Viajar a negócios, para visitar clientes ou participar de conferências é uma atividade comum em diversas empresas. E, como qualquer deslocamento, para ter uma jornada tranquila e evitar transtornos, os profissionais precisam se planejar e elaborar um checklist de viagem corporativa.
Diferentemente de uma viagem de lazer, o viajante corporativo necessita ter atenção redobrada. Além de ter que lidar com detalhes corriqueiros, como o cuidado com objetos pessoais, passagens e hospedagem, ele deve se preparar para seus compromissos a fim de representar a empresa e fazer interações bem-sucedidas.
Nesse contexto, muitos colaboradores com agendas cheias e rotina atribulada acabam se esquecendo de pontos importantes na hora do embarque e podem passar por dificuldades durante o deslocamento.
Para que você consiga orientar sua equipe sobre o que não pode faltar na bagagem de qualquer profissional, confira nosso checklist com 5 itens indispensáveis para o sucesso de viagens corporativas. Acompanhe!
1. Material de trabalho
Os objetivos de uma viagem corporativa são estratégicos, ou seja, a empresa envia um colaborador para representá-la e desenvolver certas atividades ligadas à sua função. Portanto, é natural que o viajante precise de determinados recursos:
- computador;
- cartões de visita;
- material institucional;
- pen drive ou qualquer outro dispositivo com relatórios, planilhas e apresentações;
- senhas para sistemas ou softwares — bem como os aplicativos correspondentes já baixados e instalados no notebook ou celular;
- bateria e carregadores para todos os dispositivos levados.
A ausência dos itens de trabalho pode prejudicar os propósitos da jornada. Além dos objetos citados, o profissional deve portar a agenda de compromissos devidamente atualizada. Assim, fica mais fácil entender quais serão os próximos passos e evita-se atrasos para os compromissos.
2. Comprovantes da reserva de passagens e do hotel
Certamente, os comprovantes da reserva das passagens e da acomodação são partes essenciais de um checklist de viagem corporativa. Mantê-los organizados e à mão é fundamental para agilizar e facilitar o deslocamento.
O colaborador deve estar bem informado, com antecedência, sobre detalhes do voo, hotel e localização. Também é preciso ficar atento a como será feito o deslocamento e deixar os contatos dos motoristas à mão, se for o caso. Assim, evita-se desencontros e fica mais fácil agir em uma situação de emergência.
3. Documentos de identificação
Em um checklist de viagem corporativa, os documentos de identificação estão entre os itens mais importantes para a segurança do colaborador e tranquilidade da viagem. Afinal, sem eles, não é possível sequer embarcar.
Em viagens internacionais, o passaporte é um documento imprescindível e obrigatório. Por isso, é crucial checar se ele está válido por pelo menos mais 6 meses após a data de retorno da viagem. Caso o passaporte esteja prestes a vencer, vale a pena solicitar um novo documento, para não ter problemas.
Outra prática é providenciar uma cópia — física ou digital — das páginas do documento nas quais aparecem a foto e os dados pessoais, caso ocorra uma emergência enquanto estiver fora do país. Ademais, é obrigatório providenciar os vistos necessários para viagem, de acordo com as regras do país de destino.
Para deslocamentos nacionais e para ingressar nos países que fazem parte do Mercosul, pode-se apresentar apenas a carteira de identidade válida (RG). No território nacional, a carteira de habilitação (CNH) também é aceita no lugar do RG. Na ausência desses documentos, o passaporte também pode ser usado.
4. Certificados de vacinação e seguro viagem
O seguro viagem é outro documento importantíssimo para a proteção do viajante. Como nunca se sabe o que pode acontecer, contratar esse serviço é uma medida básica para lidar com contratempos, como doenças, acidentes e até mesmo bagagens extraviadas.
Cabe à empresa zelar pela segurança e integridade de seus funcionários. Por isso, faça uma cotação e invista em uma solução que ofereça boa cobertura. Já o colaborador não pode se esquecer de levar uma cópia da apólice do seguro com todos os meios de contato bem registrados em seu celular.
Outro aspecto que diz respeito à saúde e seguridade do profissional é a vacinação. Alguns países exigem, no momento do embarque, a apresentação de um certificado que comprove que a pessoa está em dia com as vacinas. É sempre bom checar essa informação no site do Ministério da Saúde.
O ideal é que as vacinas sejam tomadas cerca de 4 a 6 semanas antes da viagem. Além disso, vale lembrar que algumas regiões brasileiras pedem que o viajante tenha a vacina contra a febre amarela também regularizada.
5. Roupas e objetos pessoais
A escolha dos objetos de uso pessoal que serão levados fica a critério do viajante. No entanto, a empresa pode fazer recomendações, visando o bem-estar do seu colaborador.
O viajante não pode, por exemplo, se esquecer de levar remédios que esteja tomando ou que sejam de uso regular. Isso evita reação alérgica por ingestão de medicamentos não habituais.
Diversas viagens corporativas são de curta duração, o que gera a necessidade de apenas uma ou duas mudas de roupa. No entanto, para deslocamentos mais longos, o profissional deve levar peças adequadas e práticas, que atendam a princípios como:
- tempo de estadia;
- tipos de compromissos (reuniões e eventos corporativos pedem peças mais formais e em tons neutros);
- previsão do tempo (é sempre bom ser precavido e levar agasalhos, entretanto, se a meteorologia aponta temperaturas muito baixas, o funcionário pode precisar providenciar peças térmicas).
Por fim, é bom recomendar que o colaborador viaje com poucas coisas e portando apenas bagagem de mão. Malas despachadas podem ser extraviadas, o que torna o deslocamento mais lento e estressante.
Com uma equipagem pequena, a locomoção fica mais flexível e o viajante mantém perto de si todos os seus pertences essenciais, como notebook e documentos. Todavia, se a bagagem precisar ser despachada, o funcionário deve levar uma bolsa ou mochila para carregar itens de valor consigo.
Com você viu, o colaborador necessita se organizar e observar alguns cuidados, principalmente em viagens corporativas internacionais para ter uma jornada de trabalho remoto despreocupada e produtiva. E a empresa pode ajudá-lo nessa tarefa com um checklist de viagem corporativa completo como este. Assim, sua equipe vai continuar cumprindo os objetivos estratégicos do negócio e terá mais segurança.
Gostou de conferir este checklist de viagem corporativa? Continue se informando sobre o assunto e conheça agora mesmo 7 dicas para orientar seus funcionários em suas próximas jornadas!
