A gestão de frotas envolvendo veículos corporativos é uma questão crítica para muitas empresas. A depender do controle e do gerenciamento empregados, podem ocorrer impactos reais nos custos operacionais do negócio, além de afetar a segurança de funcionários.
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Por isso, independentemente do segmento de atuação, as organizações que possuem frotas precisam implementar boas práticas de gestão para garantir:
- Maior economia;
- Aumento da eficiência da frota;
- Melhor experiência para os colaboradores que usufruem desses veículos.
O que é a Gestão de Frotas?
Basicamente, a gestão de frotas realiza todos os processos relacionados aos veículos de uma empresa. Este gerenciamento engloba diversos aspectos, como gestão de combustível, manutenção, pneus, multas, entre outras atividades.
Vale destacar que existem diferentes tipos de frotas, conforme a finalidade, como por exemplo:
- Frota para transporte de passageiros;
- Transporte de carga;
- Locação de veículos;
- Realização de serviços;
- Entregas e logística;
- Frota corporativa, que é o assunto deste artigo.
Essa frota corporativa conta com a utilização de veículos para objetivos comerciais no caso de funcionários em deslocamentos de trabalho, seja para comparecimento a eventos, reuniões, almoços de negócios, consultorias etc.
Estes veículos também podem ser de frota própria, terceirizada ou alugada.
Quais as vantagens de ter uma frota própria?
Atualmente, a frota nacional supera a marca de 115 milhões de veículos, segundo dados do IBGE. Os automóveis representam a maior parcela, com mais de 60,4 milhões de unidades.
Com uma frota própria, a empresa consegue centralizar essa logística de veículos e ter o controle de todos os processos referentes a esses carros. Como consequência, é mais fácil olhar de perto para os gastos associados a eles e minimizar os procedimentos de solicitação de reembolsos, além de ter maior precisão e eficiência nas operações que usam tais veículos.
Outro ponto positivo é a facilidade de adaptar a frota às necessidades da empresa, pensando em tipos de veículos, possibilidades de rotas e até na flexibilidade de horários de atuação.
A desvantagem é o investimento inicial ser alto, já que é necessário comprar várias unidades. No entanto, esse ‘gasto’, com certeza, se refletirá em economia no longo prazo, principalmente em organizações em que a demanda por transporte é constante.
A importância do gerenciamento eficiente de frotas
De olho neste cenário, é fundamental que as empresas realizem uma gestão de frotas eficiente. Imagine só deixar os veículos sem o controle correto no dia a dia, a depreciação será gigante, assim como o risco de ter problemas nos itens dentro do carro, gerando insegurança para os ocupantes.
Então, com um gerenciamento eficaz, é possível conquistar objetivos importantes como:
- Garantir a disponibilidade dos automóveis aos colaboradores para suas viagens, eventos, reuniões com clientes etc.
- Otimizar o uso dos veículos sem utilizações desnecessárias e não justificadas;
- Promover maior eficiência operacional, com rotas otimizadas;
- Manter a segurança dos motoristas e dos passageiros;
- Gerir os ativos da empresa de forma sustentável.
Principais desafios da gestão de frotas
Como o gerenciamento de frotas engloba muitos aspectos e processos, os desafios também são gigantes, envolvendo por exemplo, combustível, manutenção, multas e sustentabilidade. Mas podemos dizer que um dos principais obstáculos é o mau uso dos veículos.
Isso porque pode se ter procedimentos bem alinhados e ótimas ferramentas tecnológicas. Porém, se as pessoas colaboradoras não tiveram consciência de como utilizar da melhor forma, nada adiantará.
É essencial investir no treinamento dos profissionais para garantir a conscientização de todos na adoção das boas práticas quanto ao uso dos veículos. Deve-se informar e comunicar os funcionários, de maneira simples e clara, sobre as condições para a utilização do carro, evitando problemas e mal-entendidos.
Neste sentido, uma política de frotas pode ser muito útil para orientar a todos. Vale a pena também realizar capacitações sobre conservação adequada dos automóveis, direção responsável e segura.
Outro desafio cada vez mais relevante é a questão da integração de tecnologias na gestão de frotas. Assim, é possível:
- Trazer maior eficiência operacional;
- Aumentar a segurança;
- Facilitar a rotina na reserva e no uso de transporte corporativo.
