Uma empresa de eventos pode ser um fornecedor chave quando falamos da organização e realização de eventos corporativos, pois elas conseguem oferecer uma ampla gama de serviços que vão desde o planejamento estratégico do evento até a execução detalhada, incluindo a escolha do local, decoração, catering, tecnologia audiovisual e gestão de convidados.
Essas empresas contam com equipes especializadas que garantem a personalização de cada evento de acordo com os objetivos e o público-alvo. Além disso, estão sempre atualizadas com as tendências do mercado, como o uso de tecnologias interativas e práticas sustentáveis, para proporcionar experiências inovadoras e alinhadas às expectativas dos clientes.
Neste post, iremos te mostrar tudo o que você precisa saber para ter sucesso na contratação de uma empresa de eventos. Confira!
O que uma empresa de eventos faz
Uma empresa de eventos corporativos é responsável por planejar, organizar e executar eventos de diversos portes e formatos para empresas. Seja um simples workshop, uma grande conferência ou um evento de lançamento de produto, essas empresas oferecem uma gama completa de serviços para garantir o sucesso do evento.
Desde a concepção da ideia até a execução, elas cuidam de todos os detalhes, como escolha do local do evento, contratação de fornecedores, criação da identidade visual, gestão de logística, organização da programação e atendimento aos participantes.
Benefícios de contratar uma empresa de eventos
Redução de custos
Contratar uma empresa de eventos corporativos pode ser a saída ideal para reduzir custos em sua empresa. Pense bem: ao delegar a responsabilidade da administração desses acontecimentos aos funcionários, você impede que eles executem suas tarefas diárias em sua totalidade — e, principalmente, com a devida qualidade.
Além disso, como esses profissionais geralmente não têm o conhecimento técnico necessário para realizar tais eventos, é possível que você perca dinheiro por conta da má gestão de recursos. Pode-se citar, por exemplo, erros na contratação de fornecedores, compra de brindes para o evento e muito mais.
Outro ponto que ajuda na redução de custos, é que essas empresas possuem vários fornecedores, o que pode facilitar a busca de profissionais que se adequem ao orçamento do evento.
Profissionalização do serviço
Outra vantagem de contar com uma empresa de organização de eventos corporativos é ela ser capaz de entender seus objetivos por trás de cada evento. Como a equipe que presta o serviço é altamente especializada e comprometida com os resultados, ele carrega toda a expertise para prestar consultorias pontuais para sua empresa, ajudando assim a:
- identificar que tipo de evento é mais adequado para atender a seus objetivos;
- especificar ações interessantes, de acordo com o perfil do negócio;
- superar as expectativas de seus clientes e funcionários.
Será que o evento mais apropriado para alcançar os objetivos desejados é um brunch, um jantar, um coquetel ou uma palestra, por exemplo? Esses profissionais podem ajudar a resolver! Isso sem contar que uma empresa de organização em eventos corporativos também tem o conhecimento necessário para analisar caso a caso, indicando detalhes que poderiam passar completamente despercebidos pelos leigos.
Resolução de problemas
Verdade seja dita: imprevistos acontecem. O detalhe é que, quando eles ocorrem em um evento, o estrago pode tomar proporções maiores. Por isso, se algo der errado, a situação precisa ser solucionada o quanto antes, já que não há chance de conserto no dia seguinte.
Por essas e outras, investir em um serviço especializado em eventos é uma forma de evitar lidar melhor com os riscos do evento. Isso porque a equipe parceira tem o conhecimento técnico e o jogo de cintura necessários para encontrar uma solução que não comprometa o resultado do evento. Esses profissionais:
- sabem exatamente como economizar em uma simples negociação com fornecedores;
- conseguem entender exatamente por que determinados eventos não dão certo;
- evitam a todo custo cometer esses erros;
- são capazes de gerenciar crises e tomar decisões rápidas.
No fim das contas, quando o assunto é organização de eventos, tão importante quanto saber o que fazer é saber exatamente o que não fazer. E essas empresas são experts em lidar com detalhes, pessoas e prioridades.
Qualidade dos serviços
Empresas especializadas na organização de eventos corporativos têm contato com fornecedores de todos os tipos. Como estão acostumadas a lidar com esses parceiros, sabem quais deles são mais adequados para cada evento e se estão alinhados com o valor que o contratante pode pagar. Sua expertise também evita a contratação de provedores de má qualidade — seja na prestação de serviços ou no cumprimento de prazos.
Outro ponto positivo é que, por fazerem trabalhos frequentes com tais fornecedores, organizadoras de eventos têm um poder de barganha significativo, podendo negociar os melhores preços e prazos de pagamento para sua empresa.
Equipe interna ou empresa de eventos?
É preciso pensar de forma estratégica para responder a essa pergunta. Seu time foi contratado porque é necessário, certo? Assim, não há pessoas ociosas em seu quadro de funcionários.
Basicamente, desviar o foco da sua equipe gera prejuízos:
- causa desmotivação no time por dificultar a execução das tarefas;
- reduz a possibilidade de alcançar as metas e melhorar os resultados do setor ou da empresa;
- sujeita a companhia a problemas trabalhistas por desvio de função;
- diminui a qualidade do evento pela falta de expertise dos organizadores;
- aumenta os custos, na medida em que não aproveita adequadamente os recursos.
Pense:
- considerando que seu evento é para o público interno (seus próprios funcionários), imagine como se sentirão aqueles envolvidos na organização, provavelmente mais preocupados em fazer tudo dar certo que usufruir do momento;
- se tudo está sendo preparado para stakeholders (investidores ou patrocinadores), qual será a impressão de profissionalismo que eles terão ao saber que seu time está tirando o foco do negócio para produzir aquele momento?
- se seus clientes são os principais convidados, como evitar que possíveis incidentes causem transtornos capazes de prejudicar a imagem da empresa?
Como contratar uma empresa de eventos
Contratar uma empresa de eventos exige uma análise cuidadosa para garantir o sucesso do seu evento. Comece pesquisando empresas com boa reputação e experiência comprovada no tipo de evento que você deseja realizar, como corporativo, social ou cultural.
O próximo passo é avaliar o portfólio e ler os depoimentos de clientes anteriores para entender a qualidade dos serviços oferecidos. Verifique, também, se a empresa possui estrutura, equipe qualificada e fornecedores confiáveis.
Ao solicitar um orçamento, inclua itens como locação de espaço, decoração, alimentação, equipamentos e logística, e compare as propostas de diferentes empresas. Além disso, priorize empresas que demonstrem transparência, flexibilidade e alinhamento com o seu orçamento e visão para o evento.
Por fim, estabeleça um contrato claro e completo, especificando prazos, responsabilidades e formas de pagamento.
Consultoria de eventos corporativos da Copastur
Com uma equipe experiente e especializada, a Copastur garante que todos os detalhes sejam cuidadosamente planejados e executados, proporcionando uma experiência única e memorável para os participantes.
A empresa também oferece soluções personalizadas para cada cliente, adaptando seus serviços às necessidades específicas de cada evento.
Além disso, a Copastur conta com uma biosfera de marcas, com atuação em áreas como live marketing, viagens de incentivo, viagens corporativas, offshore e muito mais. Assim, os clientes conseguem encontrar em um único lugar todos os serviços de que precisam.
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