Fazer um controle de orçamento eficiente é fundamental para qualquer negócio, independentemente do segmento. Afinal, a saúde financeira é uma importante base para que uma empresa consiga manter suas contas em dia e as atividades em pleno funcionamento.
Este controle permite que as organizações gerenciem seus recursos de forma correta, estabeleçam metas financeiras realistas e monitorem o desempenho financeiro em relação às expectativas.
Além disso, com esse acompanhamento do orçamento, é possível identificar áreas de desperdício e oportunidades de redução de custos, permitindo que as empresas otimizem seus gastos e maximizem seu lucro.
Inclusive, esta estratégia é fundamental para pensar na manutenção do negócio e no crescimento. A cada minuto, 4 companhias foram extintas no Brasil em 2023, segundo o Mapa de Empresas do governo federal. No total, foram 2.153.840 portas fechadas no ano passado, um aumento de 25,7% em comparação com 2022.
Neste texto, iremos explorar o conceito de controle orçamentário, mostrando a função, importância para as empresas e como gerir o seu orçamento da melhor forma. Acompanhe!
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Você vai ler neste artigo:
O que é um controle de orçamento?
O controle de orçamento empresarial consiste em um processo de planejamento, monitoramento e análise das receitas e despesas durante um período específico, geralmente anual.
Na prática, esse controle funciona como um plano financeiro detalhado, que permite traçar metas e acompanhar os resultados de perto. Assim, é possível definir quanto e como os recursos serão alocados em cada área da empresa, desde investimentos em projetos até custos com pessoal e materiais.
É como ter um painel de controle completo das finanças, permitindo identificar gargalos, oportunidades de economia e áreas que precisam de mais atenção.
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Qual a função do controle de orçamento?
Conforme falamos acima, a principal função do controle de orçamento é monitorar e controlar os gastos em relação às receitas projetadas. Isso permite que a administração tome decisões informadas sobre a alocação de recursos.
Então, na prática, o controle orçamentário contribui com:
- Processo de decisões estratégicas;
- Controle dos gastos e redução de custos desnecessários;
- Aumento da lucratividade;
- Melhora do fluxo de caixa;
- Crescimento sustentável.
Quais são os tipos de controle orçamentário?
Existem diversos tipos de controle de orçamento que podem ser utilizados. Cada um possui características e vantagens que podem se adaptar às necessidades e objetivos específicos de cada organização. Confira os principais:
Orçamento Estático
Esse modelo tradicional é elaborado no início do período fiscal e permanece fixo durante todo o ano. É ideal para empresas com previsões de receita e despesas relativamente estáveis, pois proporciona clareza e previsibilidade no gerenciamento dos recursos.
Orçamento Flexível
Uma versão mais dinâmica, o orçamento flexível se ajusta às variações nas atividades da empresa. Permite realocar recursos de forma ágil em resposta a mudanças no mercado ou demandas inesperadas. O que garante maior adaptabilidade e resiliência ao negócio.
Orçamento Base Zero
Diferencia-se dos modelos tradicionais. O orçamento base zero parte do zero a cada período, questionando cada item de despesa e justificando sua necessidade. É ideal para empresas que buscam otimizar custos e eliminar desperdícios, promovendo uma cultura de análise criteriosa e o uso eficiente dos recursos.
Orçamento de Capital
Concentra-se nos investimentos de longo prazo da empresa, como aquisições de equipamentos, construção de novas instalações ou desenvolvimento de produtos inovadores. Auxilia na avaliação da viabilidade econômica desses projetos e na tomada de decisões estratégicas que impulsionam o crescimento do negócio.
Orçamento Plurianual
Oferece uma visão de longo prazo das finanças da empresa, pois é projetado para um período mais extenso, geralmente de três a cinco anos. Por isso, permite planejar investimentos estratégicos, solicitar financiamentos e tomar decisões com base em cenários futuros, garantindo a sustentabilidade do negócio no longo prazo.
Como fazer o controle de orçamento?
Fazer o controle de orçamento empresarial com eficiência é a melhor medida para se programar da maneira correta, garantir bons resultados e expandir o negócio sem tropeços ou dificuldades. Abaixo, listamos 5 dicas para ter sucesso nesta ação:
1. Planejamento
O planejamento financeiro é um dos instrumentos indispensáveis para o sucesso do controle de orçamento.
Programar-se significa determinar, com antecedência, quais ações serão executadas, estimar recursos, estudar como eles serão alocados, entre outras decisões importantes.
Nesse momento, são levantados aspectos como:
- Análise profunda da situação atual da empresa e projeção de cenários;
- Definição de metas financeiras para determinado período — alinhadas às estratégias da organização;
- Escolha de ações que serão implementadas e que ajudarão a empresa a atingir os objetivos traçados;
- Acompanhamento de resultados e ajustes — com o tempo, os gestores reveem o que está dando certo e fazem alterações nas iniciativas tomadas anteriormente, para cumprir o que foi proposto no planejamento.
