serviços oferecidos aos viajantes.
Entendeu agora como é relevante o papel desempenhado pelo gestor de viagens corporativas dentro das empresas? Como seu negócio lida com a gestão de viagens hoje em dia? Quais são suas maiores dificuldades nesse setor neste momento de pandemia e gradual retomada?
Veja no simulador de economia em viagens corporativas da Copastur o quanto você pode diminuir em suas despesas de viagens!
