Um evento de relacionamento traz diversos benefícios para as organizações como fidelizar clientes, estabelecer parcerias valiosas com fornecedores, melhorar sua prospecção de talentos e, claro, fortalecer sua reputação perante o mercado!
Esses encontros podem assumir diversos formatos, como jantares corporativos, workshops, happy hours, confraternizações ou experiências exclusivas, sempre com o objetivo de criar um ambiente propício para a troca de ideias e o fortalecimento de laços.
Além de estreitar relacionamentos, esses tipos de eventos oferecem uma oportunidade valiosa para reforçar o branding da empresa, apresentar novidades e coletar feedbacks, contribuindo para uma comunicação mais próxima e personalizada.
Neste post, nós iremos explorar o universo dos eventos de relacionamento, onde abordaremos desde o conceito, benefícios, como organizar e divulgar. Boa leitura!
O que é um evento de relacionamento
Um evento de relacionamento é uma estratégia de marketing de relacionamento que visa fortalecer os laços entre uma empresa e seus stakeholders, como clientes, colaboradores, fornecedores e investidores, sendo uma oportunidade para criar conexões mais profundas, construir confiança e fidelizar o público-alvo.
Através de atividades interativas, networking e comunicação personalizada, as empresas buscam construir um relacionamento duradouro e significativo com seus públicos, destacando a importância de cada indivíduo para o sucesso do negócio.
Formatos de eventos de relacionamento
Os eventos de relacionamento podem assumir diversos formatos, dependendo do público-alvo e dos objetivos da organização. Entre os mais comuns estão:
1. Jantares corporativos
Os jantares corporativos são eventos formais ou semiformais que reúnem colaboradores, parceiros ou clientes em um ambiente mais intimista e descontraído.Eles são ideais para discussões estratégicas, celebrações de conquistas ou fortalecimento de laços profissionais e são realizados em restaurantes ou espaços sofisticados.
Esse formato de evento corporativo oferece um momento exclusivo para interação, troca de ideias e reforço de relações de maneira personalizada e cuidadosa, deixando uma impressão positiva e duradoura nos participantes.
2. Workshops e seminários
Workshops e seminários são formatos que combinam relacionamento com aprendizado. Esses eventos permitem que empresas compartilhem conhecimento, tendências ou novas soluções, enquanto criam um ambiente para networking entre os participantes do evento.
Ao promover discussões interativas ou palestras inspiradoras, as organizações se posicionam como referências no setor, ao mesmo tempo em que estreitam laços com seu público por meio de uma experiência enriquecedora e colaborativa.
3. Happy hours
Os happy hours são eventos informais realizados, geralmente, ao final do dia, em bares ou espaços descontraídos. Esse formato é perfeito para fortalecer conexões entre colegas de trabalho, clientes ou parceiros em um ambiente relaxado e sem a formalidade dos encontros tradicionais.
Eles ajudam a humanizar as relações, promovem conversas espontâneas e criam uma atmosfera leve, ideal para a construção de confiança e proximidade.
4. Experiências personalizadas
As experiências personalizadas, como uma viagem de incentivo, day spas ou passeios exclusivos, são projetadas para oferecer momentos únicos e diferenciados para os participantes.
Esse formato demonstra um cuidado especial com o público-alvo, criando memórias marcantes e reforçando a sensação de exclusividade e valorização. É especialmente indicado para clientes VIPs, parceiros estratégicos ou colaboradores de destaque, promovendo uma relação ainda mais próxima e especial.
5. Confraternizações
As confraternizações, como festas de final de ano da empresa, aniversário da organização ou celebrações de metas alcançadas, são eventos sociais que promovem integração e reconhecimento. Essas ocasiões permitem que colaboradores, parceiros e clientes celebrem juntos, em um clima de união e descontração.
Além de motivar equipes e reforçar a cultura organizacional, as confraternizações criam oportunidades para reconhecer conquistas e fortalecer os laços com todos os envolvidos.
Como organizar um evento de relacionamento
Organizar um evento de relacionamento requer a elaboração de um planejamento estratégico para o evento e a criação de um ambiente que fomente conexões significativas entre os participantes.
O primeiro passo é definir o objetivo do evento, como fortalecer parcerias, atrair novos clientes ou engajar colaboradores. Em seguida, escolha um local adequado para o evento, que seja confortável, acessível e esteja alinhado com a proposta do encontro.
Elabore uma programação dinâmica para o evento, com atividades que estimulem a interação, como palestras, workshops ou momentos de networking. Além disso, personalize os detalhes, como decoração, brindes e catering, para criar uma experiência memorável e alinhada à identidade da empresa.
Outra etapa importante é o cuidado com a divulgação. Abaixo listamos as principais que podem ser realizadas nesta etapa. Confira!
Como divulgar o evento?
- Mantenha uma boa base de contatos
Para garantir que seu evento seja um sucesso, é preciso convidar as pessoas certas. Com uma boa gestão de contatos, a empresa consegue visualizar o perfil dos seus clientes, fornecedores e parceiros para, assim, desenhar o tipo de evento que pode atrair esse público.
Lembrando que uma boa base de contatos deve incluir informações relevantes sobre as pessoas, como telefone, e-mail ou endereço. Portanto, manter esses dados atualizados é o mínimo que sua empresa precisa fazer para garantir que o convite perfeito chegue no alvo adequado no tempo e no momento certos.