Sem uma organização neste processo de forma completa, bem desenhada e sobretudo realista, uma instituição pode ter dificuldades para investir o dinheiro na hora certa e do modo correto, revisar custos, alinhar preços e encontrar as melhores oportunidades para o negócio.
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2. Antecipação de pagamentos
Quitar contas em dia é crucial para evitar gastos desnecessários com juros ou multas, por exemplo — e isso vai aliviar a sua gestão de orçamento. Ou seja, a empresa precisa se organizar para ter dinheiro em conta e assegurar que os pagamentos sejam feitos sem atrasos. No entanto, uma manobra mais inteligente que essa é antecipar pagamentos sempre que possível.
Nesse caso, para que a ação seja vantajosa, verifique quais contas oferecem descontos para pagamentos adiantados, pois o objetivo é buscar formas de economizar custos. Assim, é possível, inclusive, reforçar a imagem da instituição perante fornecedores e credores. O que pode ser muito importante na hora de negociar um novo contrato ou pedir crédito.
3. Adoção do fluxo de caixa
Quando se fala de controle de orçamento, necessariamente precisamos abordar o fluxo de caixa, um pilar imprescindível para o planejamento financeiro. Trata-se de um instrumento em que são registradas todas as saídas e entradas de dinheiro em uma empresa.
No caso das saídas, elas ainda podem ser organizadas em categorias para dar mais visibilidade e ajudar na gestão de despesas corporativas. Então, é recomendado separar as contas em grupos como:
- Contas fixas — que não mudam conforme a produção da empresa, como aluguel do escritório, salário de funcionários etc;
- Contas variáveis — que oscilam de acordo com a demanda, como fornecedores, manutenções etc;
- Pagamentos de parcelas ou financiamentos;
- Gastos imprevistos.
Já as entradas também precisam ser observadas com rigor, uma vez que as corporações precisam se programar para receber os pagamentos tanto à vista quanto à prazo. Além disso, acompanhe os rendimentos de investimentos feitos pelo negócio.
O fluxo de caixa é um grande aliado da gestão financeira e um mecanismo simples de ser implementado, podendo ser feito em planilhas ou softwares. Entretanto, para que ele funcione a favor da empresa, precisa ser atualizado sempre, preferencialmente todo dia.
A frequente atualização é um dos principais desafios dos gestores. Mas, desse jeito, eles conseguem identificar quais são as movimentações monetárias no presente. Além disso, no médio e longo prazo, podem entender o porquê determinadas épocas têm maiores ou menores entradas ou gastos.
4. Projeções
Com o fluxo de caixa e o registro constante da movimentação financeira, a empresa pode realizar projeções de maneira assertiva. Isso significa prever demandas, vendas e saídas futuras de acordo com o desempenho econômico registrado pelo negócio ao longo do tempo.
Por exemplo, ao acompanhar o volume de vendas, o departamento de compras pode usar um sistema de workflow para manter o estoque enxuto e evitar aquisições excessivas e desperdícios.
O contrário também é válido: se em determinado momento do ano os pedidos aumentam, os profissionais do setor podem se preparar antecipadamente para fazer encomendas maiores e barganhar descontos com seus fornecedores.
Com esses dados sobre o fluxo da empresa, o planejamento financeiro e o controle de orçamento se tornam mais produtivos e relevantes.
Ao mesmo tempo, não se esqueça de que, para projetar, é preciso levar em consideração cenários do mercado, avaliar se o setor está aquecido e quais são as perspectivas de crescimento.
Dessa forma, a corporação entende qual é o melhor momento para se arriscar e fazer um investimento inovador ou adotar uma política para redução de custos, por exemplo.
5. Uso de ferramentas de gestão
A gestão de orçamento fica mais fácil e inteligente com a ajuda de ferramentas de gestão. Afinal, organizar números e fazer apurações manualmente é, além de trabalhoso, algo que pode resultar em erros graves.
Logo, informatize esse processo com planilhas ou um software de gestão completo. De fato, implementar um sistema informatizado é a alternativa mais eficaz para integrar em um só lugar todas as informações sobre as finanças do negócio.
Os softwares, em geral, contam com múltiplas funções que agregam valor à administração do fluxo de dinheiro. São capazes de fazer cálculos complexos e precisos em segundos, gerar relatórios e documentos, entre outras vantagens.
Além disso, muitos podem ser personalizados de acordo com a realidade e as necessidades da empresa, com opção de acesso online ou por aplicativos.
Assim, os dados financeiros da empresa estão sempre à mão, em tempo real, para ajudar gestores a tomarem decisões mais efetivas sempre que precisarem.
Portanto, a importância do controle de orçamento empresarial é inegável. No fim das contas, o equilíbrio financeiro é a base para que empresários e gestores tenham condições de definir ações que vão garantir mais competitividade no mercado, crescimento do negócio, captação de mais clientes, entre tantas outras conquistas!
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