Estabelecer um procedimento de viagens corporativas ajuda as empresas a otimizar e reduzir custos, garantir a segurança das pessoas colaboradoras e assegurar a conformidade com as políticas internas. Além disso, padroniza todas as etapas de uma viagem de negócios, da solicitação ao reembolso de despesas, permitindo um maior controle financeiro e evitando gastos excessivos.
Esse processo também aumenta a eficiência das viagens a trabalho, já que define diretrizes claras para as reservas e a escolha dos fornecedores. Ao mesmo tempo, reforça a segurança e o bem-estar dos funcionários, garantindo que sigam as práticas recomendadas e estejam cobertos por seguros adequados.
Contar com um procedimento de viagens corporativas estruturado também promove a transparência e facilita a prestação de contas, reduzindo erros e inconsistências administrativas. Que tal aprender – de uma vez por todas – a elaborar o da sua empresa da forma adequada? Continue a leitura!
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O que é procedimento de viagens corporativas?
O procedimento de viagens corporativas consiste em um conjunto de políticas e diretrizes estabelecidas por uma empresa, visando planejar, organizar, aprovar e monitorar as viagens de negócios realizadas pelos funcionários. Funciona como um manual para as pessoas colaboradoras, definindo cada etapa, desde a solicitação da viagem até o reembolso das despesas.
Principais etapas do procedimento de viagens corporativas
Abaixo, listamos as principais etapas do procedimento de viagens corporativas, em que um gestor de viagens precisa atuar. Confira!
Solicitação da viagem
A primeira etapa do procedimento de viagens corporativas é crucial para garantir que todas as viagens corporativas sejam devidamente planejadas e aprovadas. Por isso, o gestor de viagens deve estabelecer um processo claro e eficiente para a submissão de solicitações, incluindo um formulário online detalhado que capture todas as informações relevantes, como destino, datas, motivo da viagem, orçamento estimado, justificativa e o que mais for pertinente.
É importante definir prazos para a submissão e aprovação dessas solicitações, garantindo que haja tempo suficiente para realizar as reservas e demais preparativos para o deslocamento.
Aprovação da viagem
Após a submissão da solicitação, o gestor (ou a equipe designada) deve analisar cada pedido, verificando se a viagem está alinhada com os objetivos estratégicos da empresa, se o orçamento está dentro dos limites estabelecidos e se há disponibilidade de recursos.
O processo de aprovação precisa ser ágil, mas sem comprometer a qualidade da decisão. Também é preciso ter uma comunicação clara e transparente com a pessoa solicitante, de modo que ela seja informada sobre o status da sua solicitação.
Reserva de passagens e hospedagem
Uma vez que a viagem corporativa for aprovada, o gestor ou um agente de viagens deve realizar a reserva das passagens aéreas e da hospedagem, seguindo as diretrizes estabelecidas na política de viagens da empresa.
É fundamental utilizar softwares de gestão de viagens para otimizar o procedimento de viagens corporativas, pois permitem comparar preços, encontrar as melhores opções, garantir a flexibilidade necessária para realizar alterações em caso de imprevistos e muito mais.
Ademais, a escolha das companhias aéreas e hotéis deve levar em consideração alguns critérios, como segurança, conforto, localização e custo-benefício.
Aluguel de veículos
Caso seja necessário alugar um carro, o gestor de viagens deve negociar as melhores tarifas com as locadoras de veículos, garantindo que as pessoas colaboradoras tenham à disposição automóveis seguros e confiáveis.
Também é essencial que o contrato de aluguel contemple todos os detalhes, como o tipo de veículo, período de locação, seguro e condições de devolução.
Despesas permitidas e reembolso
A política de viagens corporativas deve definir quais despesas são consideradas elegíveis para reembolso, como a compra de passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte local e outros gastos relacionados à viagem.
É preciso estabelecer um processo claro e eficiente para essa prestação de contas, incluindo notas fiscais e outros comprovantes. Por outro lado, o reembolso das despesas deve ser realizado de forma rápida e transparente pela empresa, evitando atrasos e frustrações por parte das pessoas colaboradoras.
