A viagem de negócios, também conhecida como viagem corporativa, é um deslocamento realizado por profissionais a serviço das suas empresas para participar de reuniões, conferências, treinamentos, negociações ou outras atividades relacionadas ao trabalho.
Esse tipo de viagem é fundamental para o estabelecimento e a manutenção de relacionamentos comerciais, permitindo interações presenciais que podem fortalecer parcerias, levar a fechar acordos e fomentar novas oportunidades de negócios. Além disso, a viagem de negócios possibilita a troca de conhecimentos e experiências, podendo ser decisiva para a inovação e o crescimento das empresas.
Neste post, iremos nos aprofundar no universo das viagens de negócios, explicando como organizar uma e como os profissionais podem ter sucesso nela. Continue a leitura abaixo!
Como organizar uma viagem de negócios?
Organizar uma viagem de negócios envolve várias etapas para garantir que tudo corra bem e que os objetivos sejam alcançados. Confira o passo a passo detalhado:
1- Definição dos objetivos da viagem de negócios
Antes de começar o seu planejamento, o primeiro passo é identificar os objetivos da viagem de negócios. Isso pode incluir a realização de reuniões importantes, presença em conferências, negociação de contratos ou até mesmo participação de eventos para networking.
Definir o propósito da sua viagem ajuda a orientar todas as decisões seguintes, como a escolha do destino, a criação da agenda e a seleção dos recursos necessários. Ademais, ter objetivos claros te permite medir o sucesso da viagem e garantir que todos os esforços estejam alinhados às metas da empresa.
2- Planejamento e aprovação
O planejamento da viagem corporativa e a obtenção de aprovação são etapas vitais para assegurar que seja viável e eficiente. A viagem deve ser aprovada pelos responsáveis na empresa, garantindo que todos os custos e objetivos estejam alinhados com a estratégia da organização.
Em seguida, defina um orçamento abrangente que inclua todas as potenciais despesas, como transporte, hospedagem e alimentação. Na etapa de planejamento, também é importante preparar um cronograma detalhado, especificando as datas e os horários das reuniões e eventos, para que todos os aspectos da viagem sejam bem coordenados e aproveitados.
3- Reserva do transporte
A compra das passagens aéreas corporativas é uma etapa essencial, que impacta diretamente o orçamento de viagens da empresa. É indispensável que o organizador faça a reserva dos bilhetes com antecedência, garantindo as melhores tarifas e opções de voo.
Organize também o transporte terrestre, como transporte público ou aluguel de carros, para deslocamentos do aeroporto para o hotel e para os locais de reunião – e vice-versa. A logística eficiente faz com que os deslocamentos sejam mais tranquilos e, o tempo, bem aproveitado.
4- Reserva da hospedagem
A reserva da hospedagem corporativa é outra etapa que não pode ser negligenciada pelos gestores de viagem, pois contribui para o conforto do viajante e a eficiência da viagem de negócios. Opte por um hotel que fique próximo aos locais de reunião ou centro de negócios, para economizar tempo e facilitar o acesso.
E, assim como mencionamos acima, no caso das passagens aéreas, é importante reservar o hotel com antecedência para garantir a disponibilidade e as melhores tarifas. Confirme antes todos os detalhes da reserva, como tipo de quarto e serviços incluídos, para evitar surpresas!
Cuidados para não errar na organização de uma viagem de negócios curta
1- Atentar-se aos custos
Se você não se preocupar em pesquisar atentamente os preços e condições, uma viagem de negócios curta pode ficar mais cara do que uma saída mais longa, ou seja, o custo-benefício não é nada interessante. Por isso, é imprescindível que você procure economizar em outros pontos para que os gastos corporativos fiquem dentro do esperado. Isso inclui otimizar o tempo da jornada, fazendo com que cada minuto seja aproveitado da melhor e mais produtiva forma.
Logo, escolha um local de hospedagem que fique perto dos lugares que a pessoa colaboradora irá frequentar, economizando tempo e dinheiro com transporte. Fique de olho, ainda, nos horários de check-in e check-out do hotel, para que não seja preciso pagar estadias e adicionais desnecessários.
2- Planejar os detalhes com antecedência
Independentemente do local de destino ou tempo de duração da viagem de negócios, planejar tudo com antecedência é uma das principais chaves para a economia e para o sucesso. Se você deixar os detalhes para a última hora, prepare-se, pois irá se deparar com preços mais altos! E os hotéis mais interessantes para a empresa poderão não estar mais disponíveis, por exemplo.
