A pesquisa de satisfação para eventos é uma importante ferramenta, permitindo que os organizadores recebam feedback dos participantes, identificando pontos fortes, oportunidades de melhoria e avaliação do sucesso da ação.
Ao coletar opiniões e percepções dos participantes, é possível ainda ajustar futuras edições, garantindo uma experiência mais satisfatória e alinhada às expectativas do público-alvo.
Neste post, iremos falar da pesquisa de satisfação para eventos, apontar os benefícios, como usar o NPS, além de um exemplo de questionário. Confira!
Qual é a importância de montar uma pesquisa de satisfação para eventos?
A visão do convidado sobre o evento sempre será diferente da visão dos profissionais envolvidos em sua produção e organização. Avaliações sobre os itens do buffet ou palestrantes escolhidos ficam restritas apenas para os participantes, pois suas opiniões são baseadas em sua própria expectativa.
Os feedbacks obtidos com o questionário enriquecem a percepção da organização, permitindo verificar se a estratégia teve êxito, se os fornecedores e parceiros foram as melhores escolhas, além de ajudar também na avaliação dos resultados do evento.
Essa etapa é essencial para o estudo das estratégias, permitindo que gestores percebam, com mais clareza, quais ferramentas e recursos geram saldo positivo para o negócio e quais precisam ser repensadas.
Como montar uma pesquisa de satisfação ideal?
Existe uma grande diversidade de táticas para uma pesquisa de satisfação efetiva. Acompanhe, a seguir, algumas dicas para você montar a sua!
Defina o formato da sua pesquisa de satisfação
Você pode trabalhar de diversas maneiras: papel, online ou contato direto com participantes. As pesquisas online facilitam a coleta massiva de dados, sendo ideais quando você precisa coletar o feedback da maior quantidade de participantes possível. Elas facilitam a análise de um grande número de dados e também a coleta, já que os próprios entrevistados se conduzem pelo questionário.
As pesquisas de papel podem ser distribuídas durante o evento. Por necessitarem de alguém que as distribua e recolha, é preciso que haja alguns profissionais responsáveis por assegurar que elas sejam corretamente preenchidas.
As pesquisas realizadas através do contato direto com o público ajudam na coleta de dados e reações espontâneas, o que contribui com uma análise qualitativa mais completa. Também requerem profissionais bem treinados para que as respostas coletadas não sejam tendenciosas.
O ideal é que as equipes envolvidas cuidem apenas disso, já que elas precisarão abordar os convidados, deixá-los à vontade e fazer registros completos.
Leia também o post sobre Planejamento de eventos
Tenha cuidado com o número de questões
No momento de determinar a quantidade e quais serão as questões de seu questionário, lembre-se de focar no que é essencial para a avaliação de seu evento.
Coloque-se no lugar do frequentador: além de pagar as taxas cabíveis, ele ainda terá de arcar com um estudo cansativo? Obviamente, as respostas colhidas nessa situação não servirão de amostragem.
Quando você conta com uma equipe de profissionais dedicada à pesquisa, você tem a liberdade de fazer questionários um pouco mais longos, já que o entrevistado concordou em responder e está um pouco mais disposto.
Entre as questões mais comuns para esse tipo de pesquisa, estão os seguintes tópicos:
- profissão;
- faixa etária;
- o que achou da estrutura do evento?;
- o que achou do conteúdo das palestras;
- como teve conhecimento do evento, entre outros.
Mantenha-se fiel à estrutura essencial para sua empresa. Nessa área, objetividade é a chave para assegurar dados fiéis!
Evite fazer a pesquisa durante o evento
Além de provocar dificuldades para os entrevistadores, ao fazer a pesquisa durante o evento, nem todos os participantes estarão disponíveis para responder suas perguntas em meio a um dia cheio.
O ideal é que você envie a sua pesquisa por e-mail, junto de uma mensagem de agradecimento pela participação. Reforce a importância desse questionário, ressaltando os benefícios que o usuário vai colher ao contribuir com sua pesquisa.
Colete e organize seu mailing
Para coletar o feedback dos participantes por e-mail, é essencial que você tenha o endereço de todos que participaram do evento. Planeje uma estratégia para captar esses e-mails de maneira eficiente antes ou durante o evento.
Uma das etapas mais propícias para isso é o cadastramento. Dessa forma, você garante um endereço válido e não envia materiais inéditos para alguém que não tenha participado do evento.
Trabalhe com notas
Para “quebrar o gelo” e fazer com que o participante não se sinta incomodado por responder seu questionário, insira um pedido de nota geral. Você pode inseri-lo no início da sua pesquisa, de forma que o usuário não tenha refletido sobre cada um dos aspectos do evento em particular. Assim, você garante que ele estará falando de todo o evento e não apenas de uma parte dele. Isso facilita a avaliação da impressão geral do evento.
Um recurso que facilita na obtenção dessa nota geral é a escala. Com um número ímpar (1 a 5, por exemplo), você obtém uma nota média (3), notas positivas (4 e 5) e notas negativas (2 e 1).
Peça avaliações detalhadas
Segmente os principais elementos de seu evento (tais como facilidade para encontrar informações, conteúdo das palestras, qualidade do buffet, entre outros). Peça para que os entrevistados avaliem cada um deles individualmente. Novamente, o sistema de escalas pode ser usado para facilitar a coleta de dados e uniformizar os critérios de avaliação.
