Um termo que ganhou relevância no mundo corporativo nos últimos anos é o de Business Intelligence, ou como é mais conhecido, BI. Essa estratégia tem se mostrado relevante porque se baseia em todos os elementos contemporâneos que intrigam e até assustam as empresas — como a tecnologia, a inovação e a análise de dados — para melhorar todo o seu funcionamento.
Na teoria, a ideia parece promissora, não é? Mas será que é possível usá-la para melhorar também viagens corporativas? Nós garantimos que sim! E neste post você vai entender o porquê. Continue lendo!
O que de fato é Business Intelligence?
Antes de tudo, vamos esclarecer o significado de Business Intelligence (BI), ou em tradução livre, Inteligência de Mercado. Na prática, essa estratégia tem como principal objetivo melhorar o andamento de um negócio de maneira inteligente. Ou seja, com poucos recursos, baseado no desejo do cliente, de olho no que a concorrência anda fazendo, valorizando colaboradores, e assim por diante.
Ela se apoia em teorias, processos e, principalmente, na tecnologia — essencial para se destacar em um mercado de consumidores que já “nascem online”. Tudo isso em parceria ajuda a transformar dados brutos (de dentro e de fora da empresa), e que muitas vezes parecem irrelevantes, em estratégias de negócios inovadoras e decisões lucrativas.
Como essa estratégia é relevante para as viagens corporativas?
O BI se tornou um “queridinho” para as empresas pois devolveu aos gestores algo que muitas vezes se perde no dia a dia de trabalho: o controle sobre tudo o que acontece na empresa. De fato, toda a estratégia de Business Intelligence consiste na informação. E não basta apenas colher e armazenar todos os dados possíveis, mas usá-los de forma estratégica na tomada de decisões.
Agora você pode estar se perguntando: mas como isso pode melhorar a realização de viagens corporativas? A resposta é simples: essa estratégia ajuda na organização de todo o planejamento e na resolução de imprevistos. Afinal, se com ela é possível controlar com qualidade e eficiência todo o funcionamento de uma empresa, imagine o que pode ser feito por uma atividade ou evento específico como uma viagem?
Uma gestão baseada em BI ajuda a empresa a ter um planejamento melhor sobre o que precisa ser feito para que os colaboradores tenham uma experiência positiva e a empresa alcance os objetivos que espera. Você não terá que perder meses organizando uma viagem, comprometendo outras funções de trabalho, produtividade e a sua própria saúde mental. Além disso, será capaz de reduzir custos e tomar decisões mais acertadas, mesmo sem experiência prévia na organização de viagens.
E como aplicá-la na prática?
Depois de entender a teoria e importância do BI, é preciso aplicá-la dentro do contexto das viagens corporativas. Na prática, essa estratégia pode ser usada pela empresa para:
Descoberta das suas principais necessidades
Antes de desenvolver um produto ou serviço, qual é o primeiro passo que as empresas dão? Conhecer o perfil e as necessidades do seu cliente. Esse entendimento é necessário para fidelizá-lo e aumentar os lucros. Essa mesma ideia vale para qualquer campo profissional; antes de oferecer um serviço, é preciso conhecer as demandas de quem será atingido por ele.
No caso das viagens corporativas, os gestores precisam conhecer as necessidades da sua própria empresa. Cada uma delas exige um direcionamento específico.
Se a sua intenção é se destacar no mercado, viagens com o intuito de fechar negócios são investimentos viáveis, mas se o problema está nos resultados alcançados, a participação de colaboradores em congressos, feiras e palestras em outras cidades e até países podem melhorar o nível de capacitação e interferir na qualidade do trabalho realizado.
E é exatamente nesse ponto que o Business Intelligence pode ser um aliado. Mesmo que você esteja inteirado de tudo o que acontece em cada setor, sempre há informações que se perdem. O BI permite que você tenha todos os dados, e as maiores necessidades da sua empresa, em mãos para organizar uma viagem bem-sucedida.
Criação de um planejamento eficaz
Todo o processo de BI é baseado na coleta, organização e análise de dados que vão dar suporte ao gerenciamento de uma ideia, de um projeto e no caso desse artigo, de um planejamento de viagens corporativas. Para que uma viagem seja realizada com sucesso ela precisa atingir os objetivos buscados pela empresa, ficar dentro de um orçamento pré-determinado e promover uma boa experiência ao colaborador. E sem organização nada disso é alcançado.
Seguindo uma estratégia de Business Intelligence você será capaz de coletar informações relevantes, como: qual o objetivo principal dessa viagem? quais são os funcionários indo na viagem? quais empresas serão contratadas para prestar o serviço de transporte? qual as informações essenciais sobre localização e segurança do hotel?. E, principalmente, como serão realizados e controlados os pagamentos das despesas?
Depois de respondidas essas e outras perguntas pertinentes, as respostas precisam ser organizadas e compartilhadas com o resto da liderança. E é aí que entra a segunda etapa do BI: a integração de dados. Softwares de gestão são importantes aparatos tecnológicos para armazenar e deixar informações ao alcance de todos os interessados.
Controle de gastos
Uma das maiores dores de cabeça, se não a maior, na organização de viagens corporativas é o controle de gastos da viagem. Um software de Inteligência de Mercado pode resolver esse problema e ajudar no monitoramento dos custos e reembolso.
Isso porque essa ferramenta tem a habilidade de mapear e atualizar números ainda durante a viagem, gerar relatórios de despesas automaticamente, identificar áreas que precisam de cortes e melhorar o controle financeiro para outras viagens realizadas pela empresa.
Análise de resultados
Todo o processo de Business Intelligence é baseado em análise. Essa estratégia tem sido tão bem-sucedida nas empresas justamente porque educa colaboradores e gestores a trabalharem e entenderem as informações que possuem, em vez de deixá-las armazenadas em qualquer lugar ou apenas jogá-las fora.
Qual foi a avaliação dos colaboradores quanto ao andamento da viagem? Foi realizada alguma espécie de networking? O conhecimento adquirido será relevante para ações futuras na empresa? Alguma oportunidade de negócio foi observada? No caso das viagens corporativas, essa análise é um processo fundamental. Afinal, elas são realizadas com um objetivo, e é necessário entender se ele realmente foi atingido.
Uma viagem corporativa é um importante instrumento de motivação para a equipe, pois a ajuda a sair do lugar-comum e buscar desenvolvimento de alguma maneira. Mas ela precisa ter outros propósitos, a fim de melhorar a atuação e os resultados da empresa como um todo. E sem uma análise pós-viagem fica impossível saber se esses objetivos serão alcançados ou não.
Agora que você entendeu melhor a importância do Business Intelligence para organizar uma viagem corporativa, entre em contato conosco para descobrir as melhores opções de serviços para a sua empresa. Basta acessar a nossa página de contato!