Portanto, quando você planeja a viagem inteira com antecedência, pode escolher tudo conforme o seu planejamento e o que é mais viável para a empresa e para a equipe. Dessa maneira, é possível se certificar de que a viagem ocorrerá de acordo com a organização.
3- Orientar as pessoas colaboradoras sobre a política de viagens da empresa
É essencial que a equipe de gestão desenvolva um guia detalhando a política de viagens da empresa. Dessa forma, o planejamento de cada trajeto não precisará ser feito do zero, pois já haverá um procedimento estabelecido. Também é fundamental que essa política seja seguida por todas as pessoas colaboradoras que farão parte da viagem. Isso deve ser uma preocupação sua, não apenas para que a equipe obedeça as orientações da companhia, mas, também, para saber como agir em situações inesperadas.
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5- Ser flexível diante de imprevistos
Apesar de toda a organização e planejamento, imprevistos são comuns em viagens corporativas. Por isso, a flexibilidade é o segredo para tomar a melhor decisão entre as opções disponíveis naquele momento. É fundamental, também, ser compreensivo(a) com as ações das pessoas colaboradoras, já que, às vezes, não terão tempo de te consultar ou falar com outro líder antes de tomar uma atitude que nem sempre estará nas orientações da política de viagens.
No entanto, quando o planejamento da viagem de negócios é bem pensado, os imprevistos se tornam menos incômodos. Isso porque fica mais fácil lidar com surpresas e compensar gastos adicionais – financeiros ou de tempo – depois. Ser flexível também exige que você saiba fazer alterações na política de viagens quando perceber que algo não está mais funcionando. Não se prenda a uma orientação antiga apenas porque “sempre foi assim”!
6- Valorizar o diálogo entre a empresa e as pessoas colaboradoras
A atualização da política de viagens pode vir por meio das dicas das próprias pessoas colaboradoras, que participam ativamente desses trajetos. Afinal, vivenciam em primeira mão o seu planejamento colocado em prática.
Para que se sintam à vontade para fazer sugestões desse tipo e entendam que serão ouvidas e, se for o caso, que terão as suas ideias concretizadas, a sua empresa deve valorizar o diálogo aberto e transparente entre líderes e liderados. Só assim as viagens de negócios serão bem-sucedidas e poderão se aprimorar cada vez mais.
Como garantir a produtividade da pessoa colaboradora na viagem de negócios?
Primeiramente, todas as ações citadas no tópico anterior precisam ser combinadas com a produtividade das pessoas colaboradoras durante as viagens corporativas. O sucesso da empreitada depende diretamente do desempenho de quem está lá representando a empresa.
Sendo assim, é importante que a companhia faça a sua parte para garantir um bom nível de produtividade dos funcionários durante a viagem a trabalho. E, por mais que essa questão também seja individual, dependendo bastante da motivação dos viajantes, os resultados certamente serão mais satisfatórios se a empresa providenciar pelo menos alguns dos itens que listamos abaixo.
A importância do duty of care (dever de cuidado) também não pode ser subestimada! Esse conceito abrange a responsabilidade que as empresas têm por garantir a segurança e o bem-estar dos seus viajantes. Descubra algumas ações que, além de trazerem mais conforto e segurança, podem ajudar a tornar a viagem mais produtiva:
Sala VIP no aeroporto
Quem viaja frequentemente de avião sabe mais do que ninguém que aeroportos podem ser ambientes altamente estressantes, capazes de minar a energia de qualquer um. As filas enormes, os assentos lotados e o barulho constante formam um cenário que pode gerar irritação e esgotamento.
Por isso, caso o orçamento da empresa permita, oferecer aos funcionários o conforto da sala VIP do aeroporto é uma dica de ouro. Além da tranquilidade, esse tipo de espaço possui:
- Cadeiras confortáveis;
- Sinal de wi-fi de boa qualidade;
- Bebidas;
- Snacks;
- Embarque preferencial nos voos;
- E muitas outras vantagens.
Conexões mais curtas
Dependendo do local de destino da viagem, é praticamente impossível evitar as conexões nos aeroportos, certo? Entretanto, para assegurar o bem-estar do viajante, vale ao menos tentar encontrar conexões mais curtas. Acredite: horas a fio dentro de um aeroporto são capazes de baixar os níveis de produtividade de qualquer pessoa.
