A festa de final de ano da empresa é um dos eventos mais aguardados pelas pessoas colaboradoras. Seja para comemorar o Natal e o Réveillon, apresentar os bons resultados do negócio ou simplesmente fechar o ano com chave de ouro, esse evento faz parte do calendário de confraternizações de qualquer tipo de organização e traz muitos desafios para quem o organiza.
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E não é só para incentivar a socialização e o networking entre funcionários que as festas servem! Além de oferecerem um espaço de descontração para que pessoas de diferentes setores se conheçam melhor, aumentando a afinidade entre os times, as comemorações contribuem para elevar a produtividade no dia a dia, melhorar o engajamento com a companhia e promover a imagem do negócio externamente.
No entanto, assim como outros tipos de eventos, a festa de final de ano da empresa demanda atenção aos detalhes, análise do orçamento disponível, pesquisa de opiniões e planejamento de cada etapa para que a programação saia como os organizadores pensaram. Neste post, vamos apresentar o passo a passo para organizar a confraternização e o que considerar para ter sucesso. Confira!
Como organizar a festa de final de ano da empresa?
Organizar a festa de final de ano da empresa requer um planejamento detalhado do evento, com o objetivo de garantir que seja memorável e reflita os valores da companhia. Primeiramente, é fundamental definir o orçamento, que vai orientar todas as decisões subsequentes, como a escolha do local, buffet, entretenimento e decoração. A seleção do espaço deve levar em conta o número de convidados e a acessibilidade, assegurando o conforto e a praticidade. Depois, personalize o evento com uma temática que engaje as pessoas colaboradoras, tanto por meio de uma decoração criativa e músicas quanto com atividades interativas como sorteios e prêmios.
Além disso, é importante considerar as preferências e restrições alimentares dos participantes, oferecendo opções variadas de comida e bebida. Por fim, é necessário coordenar a logística do evento, incluindo o cronograma, o transporte e as acomodações, para que tudo funcione perfeitamente, proporcionando uma experiência inesquecível para quem estiver presente. Continue a leitura para receber mais dicas!
1- Compreenda o objetivo do evento
A ideia é que os funcionários possam confraternizar apenas entre si ou é criar uma maior proximidade da empresa com esses profissionais? Os familiares devem ser incluídos no convite ou não? Trata-se de uma festa mais formal, com pronunciamento da diretoria, ou um evento mais recreativo, com show ao vivo e sorteios de prêmios? Esclarecendo esses questionamentos iniciais, é possível seguir com o planejamento da festa de final de ano da empresa.
2- Conheça o público da festa de final de ano da empresa
Quando falamos em conhecer o público de um evento, é indispensável saber mais detalhes sobre os convidados para decidir assertivamente o formato da festa e suas atrações. Por isso, se ainda não foi realizada uma pesquisa mais aprofundada das pessoas colaboradoras da empresa, chegou o momento!
3- Recorra às próprias pessoas colaboradoras
Uma boa maneira de fazer com que todos criem expectativas positivas para o momento da festa é permitindo que façam parte do planejamento. Assim, quando você busca opiniões, seja perguntando diretamente, enviando um formulário por e-mail ou deixando caixinhas de sugestões em pontos estratégicos da empresa, os profissionais sentem que contribuíram pelo menos um pouco para o sucesso do evento.
Por outro lado, um clima negativo precedendo a festa pode fazer com que as pessoas colaboradoras fiquem insatisfeitas, prejudicando o resultado de todo o esforço e gastos empreendidos na sua realização. Engajar toda a empresa no processo pode quebrar esse ciclo, transformando o evento em um sucesso total! Você pode, portanto, pedir sugestões de:
- Temas;
- Atrações;
- Opções do buffet;
- E muito mais.
Se for sortear alguns prêmios, também vale perguntar o que os convidados gostariam de ganhar. Essa é uma excelente forma de envolvê-los desde o início, fazendo com que se sintam ainda mais valorizados!
