Escolher entre tantos tipos de espaços para eventos corporativos pode parecer uma tarefa simples. Porém, requer alguns cuidados e muita organização para que a sua ação atinja as metas desejadas e gere uma experiência positiva para o público.
Um ambiente adequado não apenas reflete a identidade da sua empresa, mas, também, impacta a vivência das pessoas convidadas e pode facilitar a interação, além de promover um networking entre os participantes do evento e proporcionar conforto e acessibilidade.
Além disso, a disposição do espaço deve estar alinhada aos objetivos do evento, seja uma palestra, workshop ou confraternização. Neste artigo, você vai compreender os principais pontos que devem ser verificados antes de fazer a sua escolha. Confira!
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Tipos de espaços para eventos corporativos
Cada tipo de evento corporativo tem as próprias peculiaridades e demandas. Por isso, é importante entender os diferentes espaços disponíveis para tomar a decisão correta. Abaixo, listamos as principais opções de espaços!
Centros de convenções
Os centros de convenções são complexos imensos projetados especificamente para eventos de grande porte, como a organização de conferências, feiras e congressos.
Esses espaços para eventos corporativos costumam ser altamente versáteis, oferecendo desde auditórios e salas modulares até áreas amplas de exposição. Também contam com infraestrutura completa de apoio, como estacionamento, áreas de alimentação e suporte técnico.
Vantagens:
- Capacidade: esses centros conseguem receber milhares de participantes;
- Infraestrutura técnica: equipamentos audiovisuais com tecnologia de ponta, rede de internet de alta capacidade e equipe de suporte técnico qualificada;
- Flexibilidade: salas e auditórios que podem ser configurados para diferentes layouts, dependendo das necessidades do evento.
Indicados para:
Grandes convenções e conferências, feiras de negócios, lançamentos de produtos e eventos que precisam de uma grande estrutura de suporte.
Hotéis com espaço para eventos
Muitos hotéis oferecem espaços dedicados para a realização de um evento corporativo, como salas de reuniões, auditórios e salões de festas. Esses ambientes são versáteis e costumam ser equipados com tecnologia audiovisual e conexão à internet.
A grande vantagem dos hotéis é a possibilidade de acomodar os participantes no mesmo local do evento, o que facilita muito a logística!
Vantagens:
- Comodidade: os participantes podem se hospedar no local do evento, facilitando a mobilidade corporativa e a logística;
- Serviços complementares: catering, transporte, apoio técnico e serviços de concierge geralmente estão inclusos ou disponíveis dentro de pacotes;
- Versatilidade: desde pequenas reuniões até eventos de médio porte podem ser realizados nesses espaços.
Indicados para:
Reuniões de negócios, seminários, workshops, pequenos congressos e eventos corporativos de médio porte – que requerem hospedagem.
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Auditórios e teatros
Auditórios e teatros são espaços projetados para apresentações, discursos e performances. Ambos têm uma disposição fixa de assentos em formato de anfiteatro, o que proporciona uma visão clara do palco para todos os participantes do evento.
A estrutura de som e iluminação desses locais é altamente profissional, ideal para apresentações impactantes e palestras.
Vantagens
- Qualidade técnica: equipamentos audiovisuais de última geração, acústica otimizada e iluminação profissional;
- Foco na apresentação: a disposição dos assentos e a estrutura do palco criam um ambiente propício para palestras e apresentações, mantendo a atenção dos participantes;
- Capacidade: normalmente, comportam uma grande quantidade de pessoas.
Indicados para
Lançamentos de produtos, palestras, conferências, eventos motivacionais e treinamentos que demandam foco nas apresentações.
Salas de reuniões e escritórios compartilhados
Salas de reuniões e escritórios compartilhados são espaços menores, projetados para encontros privados. Esses locais geralmente estão localizados em centros de negócios ou coworkings, e são ideais para reuniões do conselho, apresentações para pequenos grupos e discussões estratégicas.
Vantagens
- Ambientes reservados: ideais para discussões confidenciais e de alta importância estratégica;
- Facilidade no agendamento: muitos desses espaços podem ser reservados por hora ou por dia, o que traz mais flexibilidade para o planejamento do evento;
- Custo-benefício: comparados a grandes centros de eventos, esses espaços são mais acessíveis financeiramente.
