A elaboração do orçamento de eventos é uma das principais etapas que fazem parte do planejamento de qualquer ação. Ele não só assegura a viabilidade econômica do acontecimento, mas também contribui para sua qualidade e sucesso, proporcionando uma experiência positiva tanto para os organizadores quanto para os participantes.
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Seja para lançar um novo produto ou fazer uma confraternização da empresa, organizar um evento que caiba na estimativa de custos é sempre um desafio. Na prática, porém, algumas atitudes simples podem fazer verdadeiros milagres para transformar orçamentos modestos em grandes acontecimentos.
Neste post, iremos explorar o tema de orçamento de eventos, abordando desde como fazer o planejamento para a ação e como não extrapolar os gastos. Confira!
Como fazer o orçamento de um evento?
Elaborar um orçamento para um evento envolve um processo detalhado e meticuloso que começa com a definição clara dos objetivos e do escopo do evento. Primeiro, é necessário listar todas as categorias de despesas, como locação do espaço, decoração, catering, tecnologia (som, iluminação e audiovisual), transporte, segurança, marketing, e equipe de apoio.
Em seguida, obtenha cotações de fornecedores e faça uma estimativa realista dos custos para cada categoria. Inclua uma margem de contingência, geralmente entre 10% a 20% do total do orçamento, para cobrir despesas imprevistas.
A partir daí, organize essas informações em uma planilha, categorizando as despesas em fixas e variáveis, e mantenha um controle rigoroso das entradas e saídas de recursos financeiros ao longo do planejamento e execução do evento.
Orçamento de evento pronto
Baseado nas informações acima, nós criamos um modelo de planilha que pode te ajudar na elaboração da sua. Os itens listados abaixo são os pontos que não podem ficar de fora do documento.
Tabela 1 orçamento de eventos
tabela 2 de modelo de orçamento de eventos
tabela 3 orçamento de eventos
Como ter sucesso na construção do orçamento de evento
Defina os tipos de gastos
Outro aspecto importante sobre como planejar o orçamento está na definição dos tipos de custos. Alguns gastos são fixos, ou seja, independem do tamanho da audiência, como equipamentos técnicos, transporte e hospedagem dos palestrantes, seguro, local e divulgação.
Porém, existem ainda os que variam de acordo com o número de participantes. Esse é o caso dos materiais de credenciamento, refeições, computadores para uso individual, etc.
Pesquise com a ajuda da tecnologia
Na hora de comparar os preços de produtos e serviços, aproveite a tecnologia a seu favor. Além do Google, há várias ferramentas e aplicativos específicos para a gestão de eventos.
Por meio dessas ferramentas, você poderá ter uma visão clara do quanto o mercado está cobrando e poderá fazer as melhores negociações.
Lembre-se também que, dependendo do tamanho do seu evento, é possível obter um desconto ou facilidade no pagamento. Então, não deixe de negociar para que as chances de garantir saving aumentem.
Pense nos imprevistos
Mesmo que o evento corporativo seja organizado com antecedência, inúmeras situações podem acontecer até chegar o dia. Algum fornecedor pode, por exemplo, não entregar o serviço.
Para evitar as consequências dos imprevistos e garantir a melhor experiência possível aos participantes, destine uma parte do dinheiro para isso.
12 dicas para não extrapolar o orçamento em eventos corporativos
1.Planeje com antecedência máxima
Se você já conta com um calendário antecipado, uma forma muito eficiente para reduzir despesas é planejar com o máximo de antecedência. Assim, é possível conseguir valores mais atrativos para a contratação de serviços e a compra de produtos.
Isso sem contar que, com essa folga na agenda, também fica mais fácil encontrar bons locais ainda disponíveis. Ao planejar um evento muito perto da data de realização, a chance de encontrar apenas as opções mais caras disponíveis é muito grande — especialmente no caso de confraternizações de final de ano.
2.Escolha datas menos concorridas
Algumas ocasiões e demandas anuais geram uma procura muito grande por locais para a realização de eventos. Reservá-los pode, portanto, adicionar um custo desnecessário. Por isso, a melhor opção é evitar esses dias conturbados, procurando por datas fora de temporada, que tampouco coincidam com grandes feiras ou congressos.
