A primeira convenção normalmente é bastante animadora. Afinal, tudo é novidade e o profissional se sente parte de um grupo seleto, tendo a oportunidade de adquirir conhecimento e ampliar seu networking. E tudo isso é altamente estimulante, não concorda? O detalhe é que, com o tempo, pode ficar mais difícil motivar equipes a participar de convenções — principalmente as mais longas, que podem ser muito cansativas.
Nesse contexto, além de ser difícil conseguir a participação dos convidados, os resultados em termos de aprendizado e engajamento na estratégia da empresa acabam ficando muito aquém das expectativas traçadas para a realização do evento. Mas como reverter essa situação? O que fazer para motivar seus colaboradores a participar desses eventos e criar oportunidades para o engajamento? Se esse também é um desafio para você, prepare-se para conhecer a solução! Confira as 9 dicas que separamos para motivar equipes a participar de convenções!
1. Trace o perfil do público
É fato: as pessoas definitivamente não são todas iguais. Para despertar seu interesse, portanto, é preciso levar em conta suas características pessoais. Quando você conhece seus colaboradores, consegue traçar um perfil mais elaborado do seu público-alvo, com seus hábitos e suas preferências. Com esse conhecimento em mãos, sua empresa será capaz de organizar e executar um evento que aguce o interesse e motive a participação, fazendo com que os colaboradores abracem os planos traçados e até já se planejem para convenções futuras.
2. Planeje com antecedência
A organização de uma convenção é fundamental para que os participantes não tenham que lidar com atrasos ou problemas decorrentes de pura falta de estrutura. Por isso, comece a planejar cada detalhe com muita antecedência: número de participantes, infraestrutura do local para comportar os convidados com conforto, roteiro da programação, responsáveis por cada área, locação de equipamentos, deslocamento dos palestrantes e muito mais. Tudo precisa ser feito com excelência.
Algumas empresas até conseguem mobilizar uma equipe para cuidar de todos esses itens. Mas a verdade é que isso nem sempre é possível, especialmente porque isso exige um conhecimento mais aprofundado da área. Na maioria das vezes, portanto, a melhor solução é contratar uma empresa especializada
3. Faça uma programação variada
Passar uma convenção inteira sentado, só ouvindo, definitivamente não é uma opção que desperta muito interesse. Além disso, se um dos objetivos do seu evento for o desenvolvimento de competências. Então trate de planejar uma programação dinâmica e diferenciada, que permita que todo o conteúdo seja apresentado, mas de forma atrativa e eficiente. Assim você garante o interesse dos participantes, a aquisição de conhecimento e o engajamento dos colaboradores.
4. Pense em atividades externas
Além da própria participação no evento, é fundamental que os colaboradores tenham também a oportunidade de explorar os atrativos locais. Novamente, para que isso dê certo, é importante levar em consideração o perfil do público-alvo. As atividades podem variar tanto de acordo com a localização do evento quanto de acordo com o grupo de colaboradores.
Enquanto uma equipe mais ousada pode se sentir atraída por desafios mais radicais, realizados em meio à natureza, pessoas mais convencionais podem preferir shows, apresentações teatrais, restaurantes e bares. Além de promover uma experiência em um novo ambiente, esse tipo de atividade fortalece o relacionamento entre os membros do time, contribuindo para atingir um nível mais profundo de cooperação e produtividade na volta ao trabalho.
5. Determine períodos de folga
Quando as convenções são longas, acabam se tornando muito cansativas. Assim, mesmo sem o trabalho do dia a dia na empresa, o profissional sente a fadiga causada pela programação intensa. Para evitar esse problema, programe períodos de descanso, de preferência alternando horários ao longo dos dias, para que as pessoas desfrutem dessa folga da maneira que considerarem mais revigorante. Enquanto alguns preferem relaxar na piscina do hotel, outros podem curtir uma boa tarde de compras, por exemplo. Acredite: esse tempo de descontração garantirá a absorção do conteúdo durante o evento.
6. Divulgue os benefícios do comparecimento
Conscientize os participantes tanto das oportunidades que terão durante a convenção quanto das vantagens a longo prazo que podem obter em relação à carreira e ao exercício de suas funções. Vale também lembrar que, dependendo da estrutura planejada para a convenção, ela pode se transformar em uma grande chance de os profissionais mostrarem seu trabalho, ultrapassando as limitações impostas pelos corredores da própria empresa ou pelas paredes da sua sala.
7. Escolha um hotel de qualidade
Para participarem de uma convenção, as pessoas deixam seus lares e suas famílias para passar alguns dias cercados por colegas de trabalho. Como forma de compensação por esse esforço, a estadia deve ser realmente agradável, não acha? Embora não seja o foco do evento, a estrutura do hotel é essencial para estimular a participação. Conforto, compatibilidade com a quantidade de participantes, cardápio variado que atenda a todos os gostos e opções de lazer: tudo isso contribui para que os colaboradores tenham uma experiência prazerosa
8. Aposte na coesão do time
Tão importante quanto o conteúdo que você deseja trabalhar em uma convenção é produzir o engajamento necessário para os projetos que a empresa quer implementar, bem como promover a integração entre setores. O ideal, assim, é transformar esses momentos em oportunidades de convívio. Se seu time é receptivo, crie desafios que exijam o trabalho em grupo, com a aplicação das habilidades individuais convergindo em prol de um objetivo único. A criação de laços é fundamental para que a equipe conheça seu potencial quando trabalha em sinergia, fazendo com que os funcionários queiram repetir a experiência no dia a dia, a fim de alcançar metas coletivas.
9. Incentive o compartilhamento
Mais do que nunca, hoje as pessoas querem viver bons momentos e, de preferência, querem que todos testemunhem o quanto elas estão curtindo a situação. Pensando nisso, você pode criar um bom engajamento com o evento ao desenvolver uma página específica na internet — pode ser nas redes sociais. E há muitas formas de fazer isso, viu? Uma das mais comuns é criar uma hashtag e promover algum tipo de campanha de compartilhamento com uma premiação para o time que conseguir mais likes, por exemplo. Aliás, esta é uma estratégia de marketing muito interessante!
Viu como nem é tão complicado motivar equipes a participar de convenções? Quer outras dicas sobre como incentivar seus colaboradores e garantir a produtividade? Então não perca tempo: curta nossa página no Facebook para encontrar outras sugestões imperdíveis!
