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Seja para fechar contratos, estabelecer metas ou planejar o crescimento da empresa, não há dia a dia sem reunião de negócios, certo? O problema surge quando esses encontros são usados de forma equivocada, trazendo baixa produtividade e perda de tempo.
Pensando em ajudar a otimizar seus resultados, resolvemos listar neste post algumas dicas que certamente melhorarão suas reuniões daqui pra frente. Pronto para focar no que é realmente importante para a empresa e evitar o desperdício de tempo e dinheiro para os envolvidos? Então confira!
1. Pense no tempo ideal para cada reunião de negócios
Quem nunca presenciou um encontro que poderia ter durado meia hora, mas acabou se prolongando muito mais que o esperado? No caso de uma reunião de negócios, isso pode ter diversas causas, desde a falta de objetividade dos participantes até uma avaliação incorreta sobre a complexidade do tema abordado.
O problema maior é que sempre que isso acontece, as agendas de todos os participantes podem ser prejudicadas, gerando inclusive gastos extras para a empresa. Por esse motivo, antes de agendar qualquer compromisso, vale a pena debater rapidamente com os envolvidos, perguntando o que consideram como tempo necessário (e quanto terão de disponibilidade) para resolver as questões pendentes.
2. Restrinja o número de convidados
Não restam dúvidas: reuniões com muita gente têm um grande potencial para a ineficácia. As chances de as pessoas se distraírem ou entrarem em discussões paralelas aumentam muito. Por isso, o mais indicado é sempre restringir os convidados, incluindo somente aqueles cuja presença é essencial para a tomada de decisão em questão.
Essa técnica era bastante usada por Steve Jobs, ex-presidente e fundador da Apple. O empreendedor acreditava que um grupo menor tinha mais facilidade de se manter focado e motivado. Depois, conforme a necessidade, os líderes de cada setor podem informar seus subordinados sobre as decisões da reunião, sem que o excesso de funcionários atrapalhe a produtividade.
3. Invista na oratória dos representantes
A qualidade da comunicação em uma reunião de negócios faz toda a diferença para aproveitar o tempo de forma eficiente e conseguir resultados efetivos.
Assim, investir na oratória dos representantes da empresa ajuda não só a reforçar a autoridade e transmitir confiança, perante os clientes, mas também a fechar mais contratos e acordos, já que a persuasão também está incluída nessa habilidade.
4. Tenha uma pauta definida
Antes de começar uma reunião, cabe ao organizador elencar todos os temas que devem ser abordados, por ordem de prioridade. Evita-se, assim, reunir executivos e decisores com a agenda apertada para discutir apenas tópicos não tão relevantes para a empresa.
Para ajudar a seguir a pauta, uma boa alternativa é estabelecer o tempo que todos possuem para o debate. Por mais que nem sempre seja possível seguir a programação, esse prazo contribui para estabelecer a dinâmica do encontro e manter o foco nos objetivos. Estabeleça um horário para início e término da reunião.
5. Evite ao máximo depender de slides
Se você precisar de slides, vídeos ou qualquer outro tipo de ferramenta tecnológica para conduzir uma reunião, talvez seja melhor remarcá-la até ter completo domínio sobre o assunto a ser debatido.
A verdade é que quase ninguém consegue absorver e processar todas as informações de um slide no pouco tempo disponível em uma reunião de negócios. Isso sem contar que, enquanto tentam ler, os demais participantes podem ter dificuldade em assimilar o que está sendo dito. Pode ser bem mais eficiente, portanto, evitar essa distração e optar por só falar sobre o assunto de forma mais objetiva.
6. Use gatilhos mentais a seu favor
Gatilhos mentais são maneiras de estimular decisões involuntárias e inconscientes do cérebro. Todo dia nós fazemos esse tipo de escolha, seja quando resolvemos o que comer, que caminho pegar ou a melhor roupa para o clima.
Percebendo isso, pesquisadores descobriram alguns critérios que facilitam a tomada de decisão. Imagine o que o conhecimento desses padrões pode fazer por suas técnicas de persuasão para fechar negócios!
Para ficar mais claro e você já começar a praticar, confira agora mesmo alguns exemplos de gatilhos mentais:
- escassez: quanto mais raro um item é, maior se torna o desejo que um indivíduo tem de possuí-lo;
- urgência: sempre que uma oferta é válida por um tempo X, o comprador sente um forte impulso de realizar a compra o quanto antes;
- novidade: tudo que é novo provoca curiosidade, atraindo o consumidor de forma instintiva;
- prova social: quanto mais pessoas aderirem a uma tendência, maior é a chance de outro indivíduo desejar fazer parte desse todo por medo de ficar excluído.
Nas reuniões de negócios, esses tipos de gatilhos podem instigar nos parceiros o desejo de fechar um contrato ou até mesmo de se envolver mais com a empresa. Estudar seu uso na oratória durante as reuniões, pode ser um diferencial e tanto para promover encontros mais eficientes.
7. Crie um plano de ação
Seja para o fechamento de negócios ou a tomada de uma decisão, é primordial anotar os principais pontos discutidos de qualquer reunião em uma ata, criando um plano de ação para transformá-los em realidade. Sempre que possível, uma pessoa deve ficar responsável pelas anotações e pela delegação de tarefas após o encontro.
Tudo isso evita que as discussões permaneçam para sempre no campo das idéias, não virando atitudes práticas na realidade da empresa. Além do mais, para um próximo encontro, todos lembram que tinham tarefas pendentes, sendo obrigados a dar andamento a elas.
8. Aposte nas técnicas de fechamento
Ao fim de uma reunião, o responsável deve elencar rapidamente todos os pontos discutidos, lembrando quem ficou responsável por qual atividade e abrindo espaço para comentários e possíveis dúvidas restantes.
Para melhorar o ambiente, também é válido agradecer a presença e a atenção de todos, reforçando uma atitude positiva. Se um novo encontro já estiver agendado, esse é o momento de anunciá-lo novamente aos participantes.
9. Prefira reuniões presenciais
É claro que muitos assuntos podem ser resolvidos via internet, mas uma reunião de negócios presencial continua sendo bem mais eficiente para tratar de assuntos importantes. Nesses casos, dê preferência ao contato humano, mesmo que seja necessário fazer viagens por este motivo.
No encontro presencial, a proximidade pode abrir espaço para discussões importantes, explorando a criatividade dos envolvidos e criando laços mais significativos, criando empatia entre os participantes. Além disso, as reuniões presenciais não têm risco de problemas eventuais como falha em conexões de internet, cuja instabilidade pode até atrapalhar o andamento de projetos.
Lembrando sempre, que o sucesso de todo negócio é a habilidade de comunicar o que se pretende vender e a capacidade de fazer com que seu negócio seja desejado pelo seu futuro cliente.
Quer mais dicas sobre gestão corporativa e atitudes para melhorar o trabalho em sua empresa? Confira o blog da Copastur!