3.Negocie descontos por compras frequentes
Se você sempre procura pelos mesmos fornecedores e realiza vários eventos no ano, não custa nada tentar negociar suas compras de forma conjunta. Normalmente, é sim possível conseguir um preço menor fazendo essa espécie de combo que leva em conta negócios em longo prazo. As cifras costumam pesar mais para os cofres da empresa ao fazer as transações separadamente.
Mostre ao possível contratado como também é vantajoso para ele reduzir um pouco o preço, desde que seja para garantir um pacote completo de serviços, bem como a fidelização da empresa no seu rol de fornecedores. Você pode se beneficiar desse tipo de negociação com hotéis, fornecedores de alimentos e bebidas, prestadores de serviço de montagem de palco e equipamentos tecnológicos, entre diversas outras possibilidades.
4.Comunique-se com clareza
Para evitar estouros no orçamento ou serviços que não atendam às suas expectativas, comunique de forma clara o que deseja contratar e pergunte sobre as condições de fornecimento, de preferência colocando tudo no papel ou formalizando em um e-mail. Essa comunicação oficial diminui as chances de interpretações subjetivas ou mudanças de última hora. Efetivamente contratando o serviço, formalize as condições por meio de um contrato, precavendo-se contra mal-entendidos e problemas relacionados ao fornecimento.
5.Exija referências de novos parceiros
Ao realizar sua pesquisa e solicitar propostas, é possível que você encontre novos fornecedores no mercado, às vezes com preços muito atrativos. Na prática, eles realmente podem ser excelentes opções, garantindo não apenas economia, mas oferecendo um serviço diferenciado e algum tipo de novidade. Mas atenção: antes de optar pela contratação, cheque referências.
Procure outros clientes para quem esses fornecedores prestaram serviço e verifique se cumpriram os prazos, se entregaram o que foi contratado e qual foi a postura da empresa em caso de detecção de falhas e possíveis correções. Só depois desse levantamento cuidadoso, tendo confirmado que tudo é feito adequadamente, opte pela contratação. Essa precaução é essencial para que, no fim das contas, o barato não acabe custando caro demais.
6.Pese prós e contras de pacotes completos
Anote aí: um serviço mais barato nem sempre é realmente vantajoso. Além de questões relacionadas à qualidade, alguns fornecedores podem incluir no contrato itens que geram economia na locação de equipamentos, por exemplo. Imagine um salão de eventos que é mais caro, mas já possui palco, iluminação, serviço de som ou outros itens de mobiliário que atendem às suas necessidades.
Assim, mesmo que o preço inicial seja maior, pode representar um custo-benefício mais interessante que uma opção mais barata, mas que exigiria contratações avulsas.
7.Evite custos desnecessários com brindes
Muitas empresas desejam que os participantes do evento levem uma lembrancinha para casa, certo? Mas será que o brinde é coerente com o propósito e o serviço da empresa?
Se ele não for escolhido de forma estratégica, o dinheiro gasto nesse quesito passa a representar um custo desnecessário e não um investimento.
O brinde que quer oferecer deixaria o participante empolgado ou seria um diferencial para ele na hora de optar por uma empresa? Se a resposta for não, talvez seja melhor direcionar esses recursos a outras ações, mais efetivas.
8. Definir prioridades
Se o dinheiro não dá para fazer tudo que você gostaria no evento corporativo, a solução é definir o que é prioridade, e deixar aquilo que não é para uma próxima ocasião. A questão é que, quem está envolvido diretamente na organização, pode ter dificuldades para enxergar o que não é prioridade. Afinal, muitas vezes existe um apego quase emocional às ideias e propostas.
A recomendação é guiar-se pelo objetivo do evento dentro da estratégia de marketing e avaliar cada item, perguntando: “mesmo sem esse item, o objetivo pode ser alcançado?”. Sempre que a resposta for sim, é porque não se trata de uma prioridade. Nesse caso, o item pode ser retirado para respeitar o orçamento.
Outro ponto importante é que, quando você economiza naquilo que não é prioridade, sobram mais recursos para investir no que é de fato importante. Então, o evento pode ter ainda mais qualidade.
9. Estimar adequadamente o tamanho do evento
Um evento para 100 pessoas custa bem mais do que um evento para 50, ou 20. Isso significa que a estimativa do tamanho do evento afeta diretamente os gastos. Superestimar o tamanho do evento faz com que ele fique mais caro, sem nenhum motivo real, e acabe extrapolando o orçamento. No final, você ainda vai ter que prestar contas pelos excessos e desperdícios nas compras.
