Com cada vez mais empresas fazendo negócios em diversos lugares, é esperado que os profissionais sejam capazes de desempenhar suas funções fora do ambiente corporativo. Sair de um escritório para frequentar reuniões e estabelecer novas parcerias já faz parte da rotina de diversos colaboradores. Ainda assim, muitas pessoas encontram obstáculos para manter a produtividade em viagens a trabalho.
Contornar esse desafio é um dos principais objetivos dos gestores. Felizmente, algumas ações podem tornar o processo de deslocamento mais tranquilo e a experiência longe da empresa mais proveitosa. Continue a leitura e veja como garantir que os viajantes tenham mais produtividade em viagens a trabalho!
Planejar o deslocamento com antecedência
Ninguém consegue se manter focado em momentos de pressão e correria. Portanto, a dica básica para organizar qualquer viagem a trabalho é pensar nos detalhes com bastante antecedência. Isso inclui discutir as atividades que serão realizadas, o local dos encontros, o tempo destinado a cada tarefa etc.
A montagem de uma agenda física ou digital auxilia nesse processo e resultará em um material de apoio para o viajante se organizar. Também é importante garantir que o colaborador chegue ao ponto de embarque algumas horas antes. Assim, terá tempo para conferir documentos, fazer o check-in e aguardar a partida sem preocupações.
Orientações simples, como usar roupas confortáveis e levar casaco na bagagem de mão e alguns lanches saudáveis devem ser repassadas ao colaborador. São cuidados básicos que aumentarão o bem-estar da pessoa durante o trajeto, fazendo com que se sinta à vontade para iniciar um trabalho remoto.
Levar materiais apropriados para trabalhar
Esquecer um único item essencial pode prejudicar toda a estratégia da viagem. Assim, vale a pena incluir ferramentas e equipamentos de trabalho na checklist do viajante corporativo. Essa lista deve ser conferida antes da partida e conter recursos como:
- dispositivos com acesso à internet (tablet, smartphone, notebook);
- bateria, carregadores e adaptadores de tomada para todos os aparelhos utilizados;
- material da instituição com relatórios, planilhas e outros arquivos;
- cartões de visita e agenda (física ou digital).
Com os materiais em mãos, é possível executar funções a qualquer momento e em qualquer lugar que forneça energia elétrica. O colaborador pode aproveitar, por exemplo, as salas VIPs dos aeroportos enquanto aguarda o próximo voo.
O importante é buscar um ambiente confortável entre um deslocamento e outro para conferir e-mails, preparar apresentações ou verificar os documentos da empresa. Alguns espaços são equipados com televisão e oferecem água e café, o que proporciona uma experiência mais agradável.
Contratar um serviço de transporte corporativo
Otimizar o tempo é uma prática fundamental para quem quer manter a produtividade em viagens a trabalho. Como os trajetos entre aeroporto, hotel e locais de reunião costumam ocupar boa parte da rotina do viajante, é preciso pensar em formas de tornar esses deslocamentos mais rápidos.
Serviços de táxi e transporte de pessoas por meio de aplicativos são ótimas opções para agilizar as idas e retornos entre diferentes pontos da cidade. Por serem realizados em veículos e de maneira individual para cada cliente, garantem mais comodidade que o tradicional sistema de ônibus.
Outra opção que vem ganhando notoriedade entre as empresas é o transporte corporativo. Esse serviço permite agendar várias atividades por dia para que os colaboradores sejam atendidos no momento em que precisarem. O resultado vem na forma de economia de tempo para aproveitar a viagem ao máximo.
Contar com seguro para atendimento médico
Contratar seguro viagem é uma prática obrigatória para vários destinos internacionais. No entanto, como ninguém está livre de riscos, é importante garantir o serviço em qualquer situação. Isso também inclui os deslocamentos em território nacional.
O cuidado é importante para garantir que o viajante tenha total amparo enquanto estiver longe da empresa. Em caso de uma emergência relacionada à saúde ou até mesmo um acidente, é possível obter atendimento médico de qualidade, de maneira rápida e sem custos adicionais com consultas, exames e procedimentos.
A contratação de um seguro de viagem também protege o colaborador contra furto ou extravio de bagagens, o que pode trazer transtornos e dores de cabeça que impactam a rotina e, consequentemente, o nível de produtividade.
Reservar tempo para atividades de lazer
Sabemos que o corpo precisa de descanso suficiente para recarregar as energias e funcionar de maneira adequada. Assim, é importante que o colaborador se preocupe com a qualidade do sono durante a viagem, respeitando os momentos de descanso para relaxar e se preparar para um novo dia.
Outro aspecto que contribui para o aumento da disposição e da criatividade é a recreação. As pessoas precisam de períodos de lazer para distrair a mente e pensar em coisas além do trabalho. Assim, seja em uma viagem corporativa internacional ou nacional, o colaborador deve reservar alguns minutos para visitar pontos turísticos, observar paisagens e fazer programas divertidos.
Ao passear ou frequentar ambientes diversos, o viajante tem a oportunidade de conhecer a história local e até de fazer networking. Para os que preferem um momento mais tranquilo, compensa separar opções de entretenimento com jogos, séries, filmes e músicas que ajudem a desviar o foco da rotina profissional.
Utilizar aplicativos de organização
A tecnologia faz parte da vida de muitas pessoas e se tornou aliada das empresas que precisam organizar seus processos da melhor maneira. Entre as facilidades voltadas para viagens corporativas, destacam-se os aplicativos desenvolvidos para orientar colaboradores em diferentes atividades.
Há uma série de ferramentas disponíveis, com opções que permitem criar listas de tarefas, reservar hospedagem, contratar serviços de alimentação e de transporte, monitorar o total de horas trabalhadas, elaborar relatórios, emitir lembretes, entre outras aplicações.
É possível combinar mais de um aplicativo para tirar proveito de inúmeras funcionalidades. Enquanto deixa as funções básicas nas mãos dessas ferramentas, o colaborador consegue focar em ações estratégicas e se dedicar ao máximo a cada tarefa delegada.
Perceba que todas as dicas têm como objetivo melhorar a vivência do profissional ao longo do trajeto e durante os encontros de negócios. Portanto, invista no bem-estar e lembre-se de que ele é fundamental para uma pessoa manter ou até aumentar a produtividade em viagens a trabalho.
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