Preparar uma viagem corporativa é um processo que envolve vários passos, sendo o último deles a orientação dos funcionários que vão embarcar. Acha essa orientação desnecessária? Nada disso! Nunca presuma que os funcionários já sabem de tudo. E isso vale até mesmo para aqueles que já fizeram viagens corporativas antes. Lembre-se: é melhor pecar pelo excesso e reforçar as informações mais importantes.
Mas e aí, quais são as principais orientações, aquelas que você não pode mesmo esquecer de repassar? Pois nós preparamos uma lista com 7 ótimas dicas. Confira!
Arrumar a mala
Oriente seus funcionários sobre a maneira mais adequada de arrumar a mala. Mas atenção: não estamos falando sobre dicas para dobrar as camisas sem amassar! A mala de viagens corporativas deve ter um conteúdo completamente diferente daquela mala que levamos para as férias. Por isso, reforce: a bagagem deve conter os itens apropriados para que os funcionários consigam trabalhar. Isso normalmente se resume a roupas sociais, laptop e documentos.
Sugira a criação de uma checklist ou crie uma você mesmo para que toda a equipe possa usar. Aproveite e crie políticas sobre o que deve ser feito caso os funcionários esqueçam um item essencial para a viagem: eles devem comprar outro para suprir a necessidade imediata? Como esse gasto será encaixado no orçamento da viagem?
Estabelecer objetivos
Oriente seus funcionários a estabelecerem metas claras para a viagem. Quando retornarem, o que precisam ter feito? Quais resultados devem ter produzido? Conscientize os funcionários de que a viagem corporativa representa um investimento. Por isso, a empresa deve ter o retorno adequado. Esse retorno é medido pelo sucesso no alcance das metas previamente definidas.
Aliás, você pode até pedir que os funcionários preparem, antes de embarcar, um painel de controle. Traduzindo: um conjunto de indicadores de desempenho que será usado para monitorar o trabalho desenvolvido durante a viagem.
Fazer uma agenda
Oriente seus funcionários a criar uma agenda de trabalho antes do embarque. Mas atenção: é essencial que a agenda esteja alinhada com os objetivos que mencionamos na dica anterior. Pode acreditar: essa prática tem muitos benefícios.
- Em primeiro lugar, evita atrasos nos compromissos, que podem acontecer por puro esquecimento, distração ou despreparo;
- Em segundo lugar, garante o melhor aproveitamento do tempo e produtividade durante a viagem;
- Em terceiro lugar, serve como um plano de ação para os objetivos da viagem, garantindo assim maiores chances de sucesso;
- Em quarto lugar, fornece informação para que você repense a duração das próximas viagens corporativas — você pode comparar a agenda planejada com a realidade para descobrir se o tempo é (ou não) suficiente para cumprir os compromissos.
Para completar, a agenda tem o papel de reforçar que a viagem é uma atividade de trabalho e, portanto, os funcionários não devem usá-la para lazer ou turismo. Se for o caso, você pode estipular horários livres para os colaboradores passearem, desde que isso não interfira com o trabalho.
Está preocupado com a recepção que essa agenda vai ter entre os membros da sua equipe? Uma maneira de estabelecer essa prática sem exercer controle excessivo é deixando que os próprios funcionários preparem e apresentem a agenda, como uma proposta.
Praticar o networking
Oriente seus funcionários a praticar o networking para criar e aproveitar oportunidades durante a viagem. Parece óbvio demais? Não se esqueça que, como dissemos anteriormente, você nunca deve presumir que os funcionários sabem de tudo. Por ansiedade ou empolgação, eles podem facilmente negligenciar premissas básicas. Então ressalte a importância do networking.
Em uma viagem corporativa, os funcionários representam sua empresa em um ambiente novo, repleto de clientes, fornecedores ou parceiros em potencial. Portanto, essa é a situação ideal para estabelecer contatos estratégicos.
Mas eles podem estar tão focado no objetivo principal da viagem que não se lembram de trocar e-mails ou cartões de visita — aliás, cartões de visita precisam estar na checklist da mala de viagem. Assim, a oportunidade se perde. Um simples lembrete antes do embarque pode evitar que isso aconteça.
Contatar o gestor
Oriente seus funcionários a manter contato regular com seus respectivos gestores. Se a viagem for mais longa, o ideal é combinar um horário fixo, diário, para realizar um call por áudio ou vídeo.
Mas não basta que os funcionários façam contato! Eles também precisam estar sempre disponíveis para atender ligações ou responder mensagens durante a viagem. É um problema sério quando a sede tenta e tenta, mas não consegue fazer contato com os funcionários em deslocamento.
Por isso, é preciso orientar os funcionários para que mantenham o celular próximo e carregado a todos os momentos, além de verificarem o e-mail com frequência. Para que isso seja possível, é claro, a própria empresa precisa fornecer a estrutura, custeando o roaming internacional do telefone usado para contato e fornecendo um modem móvel, por exemplo.
Registrar os gastos
Oriente seus funcionários a fazerem registros precisos e detalhados dos gastos da viagem. Assim como a criação da agenda, essa prática tem importantes benefícios.
- Em primeiro lugar, dá mais respaldo aos próprios funcionários, que terão uma comprovação oficial de que gerenciaram bem os recursos colocados sob sua responsabilidade;
- Em segundo lugar, esses registros servirão para que a empresa reveja o orçamento destinado para viagens corporativas;
- Em terceiro lugar, a informação sobre os gastos também será parte da análise do sucesso da viagem — se uma viagem traz muitos gastos e poucos resultados, não é bem-sucedida;
- Em quarto lugar, simplifica o processo de reembolso.
Para realizarem esses registros, os funcionários precisam guardar as notas fiscais de todas as compras realizadas na viagem. E esse é mais um lembrete importante para o momento pré-embarque.
Estudar o destino
Oriente seus funcionários a estudarem um pouco sobre o destino da viagem antes de embarcar. Essa dica é especialmente importante quando é uma viagem internacional. Os funcionários podem evitar muitas gafes culturais simplesmente lendo um pouco sobre o país que vão visitar.
Tenha em mente que a etiqueta tem um papel importante nas relações comerciais. Um gesto ou comportamento inadequado de seus funcionários pode prejudicar toda a negociação desenvolvida durante a viagem. Você pode inclusive indicar leituras úteis ou repassar dicas de sua própria experiência. Outra sugestão é criar um banco de conhecimento com relatos dos funcionários sobre o que eles aprenderam em suas viagens.
Dar instruções pré-embarque aos funcionários é o último passo do planejamento de viagens corporativas. Quer conhecer os passos que vêm antes disso? Então acompanhe o perfil da Copastur no Facebook e fique de olho em nossos outros conteúdos!
