Organizar uma viagem a trabalho bem-sucedida passa, necessariamente, por muitos cuidados na etapa de planejamento e bastante preparo de quem se responsabiliza por ela.
Desde a compra das passagens aéreas e hospedagem até a definição de um roteiro eficiente, cada etapa contribui para o sucesso da missão. Afinal, para evitar imprevistos, gastos desnecessários e complicações, é preciso que a gestão se atenha às estratégias da empresa, objetivo, orçamento da viagem, relação com stakeholders e fornecedores e, antes de tudo, documentação.
Se você está responsável por fazer o planejamento de uma viagem corporativa e não sabe como organizar os documentos para que as pessoas colaboradoras cumpram o propósito do deslocamento, nós podemos te ajudar. Confira o guia completo sobre documentação para viagem a trabalho!
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O que é e o que diz a CLT sobre viagem a trabalho?
A viagem a trabalho é o deslocamento realizado por pessoas empregadas, em nome de suas empresas, com o objetivo de cumprir tarefas profissionais, como visitar clientes, participar de reuniões ou eventos.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o tempo gasto no deslocamento durante essas viagens deve ser considerado como parte da jornada de trabalho, ao contrário do trajeto habitual entre a residência e o local de trabalho, que não é contabilizado. Além disso, as pessoas trabalhadoras têm direito ao reembolso de despesas relacionadas ao transporte, alimentação e hospedagem, bem como a condições adequadas de trabalho e segurança durante a viagem.
A legislação brasileira também prevê que horas extras podem ser contabilizadas se o tempo total exceder as 44 horas semanais ou ocorrer fora do horário normal.
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Como a documentação para viagens deve ser considerada no planejamento corporativo?
A documentação para viagens precisa ser priorizada dentro de um planejamento corporativo, pois questões burocráticas como atraso ou falta de algum documento podem causar problemas no embarque, cancelamentos e até mesmo trazer prejuízos para o orçamento anual da empresa.
Assim, procure tirar as suas dúvidas em relação a vistos, normas, vacinas, passaporte e outros assuntos com bastante antecedência, de forma que você possa priorizar a emissão dos documentos necessários e evitar contratempos!
Quais são os documentos necessários para uma viagem a trabalho?
Ter toda a documentação em dia para a viagem a trabalho é um pré-requisito para que os seus negócios fluam bem e para que funcionários consigam transitar tranquilamente pelo local de destino. Isso também facilita o acesso a uma série de serviços, como hospitais e delegacias, que podem ser primordiais para a segurança da pessoa colaboradora. Saiba como se preparar!
Viagens nacionais
Para viagens nacionais, a Agência Nacional de Aviação Civil (Anac) determina que os passageiros brasileiros apresentem documento oficial com foto. Recomenda-se, também, portar uma cópia autenticada ou versão digital oficial/versão eletrônica dos seguintes documentos:
- Carteira de identidade (RG), expedida pela Secretaria de Segurança Pública;
- Cartão de identidade, expedida pelo Ministério ou outros órgãos subordinados à Presidência da República;
- Carteira de trabalho;
- Carteira nacional de habilitação (CNH).
Vale prestar atenção ao certificado de vacinação, exigido em algumas localidades, conforme explicaremos adiante.
Viagens internacionais
Uma viagem corporativa internacional exige um cuidado extra em relação aos documentos. Abaixo, listamos o passo a passo e demos dicas valiosas:
Verifique o visto
A exigência de visto para pessoas brasileiras em viagens a trabalho varia significativamente de país para país. Mesmo que um determinado local não exija visto para turistas do Brasil, isso não significa que a mesma regra se aplique a viagens a trabalho. A necessidade de um visto específico para trabalho é determinada pelas leis imigratórias de cada nação e pode depender de fatores como a duração da estadia, o tipo de trabalho a ser realizado e a empresa contratante.
Dessa forma, é importante consultar a embaixada ou consulado do país de destino com antecedência para obter informações precisas sobre a documentação necessária e os procedimentos a serem seguidos. Na Copastur, cuidamos de todos os detalhes para que você não precise se preocupar com burocracias!
Confira o seu passaporte
Indivíduos brasileiros que precisam viajar para um destino internacional devem ter em mãos um passaporte nacional válido. Emitido pelo Departamento de Polícia Federal do Brasil, tem validade de 10 anos a partir da data de emissão.
