A automatização de processos é uma tendência forte em várias áreas da gestão de empresas, e é claro que ela já se estendeu à gestão de viagens corporativas. Com o auxílio de boas tecnologias, é possível tornar os processos mais eficientes, aumentar a qualidade e reduzir despesas.
Você quer saber mais sobre as vantagens em automatizar os processos e demandas nas viagens da sua empresa? Neste post, nós apresentamos 5 bons motivos para investir na automatização. Além disso, também explicamos os benefícios de contratar uma empresa de gestão de viagens. Continue com a leitura e saiba mais!
As vantagens da automatização de processos em viagens corporativas
Como dito, automatizar processos já é uma tendência que impacta positivamente em diferentes aspectos do empreendimento. Confira algumas vantagens da automatização.
1. Economiza o tempo do gestor
Quando o gestor não conta com as ferramentas tecnológicas certas, ele pode levar muito tempo para conseguir chegar às melhores decisões de compras. Afinal, além do preço, é preciso levar em consideração diversos critérios, com o objetivo de conseguir o melhor custo-benefício para a viagem.
A tecnologia é uma aliada poderosa nesse cálculo. Com as ferramentas certas, o gestor de compras não precisa de tanto tempo para chegar a uma conclusão e, ao mesmo tempo, tem maiores chances de encontrar a opção ideal. Em outras palavras, a automatização simplifica e otimiza as decisões, e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras atividades.
E, por falar em economia de tempo, a contratação de uma empresa de gestão de viagens também pode ajudar nesse ponto. Em primeiro lugar, essa empresa vai assumir algumas das responsabilidades que o gestor normalmente carrega sozinho. Em segundo, ela conhece as melhores práticas e ferramentas para garantir que o planejamento das atividades seja realizado com mais agilidade.
2. Torna as decisões mais acertadas
No item anterior, você já viu que a tecnologia aumenta as chances de o gestor de compras tomar boas decisões. Seria o suficiente dizer isso, mas vamos além. O que realmente acontece é que certas ferramentas oferecem informações valiosas para o gestor, de maneira que ele pode tirar conclusões embasadas em fatos, e não somente em uma percepção subjetiva.
Imagine, por exemplo, se você pudesse coletar os dados sobre todas as viagens corporativas que sua empresa já organizou e estruturá-los de uma maneira fácil de interpretar.
Seria possível identificar padrões de gastos, relações entre despesas projetadas e reais, alterações nos orçamentos e assim por diante. Com essas informações, fica fácil criar políticas adequadas, que realmente vão ajudar a colocar as despesas de viagens corporativas sob controle.
Se mesmo com os dados à sua disposição você tiver dúvidas na tomada de decisões, a empresa de gestão de viagens está aí para ajudá-lo. Os especialistas poderão usar sua experiência para guiá-lo na melhor direção, embora a palavra final continue com você.
3. Estabelece uma autonomia controlada
A automatização de processos e demandas tem uma vantagem muito importante e que você provavelmente ainda não conhece. Ela propicia um equilíbrio saudável entre a autonomia dos colaboradores e o controle do gestor de compras.
Sua empresa pode adotar ferramentas que possibilitam ao próprio colaborador que vai viajar fazer as solicitações das compras necessárias (passagens, hospedagem, traslados).
Porém, essas solicitações passam por um fluxo de aprovação, que compara as compras com as políticas de viagem da empresa. Assim, se algum item contrariar os parâmetros estabelecidos, a compra não é autorizada.
Para completar, como o fluxo de aprovação é automatizado, ou seja, o gestor não precisa empregar seu tempo analisando pessoalmente cada solicitação.
4. Concentra todos os gastos de viagem em um lugar só
A organização é um fator muito importante para a eficiência e, portanto, vale a pena usar uma ferramenta para concentrar toda a informação sobre gastos em um único lugar. Se essa é uma boa prática até mesmo para as despesas pessoais, não poderia ser diferente com as despesas de viagens corporativas!
5. Gera relatórios personalizados
Quando você deixa um colaborador encarregado de produzir relatórios, está perdendo produtividade da equipe, porque a produção de relatórios em si é uma atividade que ocupa muito tempo, mas não agrega valor. O que interessa realmente é o uso da informação contida nos relatórios para a tomada de decisões coerente, como você já viu.
Felizmente, existem tecnologias capazes de gerar relatórios, tabelas e gráficos com apenas alguns cliques. Porém, essa não é a melhor parte. A grande vantagem, de fato, é que os relatórios podem ser personalizados de várias maneiras. Assim, você tem acesso às informações que realmente importam, não ficando limitado a relatórios genéricos e superficiais.
Fica ainda melhor quando esses relatórios estão nas mãos da empresa de gestão de viagens, porque esses profissionais sabem como interpretar os relatórios para extrair insights relevantes. Assim, os relatórios realmente fazem a diferença para implementar melhorias constantes nas viagens corporativas da sua organização.
Soluções tecnológicas que sua empresa pode adotar
Agora que você conhece as principais vantagens de automatizar processos e demandas de viagens corporativas, provavelmente está se perguntando quais são as ferramentas que sua empresa pode adotar. Aqui estão algumas sugestões de soluções.
1. OBT
Online Booking Tool, ou OBT, é uma solução para que os colaboradores realizem o próprio agendamento de viagens online. Uma boa ferramenta de OBT permite a criação de parâmetros, seguindo as políticas da empresa, para evitar que o selfbooking leve a um descontrole nas despesas de viagens corporativas.
2. Aplicativos móveis
A ideia de adotar aplicativos móveis é aumentar a conveniência dos processos e demandas e, portanto, torná-los mais eficientes. O OBT, por exemplo, pode ser implementado na forma de um app que os seus colaboradores terão no próprio smartphone. Assim, o selfbooking é muito mais ágil.
Os aplicativos também podem ser úteis durante a viagem, para que o colaborador possa registrar seus gastos e, assim, produzir um relatório de despesas mais preciso. Existem até aplicativos que permitem digitalizar os recibos, o que é bem mais prático do que guardar os papéis.
3. Business intelligence
Business Intelligence, ou BI, é um processo focado em informação para dar suporte à gestão. Ele envolve 4 ações básicas: coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento. Pode usar informações internas, da própria empresa (por exemplo, sobre o seu histórico de gastos com viagens corporativas) ou externas, do mercado.
Devido à sua complexidade, Business Intelligence vem em geral acompanhado por Big Data, que são as soluções pensadas para lidar com grandes volumes de dados.
Mas lembramos que você não precisa providenciar sozinho a implementação de tecnologias na sua empresa. Em vez disso, pode optar pela contratação de uma empresa de gestão de viagens, que fornece toda a infraestrutura tecnológica para otimizar os processos.
Sem dúvidas, essa é uma alternativa mais eficiente, já que, em vez de obter somente a ferramenta, você terá todo o suporte para garantir que as viagens da sua empresa sejam planejadas e executadas corretamente. Assim, é possível sistematicamente reduzir as despesas, sem comprometer outros fatores importantes, como o bem-estar de seus colaboradores.
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