Economizar em viagens corporativas pode ser difícil para as empresas que ainda não têm muita experiência nessa área. Afinal, seja para visitar feiras e exposições, fechar importantes acordos comerciais ou simplesmente presentear os funcionários que tiverem um bom desempenho, as viagens corporativas requerem muito planejamento para que não se tornem uma verdadeira coleção de imprevistos e dores de cabeça para as equipes envolvidas.
Se você já sabe qual é a relevância desse tema, continue a leitura do texto e aprenda quais procedimentos podem tornar suas viagens corporativas mais econômicas!
Revise e coloque a sua política de viagens em prática
Viagens a negócios não podem dispensar uma boa política de viagens. Quando devidamente estruturado, esse documento orienta os colaboradores quanto aos procedimentos e consegue sanar a grande maioria das dúvidas. Por isso, a política de viagens deve ser pensada de acordo com a realidade de cada empresa, com a natureza dos deslocamentos e com as metas para os próximos anos.
A política de viagens prevê como, quando e onde os recursos financeiros da empresa serão aplicados, descrevendo também quais categorias de serviços os colaboradores de cada área terão o direito de usar quando estiverem em outras localidades. Aplique esses critérios para formular orientações quanto a hospedagens, passagens aéreas, locação de carros, reservas em restaurantes, entre outros.
Além de orientar seus colaboradores sobre o que eles podem fazer ou não, bem como a quem recorrer em caso de imprevistos e oportunidades que apareçam, a política de viagens corporativas também orienta sobre o que é ou não reembolsável, determinando também procedimentos para a elaboração de relatórios e prestação de contas.
Compre passagens com antecedência
O planejamento das viagens corporativas deve contar com uma etapa essencial: a compra de passagens aéreas com antecedência. Para isso, você precisa saber quais são as datas ideais para as viagens e quantos e quais funcionários devem se deslocar nos próximos meses.
Para voos nacionais, o ideal é adquirir as passagens com cerca de 30 dias de antecedência ou mais. Já os voos internacionais demandam um prazo maior (de cerca de 90 dias) para que seja possível conseguir preços melhores nas tarifas.
Comprar passagens com antecedência também é muito útil em caso de imprevistos. Caso a viagem precise ser adiada ou adiantada, muitas vezes é possível alterar a data do voo sem ser penalizado com taxas adicionais. No entanto, em todos os casos, é bom evitar a prática do no-show (quando o passageiro deixa de comparecer na data e horário marcados, impedindo que as companhias possam fazer o remanejo necessário).
Faça parcerias e participe de programas de pontos
Programas de trocas de pontos ou milhas para passagens aéreas já são populares para viagens pessoais. Mas eles também podem ser adotados por empresas que desejem economizar em suas viagens corporativas.
Há uma série de empresas — como marcas de roupas, supermercados e livrarias — que oferecem pontos a cada compra efetivada. Em diversos programas, esses pontos podem ser trocados por descontos em passagens aéreas.
Além disso, alguns bancos e cartões de crédito geram pontos nas transações financeiras, os quais também podem ser transferidos para programas de de fidelidade em companhias aéreas.
Faça convênios
Os gastos com viagens corporativas não se concentram apenas nas passagens aéreas. O transporte e as reservas em hotéis também representam custos elevados para as empresas. Por isso, uma alternativa para reduzir esses custos é firmar convênios com redes de hotéis ou companhias de transporte.
Há aplicativos especializados que oferecem planos direcionados a empresas, o que garante mais segurança e praticidade no transporte de seus colaboradores. Esses recursos também facilitam a elaboração de relatórios e o acompanhamento dos gastos de seus funcionários.
Quanto aos hotéis, a antecedência ajuda bastante. Afinal, as diárias ficam mais caras quando as reservas são feitas de última hora. As parcerias, contudo, também são uma estratégia efetiva para empresas que têm um grande volume de viagens corporativas. E sempre há a opção de fechar pacotes para vários funcionários se hospedarem simultaneamente.
Há redes de hotéis com unidades em praticamente todas as capitais do Brasil e, até mesmo, no exterior. Com convênios, elas permitem que você mantenha os preços das diárias dentro do orçamento, mesmo em altas e baixas temporadas.
Além disso, o consumo dentro dos hotéis pode ser personalizado, de acordo com o perfil de sua empresa e de suas viagens. Caso seus funcionários necessitem de espaço para as reuniões, é preciso buscar os hotéis que contem estrutura adequada.
Gratifique seus funcionários por economia
Em empresas nas quais os funcionários são mais autônomos durante as viagens corporativas, gratificar pela economia é uma estratégia bastante efetiva. Se as políticas de viagem já ajudam bastante, definindo limites para que o colaborador possa decidir onde se hospedar, comer e como se locomover, os programas de gratificação por economia são um empurrãozinho para que ele coopere mais com o orçamento de sua empresa.
Dias de folga e vouchers de compras incentivam seus funcionários e contribuem para que eles fiquem mais conscientes da importância de colaborarem com a sua empresa. E o melhor: não pesam no orçamento.
Conte com uma empresa especializada
Empresas especializadas em viagens corporativas podem até parecer um gasto a mais para algumas pessoas. Contudo, é preciso ter em mente que elas oferecem todo o suporte necessário para organizar as viagens de maneira mais econômica e funcional e para que seus colaboradores possam se concentrar em fazer bons negócios.
Além de contarem com recursos tecnológicos para facilitar a coleta de dados e a formulação de relatórios, essas empresas têm uma rede de parceiros para que você possa comprar passagens, contratar seguros viagem, reservar quartos em hotéis e transportes com praticidade, flexibilidade e preços mais acessíveis. Mas a grande vantagem está no fato de que seus colaboradores ficam livres para cuidar dos outros aspectos da viagem, concentrando-se nas estratégias de negócio. Assim, economizar em viagens corporativas se tornará uma tarefa muito mais fácil!
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