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4- Comece com bastante antecedência
Na hora de organizar um evento corporativo, principalmente a festa de final de ano da empresa, é melhor começar a se planejar o quanto antes. Afinal, já parou para pensar que o mês de dezembro costuma ser a época mais concorrida do ano no quesito celebração? Logo, é preciso se antecipar ao máximo, a fim de garantir:
Você também precisa se preocupar com a agenda dos participantes, já que, nessa época, sempre surgem vários convites para as mais diversas confraternizações. Às vezes, escolher uma data na primeira quinzena de dezembro é uma boa alternativa para contornar essa questão.
5- Faça um bom planejamento da festa de final de ano da empresa
Após definir o tipo de comemoração e o tema da sua festa de final de ano da empresa, parta para a elaboração de um checklist de eventos, com todos os pontos que você precisa validar e orçar. Coloque absolutamente tudo nessa lista, desde a confecção dos convites e a confirmação de presença até o pagamento de fornecedores e o arquivamento de notas fiscais. Qualquer item que você deixar de fora pode acabar atrapalhando o desenvolvimento do cronograma do evento!
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6- Defina a data e o horário da festa de final de ano da empresa
Antes de tudo, decida se prefere fazer a festa durante a semana, depois do expediente ou em um final de semana ou feriado. Contar com algumas datas alternativas, para o caso de algum imprevisto acontecer, também é uma boa ideia. E, quando for consultar a equipe, você pode até fazer uma enquete para que decidam em conjunto o melhor dia.
7- Pense em atividades interativas
Durante o encontro, promova jogos divertidos, dinâmicas em grupo e até o tradicional amigo secreto/oculto. Essas atividades estimulam as pessoas colaboradoras a interagirem e a se aproximarem de quem ainda não conhecem. Ações de engajamento pré-evento também são úteis na hora de atrair o interesse do público. Isso inclui o uso de uma linguagem adequada ao perfil dos convidados, a divulgação da programação, dos diferenciais e de nomes importantes que vão estar presentes, entre outras estratégias.
O objetivo principal deve ser aguçar a curiosidade e soltar spoilers, deixando que algumas informações “escapem” antes do grande dia e, logo, fazendo com que a maior parte do time tenha vontade de comparecer. Ainda assim, nada impede que determinadas atividades sejam reveladas apenas na própria festa de final de ano da empresa, a fim de surpreender os participantes.
8- Adapte as comidas e bebidas
Uma boa confraternização não é feita apenas de interação! Também é importante pensar em serviços que forneçam alimentação adequada ao tipo de evento. As opções vão desde os cardápios mais elaborados até as práticas e deliciosas finger foods. Antes de contratar o melhor tipo de buffet, faça uma pesquisa com algumas empresas. Você não quer que pratos frios ou sem sabor atrapalhem a celebração, certo? Além de conferir a qualidade da comida, pense na ordem em que cada quitute vai ser servido. E não se esqueça das pessoas alérgicas ou com intolerâncias alimentares, como ao glúten ou à lactose, e das vegetarianas e veganas.
Se houver bebidas alcoólicas, por exemplo, o ideal é oferecê-las apenas após a refeição principal, evitando problemas com o consumo excessivo de álcool. Por fim, tenha em mente que nem sempre o serviço mais caro é o melhor. Compare benefícios e, se possível, faça degustações. Verifique também os depoimentos deixados por outros clientes nas páginas das empresas e busque fontes confiáveis para checar a qualidade dos fornecedores.
9- Marque degustações com buffets
Por mais que a comida seja feita na hora ou preparada com pouco tempo de antecedência, uma pesquisa prévia permite que você tenha tempo para fazer degustações com buffets e escolher fornecedores de qualidade. Afinal, a experiência gastronômica é um dos pontos altos da festa de final de ano da empresa! Pratos com sabor desagradável ou preparados com ingredientes ruins podem fazer com que o evento seja negativamente lembrado depois.
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10- Pesquise cuidadosamente os fornecedores
É possível que, ao lidar com algum fornecedor, você perceba que ele não faz jus à qualidade que você deseja para a sua festa. Por isso, fique de olho na forma de contratação! Também pesquise previamente ao evento o máximo de referências que puder, buscando indicações de colegas de confiança e conferindo avaliações desses fornecedores nas redes sociais e em sites de reclamação. Opte por aqueles que apresentem o máximo de dados positivos!
