As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas, sendo responsáveis por uma fatia considerável do orçamento das instituições. Por essas e outras, faz-se necessário planejar com cuidado as questões envolvidas nesse tipo de atividade para não perder de vista o controle dos gastos. Nesse sentido, uma das melhores soluções para que tudo ocorra como o planejado é terceirizar o serviço, contratando uma agência especializada na gestão de viagens corporativas. Mas quais são as funções desse tipo de agência? Como elas podem efetivamente ajudar?
As Travel Management Companies (TMCs) ou simplesmente agências de viagens corporativas são responsáveis pelo planejamento e pela respectiva gestão de deslocamentos que tenham a atividade profissional como objetivo. Para tanto, tais agências planejam os gastos em parceria com o cliente, montam estratégias de transporte, hospedagem e pagamento das despesas, além de lidarem com todas as demais questões relacionadas a uma viagem de negócios.
Sua empresa costuma enfrentar problemas quando os funcionários precisam viajar a trabalho? Então continue acompanhando este post e descubra ao menos algumas das inúmeras vantagens de se contratar uma agência especializada em gestão de viagens corporativas! Veja:
Cumprimento da política de viagens
Para que as viagens não consumam mais recursos que o planejado, é preciso elaborar uma estratégia. Esse tipo de planejamento (chamado política de viagens) apresenta, por exemplo, o orçamento previamente estabelecido, as regras de reembolso de despesas e diversas questões relacionadas a fornecedores.
Ao contratar uma agência especializada em gestão de viagens, a elaboração e o cumprimento dessas políticas passam a ser de responsabilidade da contratada. E esse tipo de serviço aumenta as chances de o planejamento ser seguido à risca, além de diminuir as possibilidades de acontecerem problemas de última hora.
Solução para a sobrecarga de setores
Outra questão que a terceirização de um serviço de gestão de viagens corporativas ajuda a solucionar é a sobrecarga de setores da empresa que acabam acumulando funções para planejar as viagens. É, normalmente, o caso do RH.
No caso de empresas de médio e grande porte, os funcionários precisam lidar com uma demanda muito grande de serviço em prazos mais curtos. Por isso, incumbir os funcionários de atividades relacionadas ao planejamento e à gestão dos deslocamentos corporativos pode ser extremamente prejudicial tanto aos interesses da empresa como aos interesses dos próprios profissionais. Com esses colaboradores assumindo mais responsabilidades, a organização sofre com perda de produtividade e atraso em entregas, enquanto os funcionários se veem sobrecarregados e até desmotivados.
Negociação com fornecedores
Os fornecedores e parceiros são de extrema importância para uma agência de planejamento de viagens corporativas. Em razão do relacionamento comercial vantajoso entre as instituições, as condições dos serviços oferecidos tendem a ser mais facilmente negociadas, de forma a beneficiar ambos os lados.
E esse tipo de barganha não é possível quando os deslocamentos são planejados diretamente por funcionários da empresa, atuante de outro ramo e consumidora apenas esporádica de tais serviços. Afinal, descontos e pacotes normalmente só são oferecidos ou acordados quando oferecem vantagem para todos os envolvidos.
Redução de custos
Uma das vantagens mais expressivas da contratação de uma agência especializada na gestão de viagens corporativas é relativa à redução de custos. Mas de que forma uma instituição pode economizar quando se trata desses deslocamentos a trabalho?
É simples: a economia se dá em função das condições facilitadas de negociação, além da dispensa de treinamento e especialização dos funcionários. Além disso, uma agência terceirizada segue o planejamento de gastos previamente estabelecido pela contratante e realiza um controle mais rigoroso, evitando que os custos da viagem ultrapassem as expectativas do cliente.
Maximização do investimento
Uma agência especializada em viagens corporativas tem como função aproveitar melhor os recursos disponíveis para tais deslocamentos. Isso significa que, em vez de precisar expandir o orçamento para ter mais vantagens, a empresa contratante se beneficia de uma alocação melhor dos valores já disponibilizados.
Análise dos resultados
O serviço de gestão de viagens corporativas é aprimorado a cada dia em função da cuidados análise dos resultados. Relatórios gerenciais e informativos sobre as viagens permitem que a agência identifique possíveis problemas, aponte soluções e enxergue oportunidades para a integração de novos serviços.
Resolução de burocracias
Questões burocráticas não só acontecem o tempo todo como normalmente atrasam o andamento dos processos. E essa realidade não seria diferente no caso das viagens corporativas. Atrasos de voos e problemas com a hospedagem, por exemplo, são extremamente comuns. E uma agência especializada tem a devida competência para resolver essas questões de forma ágil e eficiente, evitando mais desconfortos e quaisquer problemas adicionais.
Aumento da segurança
Um quesito muito importante na hora de pensar em soluções para uma viagem corporativa é a segurança. Com a ajuda especializada, na iminência de uma situação complicada, o colaborador que estiver em uma cidade, um estado ou mesmo em um país diferente não só pode como deve entrar em contato com a agência responsável pela gestão da viagem.
Pelo fato de lidarem com esse tipo de ocorrência frequentemente, tais empresas têm procedimentos padronizados que podem ser adotados para a resolução de muitos problemas que, para um colaborador despreparado, poderiam aparentar enormes obstáculos.
Satisfação dos funcionários
Embora as viagens corporativas não tenham como objetivo principal o lazer dos funcionários, é necessário proporcionar a dose certa de conforto e qualidade nos serviços a eles oferecidos. É importante lembrar, afinal, de que os funcionários envolvidos em uma viagem corporativa representarão sua empresa em reuniões, convenções e demais eventos. Logo, devem estar satisfeitos com os serviços oferecidos para refletirem esse sentimento em forma de ações.
Um funcionário cansado não atinge seu máximo desempenho, o que transparece diretamente na qualidade das conversas que terá com outros profissionais ou mesmo na absorção do conteúdo ministrado em uma palestra, por exemplo. Além disso, quanto mais agradável for a experiência de uma viagem de trabalho, maior é o nível de satisfação do funcionário com a empresa em geral.
Como vimos, a terceirização do serviço de gestão de viagens corporativas é indicado por inúmeros motivos. Nesse sentido, o cumprimento da política de viagens, a diminuição de custos, a eficiência dos processos e a segurança dos colaboradores e da empresa contratante são algumas das questões mais importantes que garantem que a viagem ofereça boas experiências para todos os envolvidos.
Analise, portanto, as planilhas de gastos da sua empresa com viagens corporativas e considere a possibilidade de contratar os serviços de uma agência especializada da próxima vez! E se você tem alguma experiência com a contratação de agências especializadas em gestão de viagens corporativas que queira compartilhar, deixe aqui seu comentário!
