Conseguir feedbacks do público participante de um evento nem sempre foi uma tarefa muito prática. Mas a tecnologia veio para mudar essa realidade! Mais do que avaliar posteriormente os resultados, alguns mecanismos tecnológicos atuais permitem que se tenha mais controle sobre o que acontece durante o evento, em tempo real.
A verdade é que há pouco espaço para métodos ultrapassados e sem dinamismo. A ideia é saber o quanto antes o que foi eficaz em cada evento, se tudo está correndo como o esperado e o que pode ser melhorado nas próximas oportunidades. Além disso, hoje já sabemos que, se o objetivo é assegurar que os convidados tenham uma experiência positivamente marcante, monitorar é tão importante quanto planejar.
Quer saber como a tecnologia de tracking pode ajudar nisso? Então agora mesmo confira nosso post!
Qual a relação entre tracking e eventos?
É o monitoramento que revela o quanto a empresa está empenhada em garantir que os objetivos do evento sejam alcançados. Consequentemente, garantir que tudo saia da forma mais fiel possível em relação ao planejamento significa garantir a satisfação do público participante e, assim, o sucesso do evento.
Nesse sentido, a tecnologia de tracking se apresenta como uma ferramenta excepcional. Por meio da combinação de dispositivos portáteis, equipamentos, softwares e aplicativos, é possível não só acompanhar, mas efetivamente avaliar o efeito que as propostas do evento geraram nos convidados.
Um exemplo de tecnologia de tracking já bastante conhecida é o rastreamento das interações dos usuários em sites. No ramo dos eventos corporativos, é comum que se crie uma página virtual sobre o evento, certo? Nessa etapa, monitorar e colher dados sobre a movimentação da página, acompanhando as visitas e interações que ela recebe, tem o poder de gerar informações extremamente relevantes. E esses dados serão úteis de diversas formas, inclusive no aprimoramento da experiência dos convidados.
Como esse trabalho pode ser feito?
Esse trabalho envolve conhecimento sobre os recursos e planejamento do que poderá ser usado no evento. No caso do monitoramento de uma página na internet, o recurso mais usado é o Google Analytics, que disponibiliza uma ferramenta ainda mais específica para isso: o Event Tracking.
Os dados obtidos por meio do Analytics permitem conhecer o comportamento do usuário enquanto navega na página do evento, informando quantos usuários fizeram downloads, preencheram formulários de inscrição ou interagiram com vídeos, por exemplo. Já o Event Tracking rastreia todas as interações do usuário com o site.
O recurso ajuda na classificação, organização e separação dos dados, com base em especificações de cunho técnico — como a estrutura e o comportamento desses dados. Tudo isso deve ser transformado em informação útil para que possa efetivamente auxiliar a tomada de decisão sobre quais propostas apresentar aos usuários.
Trabalhar com recursos de web analytics permite aprimorar a definição de métricas e, com isso, verificar com frequência se resultados foram alcançados ou não. Usar indicadores dá uma margem de segurança maior sobre as decisões a serem tomadas.
Fazer o acompanhamento com a ajuda de uma ferramenta é importante para descobrir problemas e também revelar o quão eficaz é determinada estratégia. Nesse sentido, evidencia oportunidades que podem encabeçar mudanças e ajustes importantes para aprimorar a experiência do usuário. E fora do ambiente virtual não é muito diferente!
Nesse caso, em vez de usuários, temos os convidados. Monitorar a interação durante o evento é útil para descobrir quais atividades despertaram maior interesse do público, quais locais tiveram um fluxo de participantes maior em função de dinâmicas ou games, quais as vantagens e desvantagens do local escolhido para a realização do evento e até mesmo se a entrega de brindes aconteceu como deveria.
Quais ferramentas usar?
As ferramentas vão desde as mais elementares, como câmeras web, até recursos com nomes não tão conhecidos, como o Near Field Communication (NFC). Adiantando: o NFC nada mais é que uma tecnologia para trocar informações entre dispositivos fisicamente próximos, dispensando o uso de cabos ou fios — ou seja, wireless.
Os recursos de vídeo já podem ser considerados como tecnologias de tracking, por existirem casos em que as empresas cogitam a possibilidade de monitorar por câmera o fluxo de participantes em estandes, com os dados sendo disponibilizados em tempo real.
Já um exemplo de uso do NFC seria a implementação de equipamentos com um chip para identificação rápida. Dispositivos podem ler etiquetas com essa tecnologia para facilitar etapas de check-in ou mesmo processos de pagamentos. Com esse recurso, é possível conseguir informações sobre data e até tempo em que um visitante permaneceu em um local, por exemplo.
Outras ferramentas possíveis para colocar em prática a tecnologia de tracking são:
- Drones: além de bastante úteis para fazer filmagens, os drones podem trabalhar no monitoramento do público, captando informações em tempo hábil sobre imprevistos, emergências ou superlotação.
- Wi-fi: esse já é um recurso amplamente conhecido pela maior parte dos indivíduos, independentemente da classificação etária a que pertencem. Ter pontos de internet sem fio disponíveis no evento pode ser útil para acompanhar o fluxo do público, estejam os convidados agrupados ou não. Só um detalhe: para usar essa ferramenta como recurso de tracking, o software adotado tem importância.
Em geral, os aplicativos para eventos que permitem fazer o monitoramento em tempo real são importantes para delinear interesses e necessidades do público participante. Dessa forma, facilitam o planejamento de eventos futuros com propostas mais precisas, aumentando as chances de realmente envolver os convidados e proporcionar experiências surpreendentes.
E quais são os principais benefícios?
Sabemos que organizar e executar eventos corporativos é uma tarefa complexa. Portanto, a escolha por implementar novidades e inovar nas propostas para o público tampouco poderia ser fácil. Tudo significa investimento e envolve custos. Daí a importância de ter certeza de que o trabalho valeu a pena.
Com a tecnologia de tracking, já é possível obter informações sobre o evento em tempo real, conectar participantes on-line, promover interação com redes sociais, permitir que os convidados compartilhem impressões e ideias para enriquecer a gestão do evento e fazer com que conteúdos em mídia digital sejam mais acessíveis. É um combo e tanto, não concorda?
Não podemos nos esquecer que a interatividade está entre os mecanismos com maior potencial para gerar experiências marcantes no público. Por isso, eventos corporativos que apostam na interatividade estão sempre à frente. Um evento de sucesso proporciona experiências de positivas aos convidados. Para tanto, é importante inovar, enriquecer e divertir!
E você, já sabia dos benefícios proporcionados pela tecnologia de tracking na realização de eventos corporativos? Gostou de saber o quanto essa novidade pode ser útil para o aprimoramento do evento? Deixe um comentário caso tenha dúvidas ou sugestões!
