As ferramentas para eventos corporativos desempenham um papel essencial na organização e no sucesso de qualquer encontro empresarial. Desde o planejamento do evento até a execução e o pós-evento, a tecnologia permite otimizar processos, melhorar a experiência dos participantes e garantir a eficiência da equipe organizadora.
Com soluções que vão desde plataformas de gestão e automação de inscrições até aplicativos de networking e análise de dados, as empresas conseguem reduzir custos, minimizar falhas e tomar decisões estratégicas mais embasadas.
Dessa forma, investir nas ferramentas certas não apenas facilita a logística, mas também eleva a qualidade do evento corporativo, reforçando a imagem da marca e proporcionando uma experiência memorável aos convidados.
Neste post iremos apresentar algumas das principais ferramentas para eventos que podem ajudar em todas as etapas do processo. Confira!
Qual é a importância de fazer uma boa gestão de eventos?
O mercado de gestão de eventos no Brasil tem se mostrado altamente competitivo nos últimos anos. De acordo com matéria divulgada no site Carta Capital, em 2024, o país registrou a realização de 1.233 eventos de grande porte, que atraíram mais de 8 milhões de visitantes únicos e geraram um impacto econômico de R$ 12 bilhões, beneficiando setores como hotelaria, transporte e alimentação.
Esses números ressaltam a importância econômica do setor e a necessidade de estratégias eficazes para se destacar nesse mercado em expansão.
Neste sentido, os eventos aparecem como uma oportunidade e tanto para divulgar os produtos e serviços de sua marca e fazer bons negócios. Mas para que essa missão seja bem-sucedida, a gestão de eventos precisa levar em conta diversos fatores:
- planejamento;
- fluxo de vendas;
- resolução rápida de problemas e urgências;
- gerenciamento da equipe;
- divulgação eficiente;
- avaliações pós-evento, entre outros aspectos.
Esses fatores precisam estar muito bem alinhados, de forma que os prazos de diferentes fornecedores sejam respeitados e o dinheiro em caixa viabilize investimentos. Para isso, é essencial ter foco na organização.
A tecnologia, felizmente, traz uma série de recursos acessíveis (e, muitas vezes, gratuitos) para facilitar o andamento dessa etapa.
Quais ferramentas para eventos corporativos podem ser usadas em cada etapa da organização?
Para tornar a gestão do seu evento corporativo mais profissional, é preciso contar com ferramentas direcionadas e com o apoio de profissionais experientes. Confira algumas sugestões a seguir!
Ferramentas para Organização e Planejamento
Evernote
Utilizado por profissionais de variadas áreas, o Evernote é um dos aplicativos de gestão de tarefas preferidos de gestores de eventos. Nele, você pode montar listas de atrações, armazenar e organizar fotos, compartilhar arquivos, salvar e etiquetar notas, reuni-las em cadernos, entre outros recursos.
Dessa forma, você delega funções e faz um bom controle de acesso das informações de seu evento. O Evernote é compatível com diversos sistemas operacionais de smartphones. Assim, você pode acessar suas anotações e arquivos onde quer que esteja.
Super Planner — Event Planning
Semelhante ao Evernote, o Super Planner oferece diversos recursos para você calcular, detalhadamente, os custos e otimizar o orçamento do seu evento. Além disso, ele conta com uma função de cálculo de capacidade que ajuda a tomar decisões sobre o local de realização.
Esse recurso calcula a configuração de assentos, bem como a quantidade necessária de comida e bebida em relação ao número de participantes.
Com os cálculos centralizados em um só lugar, a gestão financeira do evento fica mais simples. O aplicativo está disponível para Android e iOS.
Trello
Gratuito, o Trello tornou-se uma das ferramentas visuais para gestão de projetos mais conhecidas do mercado, sendo especialmente útil para o planejamento do seu evento.
Por meio de quadros, listas e tarefas, você organiza e categoriza as diferentes etapas de organização dos seus projetos. Você pode adicionar prazos, checklists do evento e etiquetas em seus cartões, o que ajuda bastante a acompanhar o andamento das atividades.
Para usá-lo de forma eficiente na gestão de seu evento, a dica é criar listas com as atividades que devem ser cumpridas em cada fase do projeto. Com funcionalidades gratuitas, o Trello pode ainda ser integrado ao Calendário do Google e ao Google Drive e ser utilizado de maneira colaborativa.
Ferramentas para Inscrição e Gerenciamento de Participantes
Eventbrite
A plataforma Eventbrite reúne, em um só lugar, todas as etapas de planejamento de um evento. Por ser responsiva, a ferramenta pode ser tranquilamente gerenciada pelo celular, o que é essencial para gestores de eventos, que vivem a correr de um lado para outro.
Os recursos de promoção do evento são fáceis de gerenciar, bem como as listas de convidados e a venda de ingressos. Com a extensão do aplicativo Eventbrite Organizador para celular, você pode fazer o check-in de participantes na porta do evento e ter acesso a relatórios completos em tempo real.
O Eventbrite não cobra mensalidade ou taxas sobre ingressos gratuitos. Contudo, entre os diferentes planos (Essentials, Professional e Premium), as taxas sobre os ingressos vendidos variam de acordo com a quantidade de funcionalidades que você adquire.