- Use as redes sociais a seu favor
Ao contrário do que muita gente pode pensar, o bom uso das redes sociais não é traduzido apenas no número de seguidores que sua página institucional tem. Na verdade, essa estratégia exige interação constante com o público, a fim de construir diariamente um relacionamento que pode ser concretizado com a realização do evento.
Nessas horas, vale divulgar a realização do evento da empresa no X (antigo Twitter), Instagram, criar um convite no Facebook e distribuir ingressos nas próprias redes sociais. Além disso, essas plataformas também costumam oferecer opções pagas ou não de divulgação, aumentando a capacidade da empresa em atingir um público elevado.
Também vale criar ações especiais para a internet, oferecendo atrações ou ingressos a mais para seus seguidores nas redes ou atrelando a entrada no evento a curtidas na página ou ao compartilhamento do link na página pessoal, por exemplo.
- Defina com cuidado seu público-alvo
Sempre é bom lembrar que qualidade é muito diferente de pura quantidade. Pense bem: pouco adianta ver a sala de convenções da sua empresa lotada de estudantes da graduação se o evento que você está promovendo tem como objetivo atrair grandes investidores para o negócio. Focar no público-alvo que você deseja atrair para seu curso, sua conferência ou seu treinamento ajuda a desenhar a identidade do evento e seu planejamento estratégico de divulgação, o que influencia desde a escolha de meios para a promoção, passando pela linguagem usada até chegar à forma de envio dos convites.
Se você precisa atrair jovens, por exemplo, pode investir em estratégias de divulgação mais ligadas às redes sociais — como Instagram, Facebook ou Snapchat. Já se sua clientela é mais conservadora, vale o e-mail marketing e, em alguns casos, até a entrega de um convite do evento corporativo tradicional, com papel e selo.
A divulgação assertiva diminui os gastos do budget do evento, garante a agilidade do processo e dá ao evento um clima de exclusividade que fará com que seus convidados se sintam requisitados e prestigiados simplesmente por serem lembrados pela empresa.
- Mostre os diferenciais do evento
Por que o evento da sua empresa merece ser prestigiado? O curso oferecido vai contar com um palestrante conhecido? A conferência também será uma oportunidade para que mostre um produto diferenciado? É simples: um evento de sucesso precisa de atrações para fisgar o público-alvo. E esses diferenciais devem estar claros em cada peça de divulgação! Durante o período de envio de convites, mostre que o participante sairá do curso, da palestra ou do workshop oferecido por sua empresa com um ganho real de conhecimento e experiência.
Com o direcionamento certo, você também pode salientar que aquele evento foi pensado exclusivamente para atender às necessidades dos convidados, que terão uma oportunidade única de crescimento profissional por meio do conhecimento adquirido, ainda tendo a oportunidade de turbinar seu networking ao conviver com profissionais qualificados que têm os mesmos interesses que eles!
- Cultive uma certa sensação de urgência
Para que um evento seja concorrido, é preciso, antes de mais nada, que ele pareça ser concorrido. É importante fazer com que o convidado sinta que precisa garantir logo sua presença ou acabará ficando de fora. Existem algumas táticas para garantir essa sensação de urgência, que vão desde a liberação de lotes controlados, que podem inclusive ter um preço ascendente, até o uso de promoções para confirmações antecipadas, garantindo descontos para os primeiros a confirmar. No caso, isso vale para eventos pagos.
Mas em outras circunstâncias também é possível dar vantagens para os convidados que agilizarem o aceite do seu convite, viu? Isso pode acontecer por meio de brindes ou de condições especiais, como um bom posicionamento nas mesas de palestras, uma conversa direta com um dos principais palestrantes ou descontos em compras posteriores de produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
- Agradeça pela participação
Você destinou grandes recursos e bastante esforço para promover e realizar um evento institucional, certo? Mas não se engane ao achar que a atuação da sua equipe acaba quando todos os convidados vão embora! Na verdade, aí começa uma nova fase: é preciso cuidar dos passos seguintes, garantindo o retorno dos clientes para as próximas ações da empresa.
A maneira mais simples de fazer isso é enviando agradecimentos para o público, seja via e-mail marketing ou das redes sociais. Também é importante que você divulgue o que aconteceu para quem não foi! Fotos no site institucional, blogs e sites são boas maneiras de cumprir essa etapa. Outra boa estratégia pedir feedbacks para o público, seja por meio de uma pesquisa de satisfação do evento, com a solicitação do preenchimento de um questionário rápido, ou por meio de avaliações nas redes sociais.
O convidado que divulga suas impressões sobre um evento no Facebook, por exemplo, não apenas dá um retorno necessário para que sua empresa continue melhorando, mas ajuda a divulgar de maneira orgânica as ações do seu negócio, incentivando seus contados a acompanhar os passos da instituição e ficar atentos aos eventos seguintes promovidos pela empresa.
Como a Copastur pode ajudar a organizar eventos de relacionamento
A Copastur é especializada na organização de eventos corporativos e oferece soluções integradas que vão desde o planejamento, logística e pós-evento.
A empresa conta com uma equipe especializada em MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) que, além de auxiliar na criação de experiências únicas, está preparada para cuidar de todos os detalhes, desde a concepção do evento até a sua execução.
Com a Copastur, você pode focar no seu negócio enquanto a equipe especializada cuida de tudo para que seus convidados tenham uma experiência inesquecível.
Conheça agora mesmo as soluções para eventos corporativos da Copastur e transforme o seu evento em um sucesso!