Conforto na hospedagem
Por mais que seja inviável para a maioria das empresas a reserva de hotéis de luxo para as pessoas colaboradoras, a hospedagem deve oferecer um bom nível de conforto. Saiba que não é preciso necessariamente reservar um hotel 5 estrelas para ter acesso a uma cama aconchegante, chuveiro relaxante e café da manhã de qualidade.
Acha que tudo isso parece mero detalhe? Mas não, pelo contrário! Esses itens influenciam na forma como o colaborador descansa e se alimenta, ou seja, contribuem para aumentar a produtividade durante a viagem de negócios.
Pacotes de internet e celular
Querer trabalhar e o sinal de internet ou de celular simplesmente não contribuir é uma situação estressante e cansativa, principalmente em viagens de negócios. Pensando nisso, que tal investir em pacotes de telefonia corporativos para uso de internet e celular in roam? Assim, a pessoa colaboradora tem acesso a documentos e apresentações, pode fazer ligações e checar e-mails, quando necessário, em qualquer lugar.
Use a tecnologia a seu favor
O universo de ferramentas tecnológicas é bem amplo, trazendo uma produtividade muito maior para as empresas nesta era da transformação digital. Entre os elementos que auxiliam nesse processo, estão:
- Sistematização de processos;
- Arquivamento digital de bancos de dados;
- Criação de softwares desenhados exclusivamente para uso corporativo;
- Sistemas de armazenamento em nuvem;
- E muitos outros.
Atualmente, já existem softwares para gestão de viagens e plataformas exclusivamente criados para otimizar a rotina da pessoa gestora de viagens. Com eles, é possível agilizar processos, facilitar o controle de custos e simplificar a geração de relatórios, como é o caso das soluções tecnológicas da Copastur.
Adotando esse tipo de ferramenta na empresa, haverá um ganho enorme de tempo e produtividade no momento de planejar viagens corporativas, bem como uma diminuição de custos.
O que levar em uma viagem de negócios?
Orientar os viajantes que irão fazer uma viagem de negócios é algo simples, mas que pode ajudar a evitar possíveis transtornos. Abaixo, listamos o que não pode ficar de fora da bagagem:
1- Resumo da política de viagens
Seja para saber qual é o valor máximo oferecido para as refeições diárias ou para lembrar quais notas fiscais devem ser apresentadas na volta para a empresa, por exemplo, é primordial conhecer a política de viagens. Como são muitas orientações passadas de uma vez só, pode ser uma boa ideia recomendar que o funcionário leve uma cópia desse documento na sua mala de mão, bolsa ou celular. Assim, quando alguma dúvida surge, fica fácil fazer uma consulta rápida.
Além disso, também é válido separar e ter à mão as informações sobre o hotel reservado para a estadia, os dados dos meios de transporte que serão usados, os nomes das pessoas que poderão ser consultadas no local de destino, etc.
Confira também: Política de reembolso de despesas
2- Cartões de crédito
No caso de uma viagem corporativa internacional, é importante correr atrás da liberação do cartão de crédito com antecedência. Dessa maneira, há garantia de que ele efetivamente funcionará no exterior. Ainda é possível optar pela aquisição de um cartão corporativo do tipo travel money, em que se faz um pagamento prévio para usar o recurso em outro país. Também vale verificar se a empresa trabalha com adiantamento para as pessoas colaboradoras.
3- Recursos tecnológicos para trabalhar à distância
Hoje em dia, muitas pessoas já utilizam computadores portáteis com acesso à internet para trabalhar. E, especialmente em uma viagem corporativa, esse companheiro não pode faltar! É preciso separar um espaço para o notebook na mala de mão, lembrando-se também de levar todos os itens necessários para desempenhar as suas atividades remotamente – como mouse, carregador, fone, token de certificação digital e outros.
4- Passaporte e documentos pessoais
Se o destino da viagem de negócios for fora do Brasil, é importante levar o passaporte válido com o visto do país (quando necessário). Em uma viagem para a Europa, por exemplo, pessoas brasileiras não precisam de visto prévio para permanecerem por um período de até 3 meses. Por outro lado, qualquer pouso em solo norte-americano já exige um visto. A empresa deve se certificar de que o colaborador escalado para o deslocamento esteja ciente desses detalhes e com todos os documentos pessoais em dia.
Além disso, é essencial orientar esse funcionário a levar uma cópia do passaporte e dos outros documentos pessoais, mantendo uma versão digital no celular e/ou e-mail. Dessa forma, caso perca algum item, a recuperação será mais fácil. Entretanto, para viagens nacionais, é necessário apenas um documento de identificação com foto, como carteira de motorista ou de identidade.
