Se você pensa que organizar viagens longas dá trabalho, é porque não parou para pensar na precisão necessária para planejar viagens curtas a negócios. O fato de ser um “bate – volta” pode trazer diversos benefícios para a empresa, mas precisa ser pensado de maneira que os colaboradores aproveitem ao máximo o deslocamento para tratar de todos os assuntos possíveis.
Roteiros apertados, deslocamentos ligeiros, pouco tempo para mudar o discurso e resolver as questões que a empresa precisa. Se o colaborador está indo com todas essas limitações, não seja você a impor mais algumas. Aja como um facilitador.
Confira essas dicas e planeje viagens curtas com mais eficiência!
Comece pelas passagens aéreas
A compra de passagens áreas deve ser o primeiro passo para planejar viagens curtas, já que o dia será ditado pelo horário de chegada do colaborador ao local em questão. Por mais que a compra seja feita com antecedência, prefira sempre passagens reembolsáveis. Nunca se sabe quando o tempo impedirá uma decolagem ou quando um atraso fará com que todo o cronograma seja perdido.
As passagens reembolsáveis são ótimas aliadas do seu orçamento, pois a empresa pode utilizá-las em outro momento sem muitas complicações. No entanto, voo perdido significa atraso, quem sabe até cancelamento de alguma reunião. Por isso, atente-se aos horários (especialmente em época de horário de verão) e ao tempo de deslocamento entre a residência do colaborador e o aeroporto. Tudo deve ser cronometrado para que não haja falhas.
Marque os compromissos
Definido o horário de chegada do colaborador, comece a agendar as reuniões e compromissos, sempre deixando um intervalo de segurança por conta de atrasos e outras dificuldades que possam surgir no caminho.
Estipule um itinerário e defina os horários de início e término de cada compromisso para que o colaborador não fique disperso com outras coisas e acabe esquecendo de fazer algo. Entregar um roteiro impresso a ele e enviar uma cópia por e-mail são ótimos lembretes.
Considere o traslado
Carro alugado, táxi, van ou carro particular? Definir como colaborador irá se deslocar no destino é de suma importância para que não venha a ter problemas para transitar entre um compromisso e outro.
Se a opção é carro alugado, certifique-se de que o veículo estará esperando pelo colaborador no aeroporto. Caso o traslado seja de van, vale a pena contatar o fornecedor pelo menos uma hora antes do desembarque para ver se está tudo certo.
Sendo um carro particular, mantenha contato constante com o condutor para saber onde ele está e como está o itinerário. Ah, e não esqueça de enviar um roteiro a ele também!
A opção táxi nem sempre é a mais vantajosa, pois pode não haver veículo disponível quando o colaborador precisar.
Aproveite as refeições
Para que o colaborador não perca tempo, uma boa estratégia é agendar um almoço de negócios com um cliente importante. A empresa pode até pagar um pouco mais pelo almoço, mas o tempo do colaborador é otimizado e o cliente sai satisfeito com a valorização.
No caso de não ser possível aplicar essa estratégia, prefira fornecer um valor X para que o colaborador possa fazer a refeição nas redondezas de onde está trabalhando. Quanto menos tempo se perde em deslocamentos, maior a produtividade nas viagens curtas.
Verifique a necessidade de hotel
Algumas reuniões importantes requerem que o colaborador chegue ao destino, tome um banho, troque de roupa e então parta para o compromisso.
Neste caso, uma boa maneira de aproveitar melhor o tempo é marcar a reunião no próprio hotel, em uma sala específica. Assim, é possível dar mais tempo para que o profissional descanse da viagem e se prepare para atender ao cliente com a qualidade que ele merece. Para saber como escolher hotéis para colaboradores em viagem, leia nosso artigo sobre o tema.
Se for um compromisso de apenas algumas horas e não tão formal assim, como uma ponte aérea Rio – São Paulo para verificar algo na filial da empresa, talvez nem seja preciso gastar com hotel. O colaborador pode ir direto para a empresa, realizar o que tem que fazer e voltar ao aeroporto no horário correto para regressar.
Certifique-se apenas de dar acesso a uma sala vip para que esse colaborador possa descansar antes dos voos e conceda uma boa alimentação, pois a rotina fica puxada.
Conceda um valor de diária maior
Como o colaborador terá um dia atribulado, com pouca possibilidade de relaxar, procurar um restaurante e aproveitar alguns momentos de lazer, dê um valor de diária maior para que ele tenha condições de cumprir com os compromissos sem precisar ficar contando o dinheiro ou gastando do próprio bolso.
Um almoço em um centro de convenções, por exemplo, costuma ser muito mais caro do que em um restaurante aberto ao público. Para não ficar caminhando de um lado a outro, o profissional pode pegar táxis para distâncias mais curtas, a fim de cumprir com o cronograma sem chegar cansado aos compromissos.
Mantenha alguém de sobreaviso
Quem viaja muito sabe que imprevistos sempre acontecem. Uma van que não chega, um voo atrasado, um cliente que não compareceu no horário marcado. Não deixe seu colaborador sozinho nessa!
Mantenha alguém da equipe de sobreaviso para atender qualquer necessidade de última hora, como troca do horário da passagem ou contato com o cliente. Dar o suporte adequado ao seu time em viagens curtas é tão importante quanto oferecer todo o apoio que você dá nas viagens longas.
Para que nada falhe, conte com uma equipe de especialistas
Viagens curtas, viagens longas, nacionais e internacionais. Cada uma tem suas peculiaridades e nem sempre lembramos de todos os detalhes para oferecer uma viagem confortável e de qualidade aos nossos colaboradores.
É nos momentos em que os detalhes falham que lembramos a importância de empresas especializadas em gestão de viagens corporativas, então, por que não tentar formar uma parceria de sucesso?
Enquanto o parceiro cuida de tudo isso, você pode se concentrar na gestão do setor, da sua equipe, nas metas e objetivos da empresa. No final, você só controla o quanto está economizando, tanto financeiramente quanto no tempo e disposição para outras atividades!
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