Uma viagem corporativa bem planejada e executada é uma ação estratégica que rende bons frutos para uma empresa: seja na qualificação ou premiação de funcionários, na captação de novos clientes e mesmo na ampliação das redes de contatos do negócio.
No entanto, esse planejamento e execução exigem um grande esforço coletivo, além de gerar gastos de tempo e capital. Para que a viagem não passe de solução à problema, vale a pena contar com uma gestão de viagens corporativas terceirizada.
Neste artigo, vamos te mostrar por que utilizar uma parceira para esse fim é uma estratégia de sucesso. Confira!
Redução de custos significativos
O controle orçamentário de uma empresa é uma tarefa hercúlea, onde é preciso pesquisar valores com fornecedores, calcular os ganhos de determinados investimentos e custos e despesas usuais. Esse quadro geral se repete em uma viagem de negócio.
No entanto, com uma gestão de viagens corporativas terceirizada você tem ao serviço do seu negócio uma empresa que conhece profundamente esse mercado, sendo capaz de analisar os melhores preços de hospedagem corporativa e tarifas de transporte, por exemplo, com muito mais agilidade e assertividade.
Além disso, empresas especializadas fecham grandes pacotes com fornecedores para atender todos os seus próprios clientes, o que impacta positivamente no preço cobrado. Isso sem falar que sua empresa não terá gastos internos relacionados à viagem, como a remuneração de funcionários internos para a realização de tarefas burocráticas.
Melhora na orientação para agilidade na tomada de decisão
A experiência de uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas também traz frutos que vão além dos custos. Esses profissionais conhecem o turismo de negócios a fundo, sendo capazes de apontar quais os melhores fornecedores, rotas e práticas a serem estabelecidas em deslocamentos profissionais.
Com essas informações compartilhadas, sua empresa consegue tomar as decisões estratégicas necessárias nesse momento de maneira muito mais ágil e segura, posto que essas decisões vão ser baseadas em informações confiáveis e mensuráveis
Diminuição da sobrecarga dos setores internos com atividades burocráticas
Em geral, os gestores costumam delegar as responsabilidades de planejamento e execução de uma viagem corporativa para o setor de Recursos Humanos. O problema é que o RH já costuma estar bastante ocupado cuidando de suas atribuições naturais, que vão desde a resolução de conflitos internos, passando pela gestão de documentos e aferição de impostos trabalhistas a serem pagos.
Portanto, aumentar a carga de trabalho desse setor com pesquisa por hotéis, passagens, pagamento de transporte, alimentação em trânsito e mesmo a liberação de documentos como vistos pode ser um tiro no pé da produtividade do RH.
Com a terceirização da gestão de viagens corporativas, cada um desses passos burocráticos passa a ser de responsabilidade da contrata, aliviando os trabalhos internos da empresa e liberando os seus colaboradores para fazerem aquilo que eles realmente precisam fazer.
Auxílio de uma equipe especializada
Ter um especialista ao lado do seu negócio é sempre bom: eles conhecem os melhores caminhos e fazem de forma mais rápida e lucrativa às tarefas que dominam. Quando o assunto é viagem corporativa, isso significa que sua empresa pode contar com uma verdadeira assessoria no quesito política de viagens empresariais.
Definir o que é deve ser pago pela empresa e o que deve ser pago pelo funcionário durante um deslocamento a trabalho é um passo importante, mas que fica muito mais simples com o apoio de uma empresa terceirizada. Afinal, ela conhece o funcionamento desse processo em vários negócios e pode te apontar quais são os mais eficientes, baratos e que se encaixam melhor no seu negócio.
Além disso, elas ainda podem ser de grande ajuda ao compartilhar orientações sobre a ambientação dos trabalhadores em locais diferentes, informando sobre a cultura e peculiaridades do mercado de trabalho em países estrangeiros ou mesmo nas diversas regiões do Brasil. Assim, o risco de um choque cultural desastroso entre a sua equipe e os profissionais do destino é diminuído de forma consistente.
Aperfeiçoamento no controle sobre todos os processos
Já falamos que a terceirização na gestão de viagens corporativas aprimora o planejamento e a execução dos deslocamentos e hospedagem da sua equipe. Mas esse apoio também é de grande valia após todos já terem retornado aos seus postos habituais de trabalho.
Isso porque as empresas especializadas em viagens empresariais trabalham com relatórios sérios e sólidos afim de contabilizar cada custo, despesa e mesmo o tempo gasto nessas ocasiões. Com todas essas informações em mãos, o gestor da sua empresa consegue visualizar em que ponto ele economizou, com o que teve gastos excessivos e se houve despesas não previstas inicialmente
Esse tipo de relatório de viagem, vale lembrar, é muito mais do que um simples balanço final da viagem corporativa. Ele também pode ser a base necessária para que sua empresa planeje os próximos deslocamentos de negócios sendo, portanto, uma boa referência para que os próximos passos da empresa sejam ainda mais lucrativas para o negócio.
Segurança contra imprevistos
Vamos ser sinceros: por melhor que seja o planejamento da sua viagem corporativa, nem tudo que está no roteiro definido poderá acontecer na realidade. Afinal, imprevistos acontecem e, quando eles acontecerem, é preciso estar preparado.
Empresas que cuidam de viagens corporativas de terceiros podem oferecer um item primordial para lidar com situações inesperadas: o seguro de viagem. Esse tipo de solução pode cobrir imprevistos médicos, gastos com o cancelamento ou atraso de viagens e até mesmo despesas de alimentação ou hospedagem que surgiram de forma emergencial. Tudo claro, conforme um contrato preestabelecido já que mesmo para lidar com o imponderável é preciso ser precavido.
Por fim, esse tipo de serviço também pode ser grande valia para os funcionários em trânsito, oferecendo uma assistência 24 horas para a resolução de dúvidas quanto à viagem corporativa ou mesmo para solucionar problemas pontuais ou complexos da maneira mais ágil possível.
Viu como a gestão de viagens corporativas terceirizada é uma boa ideia para melhorar a prática da sua empresa? Se você quer conhecer mais sobre esse serviço, entendo como ele funciona na prática e mesmo quais são os valores cobrados, entre em contato conosco!
