Quando se trata de planejar um evento de qualquer tipo, o sucesso vai muito além da escolha do espaço e do buffet, principalmente para uma empresa. É essencial considerar diversos fatores, que vão desde a inovação na decoração para evento corporativo até ativações criativas e experiências memoráveis para as pessoas participantes. Dar asas à imaginação, junto a estratégias eficazes, é algo que faz toda a diferença no resultado, transformando a ocasião.
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Que tal engajar mais o público-alvo, atingir os objetivos planejados e maximizar o impacto dos eventos corporativos? Neste post, preparamos dicas e ideias valiosas para fugir do óbvio e elevar o seu evento a um novo patamar, com muita criatividade. Ofereça experiências únicas que vão capturar a atenção, inspirar e deixar uma marca duradoura em todos os envolvidos. Confira!
Dicas e ideias muito além da decoração para evento corporativo
Inove na escolha do local
Para transformar a ocasião para melhor, o primeiro passo é repensar o local do evento. Optar por um espaço diferenciado pode trazer uma nova energia e aumentar o impacto do evento! Considere lugares alternativos e inovadores, como resorts, hotéis que já oferecem uma estrutura completa, restaurantes exclusivos, espaços de coworking, parques ou até mesmo jardins.
“Por outro lado, se uma empresa sempre faz eventos em um hotel, por exemplo, por que não mudar um pouco e escolher um local com uma experiência gourmet, onde é possível cozinhar e também fazer uma reunião de negócios? Ou optar por um museu repleto de arte? Há diversas opções de lugares mais disruptivos, com características distintas, para um cliente fugir do óbvio”, afirma Rafael Leonildo, Gerente Comercial de Eventos na Copastur.
Essas opções diferentes não apenas quebram a rotina, mas, também, oferecem uma excelente oportunidade de montar uma decoração para evento corporativo que destaque ainda mais o ambiente. No entanto, é essencial garantir que a escolha seja coerente com o público-alvo e a logística do evento seja bem planejada para garantir conforto e praticidade para todas as pessoas participantes.
Insira o tema na decoração para evento corporativo
Em vez de padronizar a decoração para evento corporativo apenas com a paleta de cores e o logo da empresa, transforme a cenografia do evento em uma verdadeira imersão no tema. Se o objetivo for criar um ambiente mais acolhedor, por exemplo, considere posicionar cadeiras em volta do palco, e não todas na parte da frente, se for possível.
Além da decoração para evento corporativo, a temática da ocasião pode ser refletida no buffet, nas músicas ou no show ao vivo, na atuação dos palestrantes e outros profissionais presentes, etc. Se você oferece um serviço específico, por que não o demonstrar ao vivo ou fazer algo relacionado a isso de maneira criativa? Até mesmo o mapa do evento pode ser elaborado de forma diferenciada.
Explore temas inesperados
Outra tendência do momento de decoração para evento corporativo, principalmente no exterior, é o conceito de “inception”, que consiste em incorporar uma temática inesperada dentro de um evento. Por que não fugir do tradicional e surpreender os participantes com uma abordagem única para eventos que normalmente seguem o mesmo formato? Essa inovação pode fazer toda a diferença na percepção e sucesso do seu evento corporativo.
Não se esqueça do storytelling
Para o sucesso do seu evento corporativo, atingindo os objetivos planejados a partir de momentos inesquecíveis, o storytelling é essencial. Antes de tudo, esse evento deve envolver, encantar e captar a atenção dos participantes, o que requer uma história e um tema bem elaborados e coesos. Comece pelo save the date e pelo próprio convite do evento, antes mesmo de pensar na decoração para evento corporativo! Se for físico, opte por algo que possa ser guardado depois, como uma caixa com uma experiência sensorial ou interativa, em vez de um simples papel descartado e poluente. Se for digital, considere um game ou um formato inovador que engaje os participantes desde o início.
Na data, aproveite os recursos audiovisuais para exibir teasers e vídeos impactantes, seja em um telão estrategicamente posicionado ou por meio do envio de conteúdos e lançamentos em primeira mão diretamente para os celulares de quem estiver presente ali. Isso cria uma sensação de exclusividade e gera um impacto emocional com o poder de inspirar as pessoas.