Saiba mais: Direitos de quem viaja a trabalho usando carro particular: o que diz a CLT
Como fazer gestão de frotas com qualidade
Agora, para solucionar os principais desafios e alcançar benefícios significativos, as empresas devem focar em estratégias para aumentar a utilização dos veículos e minimizar os custos envolvidos na gestão de frotas. Isso vale para frotas de todos os tamanhos, desde poucos carros a dezenas de automóveis.
O foco será sempre fazer o máximo para melhorar a operação. Dessa forma, confira 5 ações indispensáveis:
1. Invista na elaboração de uma política de frotas assertiva
Assim como a política de viagens traz todos os parâmetros, direitos e deveres de colaboradores e da empresa no deslocamento a trabalho, a política de frotas é um documento igualmente importante.
Por meio dela, é possível orientar sobre o uso correto dos veículos da organização, sendo compartilhada com todas as áreas e profissionais envolvidos na solicitação de carros para utilização.
Inclusive, ao envolver departamentos de recursos humanos e compliance, por exemplo, você consegue assegurar maior assertividade no cumprimento das regras pelos colaboradores.
2. Monitore os custos com a manutenção da frota
Ter uma frota de veículos demanda um olhar cuidadoso para a conservação dos automóveis, fazendo as manutenções preventivas previstas, a fim de evitar sustos e surpresas. Além do que, corrigir erros nos veículos com antecedência reduz o agravamento do problema, minimizando custos que podem ser maiores caso nada seja feito.
Então, defina uma política de manutenção preventiva e acompanhe os prazos para realização delas, facilitando a previsão de gastos.
3. Capacite e treine os motoristas e os colaboradores com regularidade
O treinamento dos motoristas da frota ajuda a promover maior segurança no transporte. As capacitações podem englobar temas como manutenção, legislação de trânsito, segurança, processos da empresa etc. É bom lembrar que essa qualificação deve ser contínua e constante, até porque as leis são atualizadas com frequência.
É positivo também treinar os colaboradores, caso não se tenha condutores profissionais e eles sejam os responsáveis por reservar e dirigir os veículos.
4. Otimize as rotas e garanta uma operação mais eficiente
Com sistemas de roteirização e análise de dados, é possível otimizar as rotas de deslocamento, encurtando a distância percorrida e o tempo de viagem, economizando até mesmo no combustível.
5. Utilize a tecnologia na gestão de frotas
As ferramentas tecnológicas podem auxiliar e muito na operação e na gestão de frotas. Aplicativos com soluções integradas podem facilitar a experiência do usuário na reserva de automóveis e dos gestores no gerenciamento dos veículos.
O novo superApp o C+, da Copastur, por exemplo, conta com o Minha Frota. Trata-se de um produto de mobilidade corporativa que possibilita o gerenciamento de reservas de veículos da frota própria da empresa.
Conheça o Minha Frota
Com o Minha Frota, os funcionários da empresa poderão selecionar dia, horário e local para retirada e devolução de veículos disponíveis na frota própria. O que permite programar melhor as suas reservas e planejar suas atividades que necessitem de deslocamento.
Os gestores, por sua vez, poderão gerenciar os locais de reserva, os veículos disponíveis, as reservas dos colaboradores e visualizar relatórios gerenciais. Como resultado, o Minha Frota promove diversos benefícios na gestão de frotas:
- Facilidade no planejamento e gerenciamento de reservas;
- Melhor organização do fluxo de reservas;
- Aumento da produtividade dos responsáveis pela gestão de frotas.
Veja outras ferramentas do superapp C+
No entanto, vale destacar que o Minha Frota é um complemento na jornada de mobilidade corporativa do seu negócio. Com o superapp C+, é possível ir além da gestão de frotas e ter acesso ao:
- Mobilidade: solicitar corridas com motoristas dos principais apps de transporte, salvar destinos frequentes e ter um histórico de viagens;
- CopasturCard: monitorar e gerenciar extratos de despesas corporativas diretamente pelo app;
- Minhas Viagens: gerenciar todas as suas viagens corporativas em um só lugar.
O C+ se une às diversas marcas e serviços da Copastur para viagens corporativas, eventos, incentivo, live marketing e muito mais, sendo um parceiro estratégico para facilitar deslocamentos e gerenciamento de despesas.
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