Nos países do Mercosul, como Uruguai, Bolívia, Peru, Venezuela, Colômbia, Equador, Paraguai e Argentina, a carteira de identidade civil também é aceita como documento de viagem. Carteiras profissionais e de motorista não são admitidas para esse fim.
Atente-se aos documentos para o embarque
Para os voos que saem do Brasil, o que vale são as diretrizes da regulamentação brasileira. Para voos que saem de outros países, incluindo as conexões, valem as normas do local de origem da viagem. Por isso, é preciso prestar muita atenção!
No Brasil, para o embarque, é necessária a apresentação de um documento de identificação, tanto para o momento de embarque quanto para a etapa de avaliação para imigração.
O check-in online também requer atenção. Em alguns países, como os EUA, por exemplo, não é válido para o embarque, ou seja, nesses locais, a pessoa colaboradora precisa se preparar para fazer o check-in no aeroporto.
Conte com um seguro viagem
Por maior que seja a sua prevenção, qualquer ser humano está sujeito a imprevistos. Em destinos internacionais, os planos de saúde brasileiros não têm validade e, em casos de emergência, as burocracias diplomáticas podem gerar muitos problemas.
O seguro viagem corporativo opera como um plano de saúde temporário, cobrindo internações e medicamentos, e oferece garantias para indenizações em diversos tipos de acidentes. Também cobre o cancelamento de voo por parte da pessoa segurada (em caso de doença ou morte de parentes de primeiro grau), atraso e perda de bagagem, entre outros percalços.
Esse tipo de seguro é obrigatório para os países que fazem parte do Tratado de Schengen (pertencentes à Europa) e para o Equador. Contudo, vale fazer uma consulta sobre o local de destino.
Recomendamos fortemente que a empresa contrate o seguro viagem até mesmo quando a pessoa colaboradora estiver indo para um destino que não tenha essa exigência. Como já alertamos, adversidades acontecem e, além de grande desconforto para funcionários, podem gerar empecilhos para os negócios.
Considere que o barato pode sair caro, já que, caso algum problema aconteça e a pessoa colaboradora precise realizar despesas médicas, em um país como os EUA, por exemplo, podem chegar a 10 mil dólares. Para acionar o seu seguro viagem, basta estar com a apólice em mãos. Uma agência especializada em viagens corporativas, como a Copastur, pode ajudar na escolha da melhor opção!
Cheque a necessidade de vacinação
Alguns países (e estados brasileiros) exigem que a pessoa visitante esteja devidamente vacinada para ficar imunizada contra doenças endêmicas. Para ir até esses locais, é preciso apresentar um certificado de vacinação para o embarque: o Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP).
Para agilizar a obtenção desse certificado, você deve fazer um pré-cadastro no site da Anvisa, clicando em “cadastrar novo”. A emissão do CIVP é gratuita. Para retirar o certificado, você deve apresentar documento de identificação, o cartão nacional de vacinação e um comprovante da viagem como uma reserva ou relacionados.
Procure tomar a vacina exigida com antecedência. A vacina da febre amarela, por exemplo, deve ser tomada pelo menos 10 dias antes da viagem. Essa exigência pode variar de acordo com uma série de condições. Verifique periodicamente quais são as vacinas obrigatórias e reúna informações sobre hospitais, postos de saúde e centros de vacinação para proteger as pessoas colaboradoras em uma viagem a trabalho.
Como o PassForAll da Copastur ajuda na documentação para viagem a trabalho?
O PassForAll da Copastur simplifica e otimiza o processo de documentação para viagens a trabalho, garantindo praticidade e conformidade. Ajudamos você a se livrar da burocracia e garantir que todos os documentos da equipe estejam em ordem, evitando imprevistos e atrasos na viagem.
O serviço inclui a verificação das exigências de cada destino, o preenchimento de formulários e a solicitação de vistos, até mesmo aqueles mais complexos, além de oferecer orientações sobre os documentos necessários para o embarque e dar suporte às pessoas colaboradoras da sua empresa. Ao contar com o PassForAll, você pode focar no que realmente importa: a estratégia e o sucesso da sua viagem a trabalho.
Como você pôde perceber ao longo deste post, a documentação necessária para fazer uma viagem a trabalho exige atenção no seu planejamento corporativo. A contratação de um serviço especializado como o nosso proporciona mais tranquilidade e uma experiência positiva.
Conheça agora mesmo as soluções para viagens corporativas da Copastur e otimize as viagens da sua empresa, transformando cada deslocamento a trabalho em um verdadeiro sucesso!
