Muito se fala hoje em dia sobre a necessidade de ter equipes alinhadas, produtivas e de alta performance. Entretanto, poucos pensam como seria difícil atingir esses objetivos se as pessoas tivessem que trabalhar em um escritório desorganizado. É nesse contexto que percebemos o papel fundamental da gestão de facilities.
Cuidar da infraestrutura e garantir o funcionamento adequado de todas as ferramentas que fazem parte do ambiente corporativo são tarefas cruciais e determinantes para o bom desempenho de um negócio. Continue a leitura para entender melhor!
O que é gestão de facilities?
A gestão de facilities cuida de todos os setores de apoio, estando presente em todas as empresas, independentemente de seu porte ou segmento. Em geral, suas atividades estão ligadas à infraestrutura e administração de espaços e materiais.
Em outras palavras, tanto em uma corporação como em uma escola ou shopping center existem profissionais responsáveis pela manutenção, segurança, conforto, higiene e organização do ambiente, bem como pela coordenação de pessoas e equipamentos que atendem às necessidades do negócio.
Logo, percebe-se que a natureza interdisciplinar da gestão de facilities perpassa os processos e contribui para o melhor funcionamento de todas as áreas em uma instituição. Dessa maneira, sua função central é entregar qualidade e colaborar para a produtividade das equipes, promovendo o melhor uso do tempo, de recursos disponíveis e sempre que possível, pelo menor custo.
Como muitas dessas rotinas não estão ligadas à atividade-fim de um negócio, elas são geralmente desempenhadas por fornecedores terceirizados. Os serviços que comumente fazem parte do setor de facilities são:
- limpeza: abrange a higienização do espaço, indispensável para garantir a salubridade;
- manutenção: questões relacionadas ao funcionamento de aparelhos e sistemas elétricos, técnicos, hidráulicos, entre outros;
- segurança: crucial para manter a integridade dos colaboradores e o patrimônio da empresa;
- logística: transporte, fluxo de documentos e pessoas;
- paisagismo.
Qual sua relevância para o dia a dia de um negócio?
A gestão de facilities é vital para a imagem e desempenho de uma empresa, tanto para o usuário interno como para clientes e parceiros — mesmo que muitos não façam essa associação diretamente.
Um contato em potencial que visita o escritório para uma reunião ou evento pode chegar a desistir de fechar um negócio e questionar a seriedade e qualidade de uma instituição, caso as dependências estejam sujas ou com uma estrutura elétrica que não funciona.
Além disso, existe a questão da complexidade. Coordenar todos os processos, pessoas, locais, tecnologia e materiais do setor é um grande desafio. Em uma empresa de grande porte, por exemplo, manter a estrutura dos ambientes em pleno funcionamento e atender às necessidades dos diferentes departamentos são tarefas complexas e exigem dedicação.
Quando esses recursos não são administrados da melhor forma, a instituição pode passar por problemas por conta de erros, retrabalho, desperdício, subaproveitamento ou até mesmo falta de materiais. Portanto, o gerenciamento correto de facilities é imprescindível para que a rotina corporativa seja equilibrada e mais produtiva.
Quais são as vantagens de uma gestão de facilities otimizada?
Muitas organizações optam pela terceirização dos serviços de manutenção, o que é uma estratégia muito válida para aprimorar o nível das operações e maximizar o custo-benefício.
Mesmo assim, a presença de uma equipe ou de um gestor de facilities internamente é essencial para gerenciar, monitorar e potencializar a parceria entre a empresa e seus fornecedores. A corporação tem muito a ganhar quando as partes trabalham em sinergia. Confira as principais vantagens.
Foco no core business
Não precisar lidar com a contratação de diferentes profissionais permite que os gestores tenham mais tempo e energia para focar em assuntos estratégicos ligados à atividade-fim do negócio.
Com a terceirização, o gerente de facilities divide responsabilidades com as empresas contratadas, que concentram funções como treinamentos específicos e admissão de funcionários.
Melhora no desempenho e satisfação dos terceirizados
A presença do time e gestor de facilities é importante, pois, para que a parceria dê certo, cabe a esses profissionais supervisionar e acompanhar o rendimento do trabalho dos prestadores de serviço.
Quando os terceirizados recebem orientação correta, eles conseguem realizar suas tarefas de forma a atender ou até mesmo exceder as expectativas dos contratantes. Consequentemente, quanto maior é o alinhamento e a harmonia, maiores serão a satisfação e a motivação dos colaboradores externos, que se sentirão mais integrados à equipe interna.
Redução de custos
Profissionais especialistas em facilities recebem capacitação sobre as melhores práticas de organização e como usar recursos de forma adequada. Logo, em um primeiro momento, percebe-se uma redução sensível de custos, uma vez que é feito um uso mais racional de materiais de limpeza e ítens para reparos, por exemplo.
Da mesma forma, a empresa economiza ao terceirizar por não precisar ter que contratar funcionários e assumir encargos e direitos trabalhistas, que impactam muito na folha de pagamento.
Mão de obra especializada
Um dos maiores desafios no mercado é encontrar mão de obra experiente e confiável, sobretudo para gestão de facilities. Isso passa a não ser mais um problema se a instituição conta com um parceiro que se tornará responsável por selecionar e qualificar profissionais para cada função do setor.
Empresas de terceirização cujo core business é prover serviços de conservação de infraestrutura possuem um amplo leque de colaboradores mais preparados, além de terem know-how sobre o mercado e assuntos mais específicos e técnicos deste segmento.
Independentemente do seu ramo de atuação, qualquer empresa que conta com uma infraestrutura precisa desse tipo de gestão para manter tudo em ordem, conservar espaços e zelar pelos ativos do negócio. Otimizar esse setor e se informar sobre o que há de mais moderno são estratégias que ajudam empresas a ter mais produtividade e elevar resultados e lucros.
Como a gestão de facilities é conduzida em sua empresa? Que ideias e táticas você coloca em prática para aumentar sua eficiência? Para continuar informado, continue no blog da Copastur!