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Relatórios de viagem corporativa
Ao final de cada viagem a trabalho, o funcionário deve apresentar um relatório de viagem RDV, descrevendo as atividades realizadas, os resultados obtidos e as despesas incorridas.
Esse relatório deve ser analisado pela empresa, avaliando a eficácia da viagem e identificando oportunidades de melhoria para a próxima. Isso vai ajudar na tomada de decisões estratégicas e no acompanhamento do retorno sobre o investimento de viagens corporativas.
Gestão de riscos e segurança
A segurança das pessoas colaboradoras em viagens corporativas precisa ser uma prioridade para qualquer empresa. Logo, o gestor de viagens deve implementar medidas para garantir que os viajantes estejam mais seguros, como a contratação de seguro viagem corporativo, a orientação sobre os destinos e a comunicação de emergência.
É importante que os profissionais sejam informados sobre os potenciais riscos e as medidas de segurança a serem adotadas durante a viagem de negócios. Em casos de emergência, a Copastur disponibiliza para os clientes e seus funcionários o 24ours, atendimento ágil e humanizado, disponível 24 horas e 7 dias por semana.
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Como criar o procedimento de viagens corporativas da sua empresa?
Defina o objetivo da política de viagens
Primeiramente, pense no foco do seu procedimento de viagens corporativas. A política de viagens é para ajudar a reduzir os custos, sem abrir mão do conforto dos funcionários, ou para incentivar que mais pessoas colaboradoras participem de cursos e conferências, por exemplo?
Outros propósitos podem ser ampliar o mercado de atuação ou até mesmo regularizar definitivamente os deslocamentos, eliminando problemas recorrentes e trazendo mais qualidade para a viagem dos profissionais.
Alinhe as normas às necessidades dos viajantes
O conjunto de normas do seu procedimento de viagens corporativas tem que estar de acordo com as reais necessidades da sua empresa e dos viajantes. Assim, vale a pena dialogar com os profissionais dos setores envolvidos, fazendo um levantamento dessas demandas a fim de descobrir exatamente quais aspectos a política de viagens deve abordar.
Outro ponto essencial é refletir sobre a natureza organizacional da sua empresa. Afinal, não existe um modelo único de procedimento de viagens corporativas! Na prática, cada um deve ser fundamentado com iniciativas que sejam adequadas à realidade do negócio, independentemente do porte e da área de atuação.
Especifique as despesas envolvidas
Muito além do voo e da hospedagem, é necessário listar o máximo possível de custos envolvidos na viagem, como gastos com telefonemas, transporte, alimentação, seguro para material de trabalho, estacionamento e até gorjetas. Ou seja, especificar essas despesas é indispensável para fazer uma previsão do orçamento.
Com o levantamento de dados sobre as viagens de negócios, é possível prever o custo médio de passagens, hospedagem corporativa, refeições e deslocamentos terrestres, trabalhando, assim, com previsibilidade. Mas atenção: ainda que você esteja lidando com gastos estimados, podem surgir eventuais despesas não previstas no orçamento de viagem.
Para solucionar isso da melhor forma, determine uma quantia limite, explicando aos funcionários que cada despesa deve ser justificada com recibos ou notas fiscais, que posteriormente vão precisar ser apresentados para a empresa.
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Determine (e divulgue) regras claras e objetivas
Lembre-se de que é importante pontuar aspectos para eliminar as dúvidas mais comuns, o que vai depender da realidade da sua empresa. Em geral, o melhor é que as normas sejam objetivas, de fácil compreensão para as pessoas colaboradoras e bem difundidas na empresa, para que todos tomem conhecimento e possam se orientar a partir dessas regras.
No entanto, tenha atenção ao nível de detalhamento! Elaborar um procedimento de viagens corporativas significa criar um roteiro para orientar a equipe. O nível de detalhes varia conforme as necessidades da organização, existindo políticas de viagens com detalhamento básico, médio ou alto.
Normas com detalhamento básico
Na sua forma mais básica, o conjunto de regras pode contemplar orientações sobre a antecedência da realização da cotação de voos, determinar que as viagens sejam classificadas de acordo com a finalidade (viagens a trabalho, para estudo, treinamento ou outras) e, ainda, conter uma política clara para reembolsos de despesas.