5- Materiais e documentos da empresa
Qual é o motivo da viagem? É para negociar a venda de algum item, avaliar a estrutura de um local ou discutir sobre questões técnicas? Lembre a pessoa colaboradora de levar na bolsa pessoal os documentos dessa missão, bem como os materiais necessários para dar andamento ao propósito. Afinal de contas, de que adianta chegar ao destino sem esses papéis? Viajar representando a empresa demanda responsabilidade, já que o sucesso da jornada também depende da atuação do viajante.
6- Roupas apropriadas
Antes de preparar a mala, o viajante deverá verificar quais serão os seus compromissos durante a viagem de negócios, avaliando quantas reuniões serão realizadas, quais serão os locais de encontro, se haverá tempo para conhecer a cidade, entre outras inúmeras possibilidades. Diante disso, ficará bem mais fácil colocar os itens essenciais na bagagem, sem extrapolar o peso máximo permitido.
Se o funcionário for homem e tiver uma reunião com gestores em um ambiente formal, o mais indicado é levar pelo menos um terno, algumas trocas de camisa, opções de gravatas e sapato social. Para as colaboradoras mulheres, é recomendável levar ao menos um vestido mais formal e um terninho ou uma calça pantalona e camisa social, com opções de blazer e um sapato de salto ou mocassim. Outra dica é colocar na mala uma roupa mais esportiva, para garantir conforto em um passeio ou jantar informal.
7- Bagagem de mão com itens essenciais
Cada passageiro de avião tem o direito de levar uma bagagem de mão pequena. Por isso, esse espaço deve ser bem aproveitado! O funcionário que estiver viajando a trabalho deve, portanto, levar os itens mais importantes em uma mochila ou mala pequena. Aí entram produtos básicos de higiene, documentos, uma peça de roupa, equipamentos eletrônicos e seus carregadores. Assim, se algum imprevisto acontecer, como o extravio da bagagem despachada ou uma reunião de última hora, haverá um kit de emergência.
Também é fundamental levar na bolsa de mão alguns medicamentos básicos que podem vir a calhar durante e logo depois do deslocamento. Mas, lembrando que, no caso de viagens internacionais, é preciso levar a prescrição médica no caso de remédios controlados.
8- Cartões de visita
Na hora de organizar a bolsa de mão, o viajante deve aproveitar para acrescentar alguns cartões de visita. Por mais que, hoje em dia, existam opções tecnológicas com o mesmo propósito, essa continua sendo uma ótima maneira de se apresentar e ser lembrado(a) por clientes, superiores e colegas.
9- Adaptadores de tomada
É sempre importante levar adaptadores de tomada em viagens de negócios. E isso vale inclusive para deslocamentos dentro do Brasil, sabia? Nosso país passou recentemente por uma mudança nos padrões, que pode gerar confusão, já que os equipamentos novos são vendidos com plugues de 3 pinos, enquanto muitos hotéis ainda possuem tomadas de 2 pinos. Já no exterior, o padrão de tomadas pode ser muito diferente do brasileiro. Vale a pena se preparar antes!
Reduza custos contratando uma agência especializada em viagem de negócios
Para que a gestão das viagens corporativas não seja prejudicada pela falta de tempo das pessoas colaboradoras envolvidas, já que comumente possuem outras funções e tarefas, a contratação de uma agência especializada pode se revelar como a estratégia mais acertada. Ao firmar parceria com uma empresa do setor, é possível alavancar os resultados dos deslocamentos a trabalho, aumentando o alcance dos objetivos e reduzindo os custos.
As melhores agências de viagens são especializadas em desenhar toda a trajetória, do início ao fim, de acordo com as necessidades da sua companhia e com as particularidades da viagem – em termos de logística, finanças, tempo disponível, destino escolhido e muito mais. Portanto, a agência de viagens que você escolher para firmar uma parceria se tornará uma grande aliada para o sucesso das suas viagens de negócios.
A Copastur é uma das 5 maiores agências de viagens corporativas do Brasil e pode te ajudar a garantir os melhores preços, condições, hotéis e passagens, além de auxiliar também na logística para que os seus colaboradores se desloquem no destino e cumpram com as tarefas combinadas sem maiores contratempos ou preocupações.Conheça agora mesmo a nossa consultoria de viagens corporativas e transforme completamente a gestão de viagens da sua empresa!
