O relatório de viagem corporativa consiste em um documento que o profissional apresenta à empresa. Ele inclui as informações relacionadas com os gastos que teve durante um evento que fez em outra localidade, por conta do trabalho.
Além de servir para formalizar os dados da viagem, o relatório também é muito eficiente para a organização. Entenda melhor por que vale a pena adotar esse procedimento!
Quais são as vantagens do relatório de viagem corporativa?
Tornar a apresentação do relatório de viagem corporativa uma obrigação para todos pode trazer muitas vantagens para a empresa. Confira as principais!
Informações centralizadas
Quando a empresa não tem um processo para a entrega desse documento, os colaboradores podem achar que isso é optativo e, consequentemente, não fornecerem as informações.
Por sua vez, ao recolher os dados relacionados aos trajetos, é possível organizá-los em um só lugar, facilitando o trabalho e conferência.
Análise de gastos
A partir das informações do relatório de viagem corporativa também é mais fácil fazer a análise de gastos. Será que as despesas para eventos externos estão dentro do planejamento que foi feito?
Caso a resposta seja não, o gestor ainda pode observar em quais situações uma redução de custos pode ser feita.
Ajuda na tomada de decisões
Além de ajudar a economizar, o relatório também pode indicar quais ações valem a pena ou não serem tomadas. Imagine que a empresa queira fazer um evento em uma cidade em que esteve.
Diante disso, o gestor pode avaliar como foi a experiência anterior para definir a logística, como decidir em como fará o transporte e onde os profissionais ficarão hospedados, por exemplo.
Cultura da empresa
Quando a empresa tem esse tipo de documento, ela consegue compartilhar a cultura e política de viagens para toda a equipe. Até porque, sabendo da apresentação do relatório, os colaboradores se atentarão para evitar gastos desnecessários.
Hoje, as empresas utilizam a política de viagens para ter todas as regras com relação aos processos de viagens, budget, limites de gastos por categoria. Isso facilita e organiza de forma bastante inteligente e mantém controle eficiente.
Além disso, deixar de fazer relatórios e planilhas manuais evita falhas. Na Copastur, tentamos já otimizar esse processo, inserindo a política de viagens da empresa no Travel Hub, para evitar retrabalhos e garantir o acesso igual a todos os viajantes da empresa a um único documento.
O que deve constar no relatório de viagem corporativa?
O relatório de viagem de trabalho pode ter várias informações. Confira algumas:
- objetivo: o que deve justificar o investimento feito;
- passagem aérea: data de emissão, número da reserva, trecho incluindo escalas se houver, além de valores e tributos;
- seguro viagem: nome da seguradora, tipo de seguro e cobertura;
- hospedagem: tipo, endereço, data do check-in e do check-out.
São muitas as formas de manter controle das despesas de viagens corporativas. Conheça como a Copastur faz esse trabalho para nossos clientes.
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