Indicados para
Reuniões da diretoria, encontros de negócios, workshops com um pequeno número de participantes e treinamentos privados.
Espaços para eventos corporativos ao ar livre
Eventos de negócios ao ar livre são uma tendência crescente, especialmente para atividades de integração de equipes, lançamentos de produtos em ambientes mais descontraídos e confraternizações da empresa.
Esses espaços para eventos corporativos podem incluir jardins, áreas verdes, terraços e até mesmo praias, dependendo da localização. Apesar do apelo estético e relaxante, esse tipo de evento exige um planejamento cuidadoso, principalmente em relação ao clima e possibilidade de chuva na ocasião.
Vantagens
- Atmosfera diferenciada: os ambientes naturais criam um clima mais leve e descontraído, ideais para promover interação e networking;
- Personalização: os espaços ao ar livre oferecem flexibilidade para a personalização da decoração para evento corporativo, ambientação e cenografia do evento corporativo;
- Atividades complementares: dependendo do local e ocasião, é possível incluir atividades como esportes, dinâmicas de grupo e team building.
Indicados para
Eventos de integração, confraternizações, festa de final de ano da empresa, lançamentos de produtos, eventos de networking e atividades de team building.
Locais culturais e históricos
Museus, galerias de arte, casarões históricos e outros locais culturais oferecem um ambiente diferenciado e sofisticado. Esses espaços para eventos corporativos trazem um toque de exclusividade e sofisticação, sendo ideais para empresas que desejam impressionar os seus convidados e criar uma experiência única!
Vantagens
- Ambientes exclusivos: a arquitetura e a história desses locais podem ser um grande atrativo para os participantes;
- Experiência memorável: eventos em espaços culturais costumam gerar um impacto marcante e duradoura nos participantes devido à atmosfera única;
- Sofisticação: ambientes perfeitos para eventos de alto padrão, em que a imagem e o prestígio da empresa são ainda mais fundamentais.
Indicados para
Coquetéis corporativos, lançamentos de produtos de luxo, jantares de gala, eventos de networking e premiações.
Espaços modulares
Espaços modulares, como pavilhões e galpões industriais, são altamente versáteis e podem ser adaptados para diferentes tipos de eventos corporativos. Também oferecem uma grande flexibilidade no layout, permitindo desde pequenas conferências até eventos de grande porte com estandes e exposições. A principal característica é a possibilidade de personalização total.
Vantagens
- Versatilidade de layout: os organizadores podem personalizar os espaços para eventos corporativos conforme a necessidade, criando ambientes totalmente personalizados;
- Grande capacidade: ideais para eventos que precisam de um espaço amplo e de diferentes áreas de atividades simultâneas;
- Infraestrutura: muitas vezes, esses locais podem ser equipados com cenografia personalizada e estruturas temporárias, dependendo da necessidade do evento.
Indicados para
Feiras, convenções, lançamentos de produtos, eventos de tecnologia e exposições.
Lugares alternativos
Lugares alternativos incluem espaços incomuns ou fora do circuito tradicional de eventos corporativos, como galpões desativados, bares, rooftops e navios. São ideais para empresas que desejam surpreender e proporcionar uma experiência diferenciada aos convidados!
Às vezes, esses locais são utilizados para eventos mais criativos, como lançamentos de produtos, festas de final de ano, ações de marketing de relacionamento ou de marketing de incentivo.
Vantagens
- Impacto visual: esses ambientes únicos ajudam a criar uma experiência inesquecível para os participantes;
- Diferenciação: por saírem do comum, espaços alternativos podem gerar mais engajamento e resultar em um evento inovador;
- Atmosfera descontraída: muitos desses espaços trazem uma estética mais informal e interativa, estimulando a socialização e a criatividade dos participantes.
Indicados para
Lançamentos de produtos, festas corporativas, eventos de marketing experiencial ou de networking e celebrações de conquistas empresariais.
Plataformas para eventos corporativos virtuais
Com o avanço da tecnologia e a necessidade crescente de eventos online, os “espaços” para eventos corporativos virtuais se tornaram uma opção viável e, muitas vezes, preferida pelas empresas.