Dessa forma, você pode comparar os itens com maior facilidade e entender quais mais agradaram e quais não foram tão bem-recebidos.
Mescle questões abertas e fechadas
Seu questionário não pode ser enfadonho, mas também não precisa ser tão sintético a ponto de fornecer poucas informações relevantes para a sua empresa.
Por isso, disponibilize questões abertas para que o seu entrevistado possa dar sugestões ou fazer reclamações. Esse tipo de pergunta permite que você colete dados inesperados, o que contribui para uma análise mais completa de seu evento.
NPS em eventos corporativos
A Net Promoter Score (NPS) é uma métrica utilizada para avaliar a satisfação e lealdade dos clientes em relação a uma empresa, produto ou serviço. Na avaliação de eventos, o NPS pode ser aplicado para entender o nível de satisfação dos participantes.
Ao coletar feedback através da pergunta “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria este evento a um amigo ou colega?”, é possível classificar os participantes em promotores (notas 9-10), neutros (notas 7-8) e detratores (notas 0-6)
A pontuação NPS é calculada subtraindo a porcentagem de detratores da porcentagem de promotores. O NPS acompanha ainda um espaço em branco para que os participantes possam dar a opinião, incluindo críticas, elogios e sugestões de melhorias. Ao lado da pontuação, essa resposta ajuda a entender o comportamento do público e identificar formas de melhorar o serviço prestado.
Benefícios da NPS em eventos
Medição precisa da satisfação
A ferramenta fornece uma pontuação única e fácil de entender, permitindo uma comparação rápida entre diferentes eventos ou edições do mesmo evento.
Identificação de promotores e detratores
Essa forma de avaliação classifica os participantes em promotores (que recomendariam o evento), neutros e detratores (que não recomendariam). Essa segmentação permite direcionar ações específicas para cada grupo, fidelizando os promotores e convertendo os detratores em promotores em potencial.
Feedback qualitativo
Além da pontuação, o NPS pode ser complementado com perguntas abertas para coletar feedback detalhado sobre os pontos fortes e fracos do evento.
Melhoria contínua
Ao analisar a NPS ao longo do tempo, você pode identificar áreas que precisam de melhorias e implementar mudanças para garantir uma experiência cada vez melhor para os participantes.
Aumento da participação e do ROI
Um evento com alto NPS tende a ter maior taxa de retorno de participantes e atrair novos públicos, o que gera um aumento no ROI (retorno sobre investimento).
Como aplicar a pesquisa NPS na sua empresa?
Atualmente, a melhor forma de fazer uma pesquisa de opinião é por e-mail. Você pode enviar o NPS depois que o evento acontecer para conhecer a opinião de quem participou.
Depois que coletar as informações, você pode mensurar os resultados da seguinte forma:
Total de promotores (%) — total de detratores (%) = índice de satisfação
Por exemplo: imagine que você tem 10 clientes, sendo que 6 são promotores, 2 detratores e 2 neutros. Nesse caso:
60% — 20% = 40%
Obviamente, quanto mais perto o índice estiver de 100% melhor. De 50% para baixo, indica que o serviço possui muitos pontos precisam de atenção e devem, em tese, ser aperfeiçoados.
Questionário para avaliação de eventos
Alguns pontos são fundamentais para estruturar bem o questionário de satisfação pós-evento. Confira agora mesmo os principais!
Nota geral para o evento
Essa deve ser a primeira questão, pois funciona com uma introdução ao tema. Podem ser dadas opções de resposta em uma escala ímpar — de 1 a 5, por exemplo. Dessa forma, a resposta 3 seria uma avaliação mais neutra quanto à satisfação.
Avaliação item a item
Nesse caso, vale selecionar os principais itens que a organização pretende avaliar — buffet, atendimento, organização, palestrantes e por aí vai. Lembrando que o questionário tem que ser direcionado à avaliação do que foi alcançado em relação aos objetivos pretendidos.
Questões abertas
O ideal é que as questões abertas não tomem mais de 20% do questionário. São importantes para receber feedbacks mais abrangentes, como sugestões ou reclamações. E não se esqueça de que as respostas negativas sempre demandam mais atenção, ok?
Indicação do evento ou da empresa
Pergunte se o convidado indicaria o evento em si ou a empresa. Essa é uma maneira inteligente de perceber o nível de satisfação do participante. É, assim, o tipo de pergunta que não pode ficar de fora.
Qual é a abordagem mais adequada?
O tom usado no questionário deve estar alinhado com o tipo de evento organizado. Aposte, portanto, em uma linguagem mais descontraída e informal para eventos com essa característica ou em um tom mais formal se for conveniente para a comunicação com aquele público específico.
Um aspecto interessante a levar em conta é o uso da tecnologia na organização do evento. Sabia que existem aplicativos que captam as opiniões dos participantes em tempo real? Pois isso pode ser bastante útil para perceber a influência da marca.
Modelo de Questionário para avaliação de eventos
Abaixo temos um exemplo de um questionário para avaliação de eventos, que usa a NPS
Modelo de questionário para avaliação de eventos
Como você pode observar, as pesquisas de satisfação requerem experiência, não somente para a coleta de dados, mas também para o seu planejamento. Por isso, contar com a expertise de uma empresa especializada é fundamental.
Nós, da Copastur, oferecemos uma série de produtos e serviços para que seu evento atenda às estratégias de sua empresa. Entre em contato com os nossos especialistas e conheça a nossa agência especializada na organização de eventos corporativos!
