Eventos corporativos são formas extremamente eficazes de educar e motivar os colaboradores da empresa. Por essa e outras razões, é fundamental planejar os mínimos detalhes. Palestras, por exemplo, demandam diversas ações prévias de organização, uma delas é a contratação de um palestrante para evento.
A participação de um convidado especial, que irá conferenciar no evento da sua empresa, envolverá logística e detalhes em sua preparação. Por isso, confira agora mesmo os pontos mais importantes sobre a logística por trás desse convite!
Escolha bem seu palestrante para evento
A primeira coisa a ser feita é decidir quem será o palestrante para evento. Afinal, a palestra deve apresentar um conteúdo realmente útil para a empresa e seus colaboradores. Hoje em dia, as temáticas focam cada vez mais na passagem de conhecimentos práticos e proveitosos para os participantes.
Depois de escolher um palestrante para seu evento que seja realmente relevante para os convidados, é hora de convidá-lo formalmente e reservar a data. Assim você poderá organizar melhor as demais tarefas que vêm pela frente. Ao fechar a data, aproveite a ocasião para contar um pouco mais sobre o evento e a empresa.
Reserve o hotel para o palestrante do evento
Palestrantes que residem em outra cidade, que não seja a do evento, precisam de acomodações. Independentemente de a estada ser apenas para o dia do evento ou para um período maior, é necessário fazer a reserva do hotel com o máximo de antecedência possível.
A precaução garantirá um bom quarto, em um hotel de qualidade e com boa localização. Vale ressaltar que essa tarefa inclui buscar acomodações próprias para cada tipo de palestrante. Sejam quais forem as exigências, certifique-se de que o lugar oferece tudo o que for acordado com o convidado.
Aqui vai um aspecto a se considerar: se o palestrante for a surpresa do evento, a empresa deve optar por hospedá-lo em um hotel separado dos demais, para não estragar a comoção dos participantes do evento.
Providencie as refeições que serão servidas no evento
É recomendado que a empresa providencie as refeições do palestrante, sejam elas realizadas no próprio hotel, no local do evento ou em restaurantes parceiros. Sendo o palestrante pago ou convidado, é válido definir com antecedência como será essa parte com os profissionais à frente do evento.
Além disso, na hora de escolher o lugar da refeição, é importante que você considere se o profissional terá um tempo antes de voltar para as atividades descansado ou não. A dica é evitar correria e sempre contar com imprevistos.
Planeje a recepção e locomoção do palestrante com antecedência
Caso o convidado vá ao evento de avião, um elemento fundamental para assegurar a viagem é fazer a reserva da passagem e das demais comodidades com antecedência. Também verifique questões como conforto, tempo de viagem, trajeto e segurança no percurso do convidado.
Nesse momento, lembre-se de reservar o hotel e o serviço de traslado de acordo com o horário de chegada previsto. Esperar muito tempo no saguão ou no corredor do hotel não é muito elegante. O ideal é que já haja um carro esperando o convidado para seguir diretamente ao hotel.
Cuide bem da organização dos traslados
É importante saber como o palestrante vai se locomover do aeroporto até o hotel, bem como dos locais de refeição ao local do evento corporativo. Para efetivar o traslado sem contratempos, certifique-se de que haverá uma pessoa responsável e um veículo à disposição para cumprir com o cronograma previamente organizado.
Se necessário, providencie um atendimento bilíngue
Se o palestrante for de outro país, é fundamental que na hora em que chegar no aeroporto, subir a bordo do translado, realizar o check-in no hotel ou até mesmo se comunicar com algum convidado no evento, haja um tradutor, recepcionista ou acompanhante bilíngue.
Esse cuidado é muito importante para garantir que ele próprio também tenha uma boa experiência.
Prepare o material e equipamento para a hora da palestra
Muitas palestras necessitam de material extra ou mesmo de equipamentos especiais para atingirem todo seu potencial. Por esse motivo, é importante pedir ao convidado do evento que envie uma lista de itens necessários para a apresentação. Assim você pode planejar e organizar tudo para não lidar com imprevistos no dia do evento.
Os materiais requisitados podem ser telão, projetor, notebook, acesso à internet, sala específica, um maior número de cadeiras, canetas e blocos de anotação e por aí vai. E é claro que essa lista pode variar bastante, de acordo com a palestra, tom do evento, número de participantes e a empresa propriamente dita.
Agradeça a sua participação
Receber uma homenagem ou um mimo ao fim das atividades certamente fará com que o seu palestrante para evento lembre-se da sua empresa com carinho. Pode ser um certificado, uma cesta com petiscos ou o que for mais viável para o negócio. Além de demonstrar o reconhecimento pelo trabalho feito, isso poderá incentivá-lo a frequentar futuros eventos da sua empresa!
A organização dos detalhes da logística do convite de palestrante para evento pode ser bastante trabalhosa, especialmente se você não dispõe do tempo necessário para dedicar a esse planejamento. Por isso, não hesite em contar com a ajuda da Copastur para entender como podemos garantir o sucesso do seu evento!