11- Alinhe o evento com a estratégia do negócio
Para fazer uma festa de final de ano que realmente traga resultados positivos para a empresa e pessoas colaboradoras, é preciso que essa comemoração esteja de acordo com a cultura da organização. Quando devidamente alinhada aos valores da companhia, o evento contribui para fortalecê-los, aumentando a sinergia entre os funcionários e, ainda, destacando a imagem que a empresa quer passar para clientes e prospects.
Aliás, se a sua empresa tem uma cultura organizacional bem definida, isso também diz muito sobre o perfil dos profissionais que trabalham ali. Pensar sobre o evento de final de ano com esse conceito em mente certamente vai te ajudar a ser coerente com a reputação que a companhia deseja construir e com o próprio perfil do público.
Caso a cultura da empresa seja descontraída, jovial e inovadora, assim também deve ser a proposta da confraternização. Para esse perfil, uma festa à fantasia pode cair bem, com drinks descolados, música pop, rodízio de pizza e decoração com acrílico, por exemplo.
Por outro lado, uma empresa com uma cultura mais séria e formal deve apostar em um evento que reforce essa imagem. Porém, sem se esquecer de que a confraternização deve ser atrativa para as pessoas colaboradoras, e não parecer uma obrigação. Nesse caso, um coquetel à tarde em um salão de festas, só com funcionários e seus parceiros, ou um almoço mais tradicional, são boas alternativas.
12- Evite repetir locais de eventos
Essa é uma inovação básica, entretanto, bastante eficaz. Assim como é interessante evitar repetir temas nesse tipo de evento, também é essencial tentar escolher locais diferentes… Boates, bares, sítios, hotéis, parques de diversões, boliches e até mesmo navios! Já que as opções são inúmeras, você pode dar asas à imaginação e à criatividade e, ao mesmo tempo, ser coerente com o tema e com o perfil dos convidados.
13- Capriche no entretenimento
Shows ao vivo, DJs, futebol de sabão, sinuca, mágicos… As opções de entretenimento são praticamente infinitas e sempre existe uma que se encaixa no orçamento disponível. Mas, para a confraternização de final de ano da empresa ser inesquecível, não podem faltar atrações no evento, mesmo que seja uma banda animada ou um palestrante especial.
14- Dê prêmios especiais
É bem comum que a direção de uma companhia ofereça prêmios para os funcionários na festa de final de ano da empresa. Por ser uma excelente prática, nada de cortar esses mimos! No entanto, é interessante que os prêmios variem a cada ano. As viagens de incentivo são ótimas para premiações! Que tal premiar com alguns dias de descanso na Argentina ou em um hotel fazenda no interior? Apenas tome cuidado com o sorteio de muitos itens, pois o processo fica longo e acaba desanimando os participantes.
15- Use a tecnologia a seu favor
É cada vez mais comum estimular as pessoas colaboradoras a registrarem o evento e postarem nas redes sociais como Instagram e Facebook. Para deixar tudo ainda mais divertido, ofereça acessórios e plaquinhas com frases de efeito acompanhadas da logomarca da empresa, aproveitando o alcance orgânico. Você também pode criar uma hashtag especialmente para a festa!
Como você já percebeu nas dicas acima, é mais que possível fazer com que a festa de final de ano da empresa seja inesquecível. Afinal, há uma variedade imensa de ações para tornar a confraternização muito bem avaliada pelo público, mesmo se o orçamento for pequeno.
Como a Copastur pode ajudar na sua festa de final de ano da empresa?
A Copastur tem uma vasta experiência na organização de eventos corporativos e, por isso, consegue oferecer soluções completas e personalizadas para tornar a sua festa de final de ano da empresa memorável.
Atuamos em todas as etapas da organização do seu evento, desde o planejamento inicial, pré-produção, análise de fornecedores e logística até a execução completa na data do evento e o acompanhamento pós-evento, incluindo pesquisas de satisfação. Além disso, em um único contrato, ainda é possível ter acesso aos nossos serviços de gestão de viagens corporativas, viagens de incentivo, live marketing e muito mais.
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