Seja a trabalho ou a lazer, viajar pode sempre ser uma experiência positiva. Para isso, no entanto, é necessário estar atento aos riscos envolvidos. Melhor se assegurar de que a experiência não será arruinada por problemas inesperados, certo?
Especificamente em relação às viagens corporativas, cabe aos gestores responsáveis adotar todas as medidas possíveis para garantir que os colaboradores da empresa tenham segurança ao viajar. Quer saber como? Então acompanhe nossas dicas de hoje!
1. Pense na rotina do colaborador
Ao contrário do que muita gente pensa, segurança não está ligada apenas a evitar acidentes ou situações de perigo. Na verdade, também se trata de preservar a saúde física e mental do viajante.
Quando um profissional faz uma viagem a trabalho, é muito comum que perca referência sobre quais são as horas de trabalho efetivo e em que momentos deve parar para descansar. Assim, o controle sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional vai por água abaixo.
É claro que esse descompasso é muito ruim para a saúde do colaborador — especialmente se ele viaja com frequência. Pensando nisso, para combater o problema e garantir o bem-estar da sua equipe durante as viagens, estabeleça uma rotina a ser seguida nessas ocasiões.
Lembre-se de procurar organizar o tempo de maneira que o colaborador consiga cumprir as metas da empresa, mas também tenha margem para realizar certas atividades sem pressa — como praticar exercícios, se alimentar nas horas certas, dormir bem e até passear.
2. Prepare cópias digitais dos documentos
Durante a viagem, seu colaborador provavelmente precisará de muitos documentos — cartões de embarque, recibo de reserva do hotel, itinerário e assim por diante. Agora imagine se algum desses itens for esquecido ou perdido: na melhor das hipóteses, o resultado virá em forma de dor de cabeça.
Uma dica simples para não ter que lidar com esse tipo de imprevisto é preparar cópias digitais de todos os documentos que serão necessários durante a viagem, salvando tudo na nuvem. Assim, o funcionário em trânsito poderá acessá-los a qualquer hora, esteja onde estiver, desde que conectado à internet.
Ainda sobre esse assunto, vale lembrar que o colaborador deve conseguir acessar pessoalmente os arquivos digitais. Afinal, ele pode precisar de algum em um horário em que não terá ninguém na empresa para ajudar. E isso se aplica especialmente para casos de viagens ao exterior que impliquem em fusos diferentes.
3. Sugira uma forma de levar passaporte e dinheiro
Não se esqueça de que nem tudo pode ser substituído por cópia digital. Passaporte, cartão de crédito, dinheiro: você certamente nem quer pensar na possibilidade de o colaborador perder um item desses durante a viagem, não é mesmo? E olha que perder não é o único risco! Há sempre a possibilidade de roubo, extravio ou mesmo dano.
Quer evitar que isso aconteça? Então pense em um método discreto para os profissionais carregarem esses itens durante o deslocamento. Uma boa opção é o famoso porta-dólar, espécie de bolsa que fica presa à cintura, como uma pochete para ser usada sob a roupa.
Que tal mandar fazer porta-dólares personalizados com o logo da empresa e distribuir para os funcionários? Assim, sempre que um colaborador for viajar a trabalho, peça que use o acessório como medida de segurança.
4. Organize o transporte antes do embarque
Para proteger seus colaboradores contra situações de risco enquanto em trânsito, uma das melhores recomendações é organizar todo o transporte que eles precisarão usar na viagem antes mesmo do embarque. Garanta ao menos um carro para levá-los até o hotel, às reuniões marcadas e, depois, de volta para o aeroporto.
5. Escolha a hospedagem com atenção
Na hora de escolher a hospedagem para os colaboradores, a maioria das empresas costuma focar no custo. No entanto, se a segurança ao viajar é uma prioridade para sua organização, você deve olhar um pouco além do preço das diárias, ok?
Lembre-se de observar se o hotel está localizado em uma região segura. Se estiver perto dos pontos que fazem parte do itinerário da viagem, ainda melhor! Quanto menos os funcionários tiverem que se deslocar, menores serão as chances de que se envolva em algum problema.
6. Habilite o roaming do celular
Nada pior que precisar de ajuda estando fisicamente longe de todas as pessoas que você conhece, não acha? E se, nessa situação, você ainda descobre que seu celular não tem cobertura?
Em viagens nacionais, não há muito com o que se preocupar, uma vez que a maioria das operadoras cobre todo o território brasileiro. Por outro lado, se o colaborador sai do país, é preciso tomar algumas precauções. Para garantir que ele poderá usar o celular caso necessário, basta habilitar o serviço de roaming. Custa um pouco caro, mas pode resolver muitos problemas.
E ainda temos uma dica para economizar com o uso do celular nas viagens! Peça que o colaborador use o aparelho apenas para ligações essenciais ou para acessar a rede de dados móveis quando estiver na rua. Sempre que estiver em um restaurante, no hotel ou no aeroporto, é só se conectar à internet wi-fi disponível! Ele também pode usar o wi-fi para fazer chamadas via Skype ou WhatsApp gratuitamente durante a viagem.
7. Contrate um seguro viagem
O seguro para viagem não é obrigatório quando o destino é nacional. Porém, independentemente de ser obrigatório ou não, a recomendação é que sua empresa contrate esse serviço em todas as viagens da equipe. Aliás, esse processo deve fazer parte da política de viagens!
O custo do seguro dependerá da cobertura escolhida. Aí a lógica é simples: quanto mais ampla for a cobertura, mais cara será a apólice. Outros fatores também influenciam o valor a ser pago, como a duração da viagem. Via de regra, no entanto, esse é um investimento acessível.
Lembre-se: mais importante que o custo de contratar o seguro é o custo de não contratá-lo! Imagine se a bagagem do colaborador é extraviada e ele não tem seguro. Obviamente, precisará comprar novos itens para usar ao menos nos primeiros dias — roupas, itens de higiene e talvez até aparelhos eletrônicos. Nesse caso, em vez de pagar apenas por uma parte, a empresa terá que desembolsar todo o valor gasto emergencialmente.
A mesma lógica se aplica se o colaborador fica doente ou sofre um acidente durante a viagem, por exemplo. Já pensou no quanto a empresa gastaria para custear os tratamentos médicos? Isso sem falar no sufoco que o profissional terá que passar ao lidar com as providências por conta própria, sem qualquer suporte. É isso mesmo: vale muito mais a pena investir em uma apólice de seguro que correr riscos.
Como você viu, a segurança ao viajar deve ser prioridade absoluta. Afinal de contas, a empresa permanece sendo responsável por tudo que acontecer a seus colaboradores enquanto estiverem viajando a trabalho. E não se trata apenas de uma responsabilidade jurídica, mas principalmente ética!
E sua empresa, por acaso organiza muitas viagens a negócios? Então aproveite para conferir nosso passo a passo completo para conquistar objetivos nesses deslocamentos!
