Para um evento corporativo, são poucas as situações piores que um baixo índice de presença dos clientes. Afinal de contas, a empresa investiu na organização daquele evento, certo? Se os clientes não comparecem, portanto, nada de retorno! A boa notícia é que existem sim estratégias que você pode aplicar justamente para motivar clientes a prestigiar seu evento. Elencamos algumas das principais neste post. Então leia e entenda melhor!
1. Ouça seus clientes
A primeira tática para garantir a participação dos clientes no seu evento é ouvir o que eles têm a dizer, procurando saber o que querem. Para isso, enquanto ainda estiver na fase de planejamento, promova uma pesquisa com os clientes que você pretende convidar. Tente descobrir o que eles esperam encontrar no seu evento com relação a local, data e horário, bem como duração e atrações. É claro que não será possível atender a todos os pedidos, mas analisando as respostas já dá para incorporar ao menos as sugestões mais viáveis, que agradarão a maioria.
2. Esclareça o objetivo
Para motivar clientes, é preciso esclarecer o objetivo de qualquer que seja o evento. Pense bem: seu cliente pode muito bem ir à casa de um amigo só para passar o tempo, mas no caso de um evento corporativo, espera cumprir um objetivo definido. Nesse sentido, uma dica importante é não voltar o foco para a própria empresa. Em vez disso, tente fazer com que o evento gere valor para os convidados.
No caso do lançamento de um produto, por exemplo, o evento não deve servir simplesmente para enaltecer a empresa por seu novo produto. Em vez disso, deve funcionar como uma oportunidade única para que os clientes testem suas funcionalidades em primeira mão, tirando todas as dúvidas diretamente com a equipe responsável. Na hora de divulgar o evento, a clareza e a objetividade de seus propósitos certamente atrairão mais participantes, demonstrando desde o princípio como eles serão beneficiados.
3. Ofereça algum benefício
Como mencionamos rapidamente no tópico anterior, incluir um benefício é uma ótima forma de atrair clientes. Então aí está um dos segredos: ofereça em seu evento algo que eles valorizem. Esse benefício pode variar de acordo com o perfil dos clientes e do próprio evento. Você pode, por exemplo:
- Distribuir brindes;
- Viabilizar descontos e opções de parcelamento melhores para quem comprar produtos durante o evento;
- Enfatizar que essa será uma ótima oportunidade de encontrar os diretores da empresa;
- Contratar atrações, como convidados especiais ou shows de música;
- Organizar palestras ou workshops para que o convidado aprenda algo novo;
- Oferecer comes e bebes diferenciados.
Mas é preciso tomar um certo cuidado. Lembre-se de que esses benefícios devem ser incentivos adicionais e não os focos principais do evento. Caso contrário, você não conseguirá a atenção dos clientes para transmitir sua mensagem.
4. Pense em parcerias
Sozinha, talvez sua empresa não tenha os recursos necessários para elaborar um evento capaz de motivar clientes a comparecer. Juntando-se a outra (ou várias outras), porém, o valor percebido do evento aumenta. Assim, é possível conseguir mais participantes. Essa é a lógica por trás de um shopping center, por exemplo. Uma única loja pode sim atrair algumas pessoas, mas, ao reunir várias lojas, restaurantes e demais atrações, é possível atrair milhares. Nesse caso, mesmo que uma pessoa vá ao shopping apenas para almoçar, tem contato com todas as outras empresas naquele ambiente, criando assim oportunidades para outros negócios.
Pois o mesmo princípio do shopping também se aplica a eventos. É muito comum ver eventos de economia criativa (como feiras a céu aberto) que se baseiam exatamente na parceria entre negócios para atrair uma multidão. Que tal testar essa estratégia com um evento corporativo mais tradicional?
5. Procure se preparar
Um evento corporativo está sujeito a circunstâncias das mais diversas. Assim, se algum imprevisto extraordinário acontecer no dia marcado, o evento pode não ter nenhum participante, resultando em um verdadeiro fiasco. Por isso é que você deve pensar em todas as possibilidades e, claro, nos riscos envolvidos. Dando um exemplo simples: e se chover? O evento precisa ser organizado em um ambiente protegido. Assim, mesmo que caia uma tempestade, será possível dar andamento às atividades.
Mas é preciso pensar em todos os outros riscos. E se acabar a energia ou se acontecer um problema com os fornecedores? Por essas e outras, é essencial contar com um bom leque de planos de contingência para lidar com as situações inesperadas. Antecipe-se e garanta o sucesso do seu evento!
6. Facilite a presença
Se o convidado já não está muito animado, qualquer pequena dificuldade se transforma facilmente em uma desculpa para não comparecer, não é verdade? Por isso, para motivar clientes a comparecer a seu evento, é preciso eliminar quaisquer objeções que eles possam ter. Pense em praticidade ao escolher o local, data e horário. Vale a pena até organizar o transporte e, se for o caso, ajudar com a hospedagem corporativa.
7. Foque no pós
Muito provavelmente, quem vai a seu evento de hoje é o mesmo cliente que você vai convidar para o evento do ano que vem. Por isso é que o pós-evento é tão importante, servindo a 2 propósitos:
- Mostrar ao cliente que sua presença foi notada e apreciada;
- Coletar informações que ajudem a melhorar o próximo evento.
O resultado dessa iniciativa é que esse mesmo cliente se sentirá mais inclinado a participar novamente dos eventos corporativos da sua empresa. Com isso, portanto, você assegura desde já que sua próxima empreitada será um sucesso de público!
8. Divulgue com entusiasmo
Existem diversos meios de divulgação para um evento corporativo, desde os convites exclusivos e tradicionais, enviados pelo correio a um grupo seleto de participantes, até o uso das redes sociais para espalhar a notícia ao máximo de pessoas possível. Independentemente do método escolhido, a divulgação precisa ser feita de maneira a demonstrar e gerar entusiasmo. Você pode fazer um pouco de mistério para surpreender os convidados com as atrações ou enfatizar o trabalho da equipe que organizou tudo.
No geral, o trabalho de motivar clientes para participar de um evento corporativo se resume a uma coisa: pensar em formas de gerar valor para os convidados, procurando agradá-los. Assim, o nível de engajamento com a empresa subirá às alturas. No fim das contas, a situação se torna positiva para ambos os lados.
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