Uma multinacional brasileira está entre as maiores mineradoras do mundo, presente em 14 estados brasileiros e em cerca de 30 países, e é a líder na produção mundial de ferro, pelotas e níquel. Além disso, atua nos segmentos da cadeia do alumínio, carvão, serviços de logística e energia.
Por causa do grande alcance e vendo a necessidade de diminuir os custos com viagens, a companhia desenvolveu a sua própria malha aérea que passou a atender com exclusividade seus funcionários, principalmente para fazer a ligação de cidades menores com os grandes centros, como é o caso da rota Carajás — Belo Horizonte.
Desde novembro de 2017, todas as reservas de passagens aéreas e hotéis começaram ser feitas e geridas pela Copastur. A partir dessa data, as empresas, que pertencem ao grupo, passaram a usar o sistema desenvolvido exclusivamente para elas.
Porém, para que tudo fosse entregue da melhor forma possível, era preciso um projeto de implementação longo e detalhado. Se você ficou interessado em saber um pouco mais sobre como funcionou esse processo da Copastur com a mineradora, continue a leitura do post!
Quais eram as dificuldades?
Como contavam com um sistema totalmente manual que apresentava problemas com fornecedores e erro no controle dos passageiros. Não havia como fazer uma gestão eficiente, o que levou à necessidade de um formato totalmente automatizado.
Com a chegada da Copastur, a companhia teve o sistema melhorado e adicionou funções capazes de reduzir o tempo de emissão das reservas, nacionais ou internacionais, realizar o cancelamento diretamente pela plataforma e permitir solicitações feitas por smartphones. Com isso, a o grupo conseguiu reduzir os custos da sua operação e ter uma gestão mais eficiente, ágil e econômica.
Agora que conhecemos os problemas e como a Copastur conseguiu resolvê-los, vamos entender como foi possível alcançar os objetivos da mineradora.
Como foi o processo de implementação?
Todo o processo durou 6 meses e foi desenvolvido por meio de um plano exclusivo para o grupo. Além da área responsável pelas viagens da companhia, também foram envolvidos TI, comercial, operacional, marketing, sistemas e financeiro. Como a mineradora atua em outros segmentos e conta com outras empresas no seu portfólio, era preciso fazer a implementação em uma por uma.
Cada empresa do grupo precisava estar alinhada para que o projeto funcionasse em perfeita sintonia. Por isso, essa etapa teve que ser dividida em fases, ou seja, cada uma precisou passar por estágios para que o processo fosse concluído com agilidade e qualidade.
Entendimento do processo
Nessa etapa, houve um levantamento dos processos da mineradora para identificar onde a Copastur poderia ser mais efetiva. Então, a equipe responsável conseguiu diagnosticar melhorias que poderiam ser feitas no Travel Manager e em seu departamento de viagem. Além disso, havia a necessidade de realizar ações internas de gestão, benchmark e de melhorar a negociação com os fornecedores da companhia.
Integração de dados
Essa parte da implementação pode ser considerada a mais complexa. Era preciso fazer uma análise dos dados para estabelecer os KPIs do projeto.
- Havia uma gestão das passagens que eram emitidas e não usadas?
- Tinha algum índice de saving lost? Ou seja, havia variação do preço em comparação com outros horários oferecidos?
- O que ele representava para o custo das operações?
- O quão importante o saving lost é para que a mineradora atinja suas metas?
- Os serviços oferecidos pelos fornecedores são realmente usados?
Além disso, foram analisados os dados que dependiam de um fator externo, ou seja, valor médio pago por passagem, gasto por diária, acordos comerciais, desconto médio e rotas mais utilizadas.
Alinhamento financeiro
Com a execução dessa etapa, foi possível traçar o total dos gastos gerados com as viagens organizadas pela mineradora, incluindo passagens, hotéis, locação de carro e seguro. Dessa forma, a Copastur conseguiu calcular o ROI e estabeleceu metas usando como base sua experiência de mercado e a expectativa da companhia. Por exemplo:
- redução do saving lost em uma determinada porcentagem;
- diminuição da ocorrência de passagens emitidas e não utilizadas;
- renegociação com fornecedores;
- aumento do desconto médio por meio de acordos comerciais com os fornecedores.
Procedimentos operacionais
Depois de passada todas as etapas anteriores, era preciso fazer o alinhamento operacional. A Copastur começou ajustando os processos ou o enquadramento dos colaboradores e a política de viagem, o que garantiu a execução correta dos procedimentos de compras.
Para se certificar de que a melhor tarifa disponível no momento da compra fosse apresentada, independente de haver acordo ou não, foram disponibilizados recursos humanos e tecnológicos adequados para a execução do projeto.
Os desafios da implementação
Trabalhar com a mineradora multinacional brasileira trouxe alguns desafios que são particulares de uma empresa que conta com milhares de empregados e vários fornecedores. Por isso, era necessário que a Copastur se adaptasse às normas e princípios do grupo, para atingir o nível que era esperado. Mas como isso foi feito?
- Sistema de controle de passageiros: por contar com dois aviões próprios, de uso exclusivo dos seus funcionários, foi preciso criar um sistema de companhia aérea capaz fazer o gerenciamento da frota;
- Integração Full: devido ao detalhamento e complexidade dos dados, foi feito um alinhamento com o SAP da da mineradora, o que levou à necessidade de a Copastur desenvolver um processo de integração mais robusto;
- SelfBooking: por causa das políticas de viagem da companhia, o sistema da Copastur precisou ser adaptado para se adequar à realidade da mineradora.
Todo esse processo só foi possível graças ao ambiente de testes desenvolvido, no qual era feito uma homologação de todos os passos que os times de implementação davam, além das simulações feitas dentro do próprio sistema. Tudo para que, quando fosse implementado, não acontecessem falhas.
Durante todo esse processo, os gestores da da mineradora foram mantidos informados sobre as tendências dos mercados de viagens corporativas, eventos e incentivo para que, com base nelas, fossem tomadas decisões mais indicadas para melhoria contínua dos processos, elaboração de budget, projeção de cenários futuros etc.
Dessa forma, a Copastur, uma das maiores empresas de gestão de viagens corporativas do Brasil, conseguiu aumentar o controle, a automação, a agilidade, o desempenho e a redução dos custos do grupo. Tudo graças a sistemas totalmente customizados para atender às necessidades e políticas da companhia.
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