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Preze pelo conforto do público
Para garantir uma experiência mais aconchegante e agradável, escolha os fornecedores ideais e considere substituir algumas das tradicionais cadeiras por pufes, poltronas e sofás, caso isso seja possível. Esses móveis trazem um ar mais descontraído e permitem que as pessoas convidadas se sintam à vontade. Se esse formato não se encaixar ao seu evento, vale criar uma área de descanso e/ou recreativa, equipada com sofás, máquinas de café, tomadas, carregadores de celular e até mesmo redes! Afinal, uma decoração para evento corporativo que inclua esses elementos pode melhorar o conforto e promover pausas para relaxamento entre momentos de atenção e foco, algo importante para o cérebro assimilar melhor as informações.
Invista em stands criativos e espaços “instagramáveis”
Luzes, formatos, telas, cores… A imaginação é o limite! Se você deseja tornar o seu evento memorável, aposte em stands criativos e espaços “instagramáveis”. A decoração para evento corporativo pode ser potencializada com tons vibrantes, letreiros, telões com formas diferentes, itens chamativos e coisas que remetam à marca/empresa de forma original, como uma grande marca de calçados que montou um stand em forma de caixa de tênis, por exemplo.
Explore efeitos visuais e ilusões de ótica surpreendentes, com telões que não apenas exibam conteúdo, mas, também, ocupem um espaço maior e criem ambientes imersivos. É possível projetar um grande portal, um corredor temático, uma linha do tempo, sessões de cinema com pipoca, mensagens escondidas no estilo de caça ao tesouro com prêmios, um jogo com touchscreen ou até mesmo uma imagem que passe a sensação de estar em um local como um castelo. Proporcione experiências como playgrounds, jornadas do cliente interativas e escape games!
Ativações de marca como túneis, pop-ups e atividades de live marketing também podem dar um toque especial à decoração para evento corporativo. Outra tendência atual é montar ambientes que incentivem o compartilhamento de fotos nas redes sociais. Indo desde espelhos com frases inspiradoras até paredes divertidas e itens como balanços, esses espaços atraem a atenção dos participantes e ajudam a promover o evento online em tempo real, gerando mais engajamento e visibilidade orgânica.
“No caso de um stand com ativações de marca, ações que você promove para que as pessoas ali presentes engajem com o seu produto ou serviço, também dá para inovar. Indo além de apenas entregar um brinde, é possível criar uma gamificação, trabalhar com realidade aumentada com um determinado produto, trazer jogos digitais ou até mesmo analógicos para o espaço”, explica Rafael Leonildo.
Conheça o trabalho da Copastur no evento de uma cliente, um dos vários cases de sucesso da nossa marca MICE, com ativações de live marketing:
Promova palestras interativas
Para criar uma conexão mais forte entre o público e as pessoas palestrantes do seu evento, utilize a tecnologia como aliada, não apenas na decoração para evento corporativo. Incorpore totens, óculos de realidade aumentada, roletas interativas, games ou tablets para um quiz ao vivo. Uma pregunta de um palestrante durante uma palestra, com um QR Code no telão chamando o público para responder rapidamente pelo celular em um formulário e ganhar prêmios, capta leads e engaja ali mesmo.
Já fizemos essa ativação na convenção anual da Copastur, Colab 2024, anunciando os ganhadores ao final da palestra, e foi um sucesso! A própria apresentação projetada na tela, em vez de simples e mais do mesmo, pode ter slides inovadores e originais; e as perguntas dos convidados podem ser enviadas digitalmente, de forma mais organizada, criando uma fila virtual.
Considere a ideia de seminários silenciosos
Uma tendência crescente no exterior, muito além da decoração para evento corporativo, é o seminário silencioso, em que o palestrante se encontra em uma sala à prova de som enquanto os participantes usam fones de ouvido. Essa abordagem melhora o foco no conteúdo e é especialmente benéfica para pessoas neurodivergentes e/ou com sensibilidade auditiva. Além disso, você ainda pode ampliar o alcance do seu evento com uma transmissão em formato de podcast ou live para convidados virtuais, garantindo que todo mundo tenha acesso ao conteúdo de forma inclusiva e adaptada às próprias necessidades.