É claro que fazer a estimativa com uma pequena margem de segurança é importante. Você não quer ser surpreendido por alguns participantes a mais e acabar em uma saia justa. Porém, essa margem não precisa ultrapassar 20%. Ou seja, se o evento deve atrair 50 participantes, organize pensando em 60 participantes — não em 100!
10. Fazer várias cotações
Com o tempo, você pode criar para os eventos corporativos da empresa uma lista de fornecedores preferenciais que sejam de confiança e tenham bons preços. Porém, logo nos primeiros eventos, é recomendável fazer várias cotações.
Você pode se surpreender com a diferença nos valores. Além disso, muitos fornecedores estarão dispostos a oferecer um desconto para cobrir a proposta de outro e fechar negócio com sua empresa. Dessa forma, é possível reduzir os custos do evento e ficar dentro do orçamento.
Porém, tenha em mente que esse processo leva algum tempo. Portanto, quanto antes você começar a entrar em contato com os fornecedores e pedir cotações, melhor!
11. Avaliar alternativas aos itens cotados
Talvez um determinado item seja realmente muito caro e faça o evento extrapolar o orçamento. No entanto, é possível que exista uma alternativa mais barata. Uma simples mudança no material, na cor, na marca do item cotado pode proporcionar uma economia significativa.
Considere qual é a diferença real em usar um modelo ou outro de equipamento de som; de servir uma ou outra marca de bebida; de locar um espaço ou outro; de contratar uma ou outra apólice de seguro. Em alguns casos, a diferença existe: se ela impacta a qualidade do evento, a segurança dos participantes ou a experiência do público, não vale a pena trocar. Em outros, a diferença é insignificante, e aí está uma boa oportunidade de fazer trocas inteligentes e economizar!
Você pode nem saber que existe outra alternativa para determinado item. Então, vale a pena abrir o jogo com os fornecedores. Peça que eles façam cotações para alternativas mais em conta, desde que elas não afetem a qualidade do evento.
12. Manter uma planilha de gastos atualizada
Respeitar o orçamento já é uma tarefa difícil se você tiver controle dos gastos. Sem esse controle, é problema na certa! Você vai comprando, comprando e não tem noção de quanto ainda está disponível, até que chegam as faturas e a soma ultrapassa os recursos disponíveis — mas aí já é tarde demais para voltar atrás.
Felizmente, fazer o controle dos gastos é bem simples. Basta criar uma planilha com duas colunas. Na primeira, você registra o fornecedor e, na segunda, o valor. Some todos os valores para descobrir quanto já foi gasto.
Sempre que estiver prestes a fechar uma compra, consulte essa planilha e verifique se o valor é compatível com o que resta do orçamento do evento. Depois de fechar a compra, atualize a planilha.
13. Contratar uma empresa especializada em gestão de eventos corporativos
A maneira mais objetiva de assegurar que a empresa nunca extrapole nenhum orçamento de eventos corporativos é contratando uma empresa especializada na gestão desse tipo de evento, para cuidar da contratação dos fornecedores. Afinal, uma parceira eficiente conhece as melhores práticas para realizar um evento de qualidade, respeitando os prazos e, claro, o orçamento.
Apesar do investimento na contratação da empresa, você provavelmente vai acabar economizando nos eventos. Assim, o impacto financeiro dessa parceria é positivo e significativo, especialmente em longo prazo!
Além disso, as pessoas que normalmente cuidam de tudo sozinhas — o gestor de compras e a equipe de marketing da empresa — ficam livres para se dedicar a outras atividades mais estratégicas, enquanto a empresa especializada se ocupa da organização do evento corporativo.
Como a Copastur pode ajudar com os eventos corporativos da sua empresa
A Copastur é uma empresa especializada em organização de eventos corporativos que pode ajudar sua empresa a planejar e executar seus eventos de maneira eficiente e bem-sucedida.
Com anos de experiência no setor, a Copastur possui uma equipe de profissionais altamente qualificados que trabalham em conjunto para garantir que cada detalhe do seu evento seja cuidadosamente planejado e executado e que fique dentro do orçamento desejado.
Além disso, a Copastur dividiu seus serviços, marcas e produtos em experiências para vivenciar, experimentar e conectar. Com mais de 950 clientes, busca oferecer as melhores soluções.
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