Sympla
O Sympla tornou-se bastante reconhecido no mercado pelas facilidades que traz para organizadores de eventos e também para a venda de ingressos.
Nessa plataforma, você pode promover seus eventos, vender tickets a diferentes valores (variando de acordo com lotes, uso de documento para meia-entrada, entre outros critérios pertinentes para seu evento) e enviar e-mails e certificados digitais aos inscritos.
Com uma estrutura facilitada para o processamento de inscrições, o Sympla é recomendado até mesmo para eventos cujas inscrições são gratuitas, afinal, ele não cobra taxas nesses casos. Já para os eventos pagos, a taxa é de 10% sobre o valor do ingresso. Essa taxa pode ser repassada ao comprador ou ser abatida do valor do ingresso.
4 Events
Semelhante ao Eventbrite e ao Sympla, a 4 Events também permite o gerenciamento de uma série de aspectos do evento. Seu diferencial é permitir que você envie e-mails e compartilhe arquivos com os inscritos. Com isso, você pode oferecer conteúdos no pré-evento aos inscritos e segmentá-los de acordo com diferentes níveis de acesso.
Algumas empresas usam esse recurso para disponibilizar um determinado conteúdo a quem pagou e limitar o acesso de quem ainda não realizou o pagamento.
Na 4 events, os inscritos também podem enviar conteúdos. No painel ao qual eles ganham acesso, eles podem enviar trabalhos feitos durante um curso, o que é especialmente útil para workshops, seminários, congressos e outros eventos de natureza mais acadêmica.
Ferramentas para Engajamento e Interação
Mentimeter
O Mentimeter é uma ferramenta de interatividade para eventos, permitindo criar enquetes, quizzes e votações em tempo real para engajar os participantes.
Slido
Com o Slido, você pode gerenciar perguntas e respostas durante eventos, coletando feedbacks e aumentando a participação do público.
Ferramentas para Eventos Virtuais e Híbridos
Hopin
O Hopin é uma plataforma completa para eventos online e híbridos, oferecendo soluções para networking, estandes virtuais e transmissões ao vivo.
Zoom Events
O Zoom Events é ideal para organização de webinars, conferências e eventos virtuais, permitindo uma experiência integrada para os participantes.
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Ferramenta para comunicação de evento
E-mail marketing
O e-mail marketing é um excelente recurso para a organização de eventos. Ele permite a criação de listas de contatos segmentadas, facilitando o relacionamento com os convidados e participantes. Com auxílio das landing pages, o e-mail marketing também ajuda na coleta de dados.
Inteegra TeC
A plataforma da Inteegra TeC, que fornece os softwares usados pela equipe da Copastur, passa por diversos aspectos de um evento: financeiro, experiência e gestão.
Do detalhamento do evento, rateios de investimentos e integrações com backoffice e ERP ao Business Intelligence, os produtos da empresa oferecem soluções completas.
Você pode criar facilmente uma landing page para os participantes de seu evento para agregar as informações mais importantes, trazendo experiências diferenciadas em todos os pontos de contato com o público.
Ferramentas para Análise Pós-Evento
A análise de dados do pós-evento é vital para avaliar o sucesso de eventos e identificar pontos de melhoria para futuras edições.
Even3 Analytics
O Even3 Analytics é uma ferramenta de análise de resultados que permite aos organizadores conhecerem profundamente seu público através de dados demográficos detalhados, informações sobre dispositivos utilizados pelos participantes e quantidade de inscrições geradas por parceiros. A plataforma oferece informações em tempo real, permitindo a criação de relatórios completos do evento que incluem dados financeiros e informações sobre inscritos.
Os organizadores podem acessar essas informações através do menu “Analytics” na plataforma, possibilitando uma tomada de decisão mais assertiva para eventos futuros
SurveyMonkey
O SurveyMonkey é uma ferramenta online de criação e análise de pesquisas que permite coletar feedback de forma eficiente. Com ele, os organizadores podem desenvolver pesquisas de avaliação do evento personalizadas para avaliar a experiência dos participantes, medir a satisfação com palestras, infraestrutura e networking, além de identificar pontos de melhoria.
A plataforma oferece recursos como perguntas condicionais, relatórios automatizados e integração com outras ferramentas de análise, facilitando a obtenção de dados para otimizar eventos futuros.
Uso da Inteligência Artificial e Automação em Eventos
A Inteligência Artificial (IA) tem revolucionado significativamente o setor de eventos corporativos, transformando processos tradicionais em experiências altamente personalizadas e eficientes.
Em uma matéria publicada no site Panrotas, que reuniu especialistas do setor de eventos que comentaram sobre o tema, ferramentas de IA, como chatbots e assistentes virtuais, estão tornando as interações mais fluidas e eficientes, fornecendo informações instantâneas e orientações aos participantes.
Além disso, a capacidade da IA de coletar e analisar dados em tempo real permite personalizar experiências e ajustar programações conforme as preferências dos participantes.
Entretanto, apesar dessas inovações, questões relacionadas à privacidade de dados e à confiabilidade da tecnologia emergem, ressaltando a importância contínua dos profissionais humanos na criação e condução desses eventos.
Agora que você já aprendeu sobre as ferramentas para eventos, aproveite para conhecer as soluções da agência de eventos da Copastur e impulsione os eventos da sua empresa!