Prepare uma sessão surpresa
Apresentar algo que não foi divulgado anteriormente para o público na programação do evento pode ser uma ótima ideia! Além de surpreender na decoração para evento corporativo, vale a pena gerar aquele fator “uau” com um espaço ou sessão surpresa. Que tal criar uma sala interativa, com uma decoração para evento corporativo que permita aos convidados o envolvimento em atividades como artesanato ou outras oficinas criativas? Alguém fazer o próprio objeto personalizado que remeta à sua marca ou empresa e levar para casa, por exemplo, ultrapassa as fronteiras do evento com sucesso.
Outras boas opções são exposições, um painel gigante para colorir ou pintar e uma raspadinha na parede. Retomando a ideia do espaço “instagramável”, por que não surpreender usando esse ambiente? Uma cabine/painel para tirar fotos ou que grave vídeos 360°, com o logo da sua empresa no fundo, também é ideal para aumentar o compartilhamento orgânico e em tempo real nas redes sociais.
Use aplicativos e a gamificação a seu favor
Maximize a eficácia do seu evento em todos os sentidos, e não apenas na decoração para evento corporativo, ao utilizar aplicativos! Disponibilize o cronograma por meio de um app, garantindo fácil acesso aos participantes e obtendo dados valiosos para aprimorar a ocasião com base nas expectativas e preferências do público, como a quantidade de pessoas por palestra. Os aplicativos também podem ser uma ferramenta poderosa para gamificação, adicionando elementos para explorar novos produtos ou serviços e criando um clima de competição saudável, o que deixa tudo mais dinâmico e divertido.
Em um app, você também pode implementar sistemas que atribuam pontos para ações como networking, visitas aos stands, envio de depoimentos e sugestões, avaliações e compartilhamento nas redes sociais. Assim, o ranking das pontuações dos participantes mais engajados pode aparecer no telão, oferecendo a possibilidade de troca por prêmios ao final do evento ou até mesmo de escolha de uma ONG para a doação de algum valor convertido a partir desses pontos.
Facilite o networking
Falando em networking, lembre-se de criar espaços com horários específicos para a interação entre as pessoas convidadas, além de disponibilizar uma internet de qualidade. Uma ideia eficaz é promover um coffee break e/ou um happy hour, propiciando o cenário ideal para o fortalecimento de conexões profissionais. O próprio aplicativo do evento pode facilitar o networking e a marcação de pontos de encontro para boas trocas. Outras dicas infalíveis são dinâmicas de grupo, rodas de discussão divididas por tema e o fortalecimento do team building para integrar as equipes. Tudo isso enriquece a experiência geral da ocasião, indo muito além apenas da decoração para evento corporativo.
Leve o ESG para a prática
ESG pode – e deve – estar presente nos eventos, também! A incorporação dos princípios ambientais, sociais e de governança não é apenas uma tendência. Promover uma experiência inclusiva, sustentável e responsável deveria ser um pré-requisito em qualquer evento, principalmente corporativo! Acessibilidade, diversidade e sustentabilidade precisam estar em todas as etapas e no resultado.
Você sabia que há empresas com vários tipos de serviços, como fotografia e massagem, compostas por pessoas com deficiência, para atuar nos seus eventos? Também existem muitos mestres de cerimônia, recepcionistas e palestrantes incríveis das comunidades preta, LGBTQIAP+, 50+ e outras, que você pode prestigiar e contratar, variando as perspectivas trazidas. Busque conhecer o seu público e se lembre de disponibilizar, de acordo com a necessidade, telões, intérprete de Libras, transcrição em tempo real, legendas nos vídeos exibidos, rampas de acessibilidade, fone abafador de ruído, etc. Outra ideia simples, mas que pode causar um impacto enorme no final, é arrecadar 1 kg de alimento por pessoa convidada para alguma ONG.