Detalhamento médio
Já optando por um nível maior de detalhamento, as normas do procedimento de viagens corporativas podem conter um escopo bem definido quanto ao uso dos cartões corporativos, além de orientar que os funcionários verifiquem a real necessidade da viagem, ter diretrizes quanto à locação de veículos e hospedagem, exigir como um padrão os voos em classe econômica e incluir diferenciações para itens reembolsáveis ou não.
Alto detalhamento
Por fim, quando o conjunto de normas tem um detalhamento alto, significa que cada item se desdobra em orientações bem específicas. Dessa forma, as pessoas colaboradoras são norteadas até mesmo em relação às responsabilidades com vistos e passaporte. Outro aspecto do detalhamento mais robusto das regras para viagens corporativas é a possibilidade de pontuar com maior rigor os prazos que precisam ser respeitados em relação à organização dos deslocamentos e à justificação das despesas.
Um dos principais benefícios do alto nível de detalhamento é poder oferecer vantagens extras aos funcionários como, por exemplo, a escolha da preferência de hotel entre as opções de hospedagem disponíveis com a mesma classificação.
Considere fixar limites diários para as despesas
A definição de um limite de gastos ou diária de viagem torna mais simples a manutenção do monitoramento de custos estimados, limitados por dia. Assim, as despesas das ações dos funcionários durante os deslocamentos se mantêm sob certo controle, uma vez que foram previamente aprovadas.
Mantenha as normas sempre atualizadas
Atualize a política de viagens da sua empresa com frequência! Afinal, quando as normas são moldadas às necessidades da organização, passam a fazer mais sentido aos olhos de gestores, acionistas e pessoas colaboradoras. Sempre que o procedimento de viagens corporativas sofrer atualizações, comunique essas mudanças aos funcionários, aproveitando a oportunidade para solicitar que façam comentários e sugestões a respeito.
Não se esqueça de que, com uma política devidamente clara, atualizada e em pleno funcionamento, é possível gerenciar melhor o orçamento da empresa destinado às viagens de negócios e ter um melhor resultado no geral.
Elabore uma política de reembolso
As dúvidas das pessoas colaboradoras sobre o processo de solicitação de reembolso devem ser sanadas ao máximo para que tudo flua bem. Daí a importância de ter uma política de reembolso de despesas e esclarecer todos os detalhes. Os viajantes a trabalho precisam saber se há necessidade de recolher recibos ou notas fiscais de qualquer despesa ou apenas para justificar gastos extras, de preencher relatórios, de solicitar alguma quantia com antecedência, de cumprir prazos de envio, entre outras diretrizes.
Além disso, os prazos para a solicitação e para o recebimento do reembolso das despesas de viagens também devem ser informados com transparência aos funcionários, bem como é necessário comunicar também as consequências do não cumprimento dessas normas.
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Conte com a ajuda de especialistas no procedimento de viagens corporativas
A política de viagens pode ser um grande diferencial para a sua empresa, que vai passar a contar com processos mais eficientes para lidar com essa prática. Justamente por saber o valor que um procedimento de viagens corporativas bem elaborado possui, ter o apoio dos especialistas certos favorece o alcance de melhores resultados, com todas as necessidades atendidas.
A atuação de profissionais de confiança e com experiência no assunto, como os da Copastur, minimiza erros comuns na elaboração da política de viagens. Isso porque temos vasto conhecimento das melhores práticas para os mais diversos segmentos de negócios.
Com ajuda especializada, é possível, ainda, contar com padrões para relatórios de despesas, saber a melhor forma de definir estimativas de gastos e trabalhar com previsibilidade. Profissionais com expertise também são capazes de fazer um levantamento mais preciso de certos dados, como destinos mais comuns e tempo de permanência mais praticado nas viagens a trabalho – aspectos importantes para entender a realidade da sua empresa, seus desafios e aquilo que precisa ser abordado nas normas.
Agora que você já sabe tudo sobre procedimento de viagens corporativas, conheça a agência de viagens corporativas da Copastur e impulsione os resultados do seu negócio de uma vez por todas!