Plataformas de videoconferência e/ou realidade virtual, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Hopin e Gather Town, permitem a realização de conferências, workshops, treinamentos e até feiras de negócios – todos online. Elas oferecem uma ampla gama de funcionalidades, incluindo salas de reuniões virtuais, transmissões ao vivo, interações entre participantes e estandes virtuais.
Vantagens
- Alcance global: participantes de diferentes localizações geográficas no Brasil e no mundo podem participar, sem a necessidade de deslocamento;
- Redução de custos: menos gastos com transporte, hospedagem, alimentação, aluguel de espaços para eventos corporativos e outros detalhes;
- Flexibilidade: os eventos podem ser gravados e disponibilizados depois para visualização, e o formato virtual também permite personalizações interativas;
- Engajamento tecnológico: ferramentas de interação online, como enquetes ao vivo, chats e redes sociais, por exemplo, facilitam a comunicação e a coleta de feedbacks em tempo real.
Indicadas para
Conferências internacionais, webinars, workshops online, lançamentos de produtos digitais, treinamentos corporativos, feiras virtuais de negócios e muito mais.
Como escolher o melhor entre os espaços para eventos corporativos?
Seja uma reunião, palestra, workshop ou festa de confraternização empresarial, o espaço para eventos corporativos deve ter a estrutura adequada, como área para alimentação, boa iluminação, acessibilidade, segurança e outros elementos importantes para o sucesso da estratégia. Portanto, independentemente do tamanho da empresa, os organizadores do evento precisam se atentar a alguns aspectos:
Localização estratégica
Primeiramente, considere se o espaço é bem localizado e de fácil acesso! Isso garante que os convidados cheguem com tranquilidade ao local, sem grandes atrasos ou intercorrências pelo caminho.
Verifique sempre se o ambiente escolhido se localiza próximo a ruas bem iluminadas e seguras, com linhas de transporte público e estacionamentos. É interessante, também, optar por lugares que tenham serviços essenciais por perto, como:
- Postos de gasolina;
- Restaurantes;
- Bancos;
- Farmácias;
- Mercados;
- Hotéis (caso o evento dure mais de um dia e as pessoas precisem de acomodação na região).
Segurança
Para o verdadeiro sucesso de um evento, a segurança é um aspecto fundamental. Além de confortáveis, as pessoas devem se sentir protegidas tanto dentro do espaço como nos arredores, ou seja, prefira um local em um bairro seguro e com equipamentos de segurança disponíveis, além de contratar profissionais de segurança.
Alvará de funcionamento
Para que o seu evento ocorra em conformidade com a lei, é essencial verificar se o alvará de funcionamento do local escolhido está em dia. Para obter a permissão, basta entrar em contato com a prefeitura da cidade em questão e fazer a devida solicitação. Também é possível exigir esse tipo de documentação antes mesmo de alugar o espaço.
Acessibilidade nos espaços para eventos corporativos
A acessibilidade em eventos garante que todos os participantes consigam chegar ao local e, ainda, utilizar com facilidade as suas instalações. Pessoas que usam cadeira de rodas ou com mobilidade reduzida, por exemplo, precisam de um espaço com rampas e elevadores para o deslocamento. Banheiros adaptados também são essenciais.
E que tal disponibilizar uma sala de descompressão e regulação emocional para pessoas neurodivergentes? Além disso, a acessibilidade que vai além do espaço físico também é importante, contemplando outras pessoas com deficiências invisíveis, como a surdez, por exemplo, disponibilizando transcrição em tempo real e intérprete de Libras.
Equipamentos e instalações
Por fim, mais um fator indispensável é conferir se o ambiente tem à disposição os equipamentos necessários para a execução do evento. Portanto, é imprescindível confirmar se as instalações elétricas e hidráulicas estão em perfeito funcionamento e se há pontos para conectar dispositivos como computadores, projetores, microfones, etc.
Outra dica é prevenir uma possível queda de energia na região. Para isso, é preciso checar se o espaço possui geradores e, assim, assegurar a realização de todas as atividades previstas. Além disso, é importante avaliar a conectividade do local e garantir que o Wi-Fi tem a capacidade de suprir a demanda dos convidados com uma rede segura.
Leia também o nosso post completo: “Como escolher o local para o evento corporativo”
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