E, falando no E da sigla ESG, por que não oferecer um menu vegetariano ou até mesmo 100% à base de plantas, usar copos biodegradáveis e outros materiais eco-friendly e colocar lixeiras de recicláveis? Integrar essas práticas enriquece a vivência das pessoas participantes no evento e, ainda, demonstra o compromisso da sua empresa com a responsabilidade social e ambiental.
Proporcione experiências gastronômicas
Fuja do óbvio no buffet! Para tornar a experiência do público verdadeiramente memorável, bem além da decoração para evento corporativo, pense fora do comum. Converse com os profissionais do serviço de catering e considere oferecer um menu de finger foods ou até mesmo plant-based! Outra ideia é optar pela gastronomia temática, com pratos típicos de uma região específica, adicionando um toque cultural ao seu evento.
Você também pode inovar no coffee break, com uma proposta diferenciada, como sucos, cafés, chás e outras bebidas temáticas, ou seja, personalizando o cardápio com nomes, cores e sabores que remetam à sua empresa ou aos seus produtos/serviços. “Ser inovador nem sempre é ser digital, é ser disruptivo, pensando fora da caixa. Outro dia, fiquei sabendo de um case de uma empresa que conseguiu um lote exclusivo de um famoso refrigerante com a cor da sua marca, o que pode parecer simples, mas é impactante e inovador para o público”, complementa Rafael.
Não se esqueça de perguntar aos convidados sobre restrições e intolerâncias alimentares por meio de um formulário prévio, que pode ser o próprio form de RSVP, para preparar opções vegetarianas, veganas, sem lactose, sem glúten e sem ingredientes alergênicos na ocasião. Isso vai tornar o seu evento ainda mais inclusivo e agradável!
Surpreenda com um brinde criativo
O principal objetivo dos brindes nos eventos corporativos é reforçar a imagem da sua empresa e garantir que a ocasião seja lembrada de forma positiva, estabelecendo uma conexão mais duradoura. Com isso em mente, escolha itens que capturem a essência da ocasião, assim como já fez na decoração para evento corporativo, e que vão poder realmente ser usados pelos participantes depois, sem se esquecer de inserir a logomarca da sua companhia.
Bônus: faça ativações com parceiros e patrocinadores
Por fim, oferecer oportunidades de ativação de marca para parceiros e patrocinadores da sua empresa, criando uma experiência inesquecível em conjunto, pode ser uma ótima ideia. Sejam workshops, plataformas interativas, cabines de vídeos ou outros tipos de espaços, o importante é aproveitar o que aquela organização parceira tem a oferecer para complementar o seu evento corporativo e unir forças de alcance e divulgação.
Como a Copastur MICE te ajuda a promover um evento corporativo criativo?
Nós, da Copastur MICE, somos especialistas em criar eventos corporativos criativos e inesquecíveis, cuidando de cada detalhe para garantir o sucesso da ocasião. Sim, temos soluções para todos os itens citados neste post! Desde o planejamento inicial, pré-produção, análise de fornecedores e logística até a decoração para evento corporativo, execução completa na data do evento e o acompanhamento pós-evento, incluindo pesquisas de satisfação, nossa equipe está sempre atenta às tendências do setor e preparada para gerenciar todas as etapas com excelência.
“Produzir experiências que gerem valor para o seu público-alvo é a chave. Antes de tudo, precisamos ouvir a voz do cliente, ou seja, descobrir como essa empresa se comunica, o que faz, quais são as suas expectativas, qual é o seu perfil corporativo e como essa organização se posiciona para o mercado. Ao compreendermos as características do cliente, aí sim, podemos propor o diferente e oferecermos a consultoria”, finaliza Rafael Leonildo, nosso Gerente Comercial de Eventos.
Ao contar com a nossa expertise, a sua empresa pode focar nas estratégias de negócios e nos objetivos que deseja alcançar, enquanto nós cuidamos da complexidade de toda a logística do evento. A organização e execução fica por conta da Copastur Eventos, as experiências inesquecíveis são realizadas pela nossa marca de Incentivo e, a tecnologia interativa, por Live Marketing.
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