Implementar ferramentas tecnológicas para otimizar processos e aumentar a eficiência na gestão de viagens corporativas é um desafio constante nos negócios. Como fazer para resolver esta questão? É possível incorporar soluções na sua empresa sozinho?
A empresa global do segmento agrícola identificou esse problema em suas operações e buscou um parceiro especializado para ajudar a organização. A Copastur foi escolhida para auxiliar o cliente a melhorar sua gestão de viagens de negócios.
E os resultados não poderiam ser melhores. Os impactos foram expressivos e significativos:
- Adoção online da plataforma de OBT (Online Booking Tool) acima de 70%;
- 100% das despesas corporativas sendo realizadas com cartões virtuais VCN.
A seguir, vamos detalhar melhor este case de sucesso da parceria da Copastur com global do segmento agrícola
Leia também: O Guia da Gestão de Viagens Corporativas
O desafio do uso de tecnologia e maior eficiência na gestão de viagens
Com a grande demanda por viagens corporativas, a empresa global do segmento agrícola tinha como desafio garantir a qualidade, economia e eficiência na gestão de viagens de negócios, desde o planejamento até o acompanhamento dos colaboradores em deslocamentos de trabalho. Assim, inclusive, seria possível melhorar a experiência para os profissionais viajantes.
Então, ao iniciar a parceria com este cliente, nós, da Copastur, identificamos três necessidades principais:
- Aprimorar a gestão de viagens com ferramentas tecnológicas;
- Utilizar automações para facilitar os processos;
- Criar uma política de viagens específica para a empresa.
Estratégias e soluções da Copastur para ajudar a empresa global do segmento agrícola
De olho nas demandas e com nossa expertise, adotamos uma série de medidas para resolver os problemas do nosso cliente e aumentar a eficiência na gestão de viagens. Veja:
- Online Booking Tool
Em primeiro lugar, disponibilizamos uma plataforma de Online Booking Tool (OBT), a fim de facilitar as reservas de voos, hospedagens, aluguel de veículos, relatórios de despesas, entre outros detalhes. Essa ferramenta ajuda no controle de despesas.
- Automação na gestão de recursos
Também implementamos um processo de cadastro de usuários, aprovadores e centros de custos por meio de um robô, com integração via API.
- Negociações
Realizamos negociações estratégicas com os principais fornecedores de aéreo, hotel e locação, contribuindo para savings reais.
- Consultoria especializada
Além disso, fornecemos uma consultoria especializada para a definição de políticas de viagens e configurações do sistema.
- Políticas de viagens
Entre as políticas sugeridas e estabelecidas, implementamos:
Política de pagamento exclusiva, com 100% das despesas de viagens sendo realizadas por meio de cartões virtuais VCN (Virtual Card Number) ou cartões corporativos individuais;
Política de autoaprovação de despesas baseada em critérios de antecedência e valores limite por trecho. Dessa forma, a liderança é acionada para aprovação apenas em casos que fogem dos parâmetros esperados.
Quais os resultados obtidos?
Com as estratégias e soluções da Copastur e todo o apoio personalizado e especializado, a empresa conseguiu não só superar seus desafios, como também gerar eficiência na gestão de viagens e conquistar resultados importantes para sua operação.
Confira as principais vantagens:
- Integração, precisão e otimização nos processos de cadastros, aprovadores e centros de custos, usando a solução automatizada;
- Facilidade na organização de viagens e melhora no controle de despesas, com a adoção expressiva do OBT (acima de 70%), demonstrando a eficácia da plataforma e o engajamento dos colaboradores em utilizá-la para suas reservas de viagens.
- Simplificação do processo de pagamento e maior controle financeiro com 100% de uso de cartões virtuais VCN ou corporativos individuais;
- Inteligência na aprovação de despesas, com a política de autoaprovação, exigindo menor participação dos gestores nos processos, sendo possível também identificar potenciais riscos de fraudes nos gastos corporativos;
- Otimização de custos e maior economia com a abordagem de negociação com fornecedores;
- Tomada de decisão assertiva e embasada por dados. A partir da gestão adequada das informações referentes às viagens dos colaboradores, é possível gerar insights valiosos e realizar uma abordagem mais estratégica no planejamento e organização dos deslocamentos.
“A colaboração com a empresa global do segmento agrícola ilustra como a Copastur, ao aplicar boas práticas e soluções inovadoras, pode impulsionar a eficiência na gestão de viagens corporativas. Este cliente, como modelo de boas práticas, destaca-se por sua visão estratégica, comprometimento com a automação e aprimoramento contínuo, evidenciando os benefícios tangíveis alcançados por meio da nossa parceria”, comentou Raquel Cruz.
Veja outro case: Como a Copastur alia tecnologia e atendimento customizado para o sucesso da sua empresa
Conheça a Copastur
Com alto nível de satisfação com nota de 85 pontos no NPS , a Copastur já possui mais de 50 anos de mercado e está em fase de expansão para a América Latina, com atuação em seis países: Uruguai, Argentina, Peru, México, Colômbia e Chile.
Atualmente, nos tornamos uma Biosfera de Marcas, com um mosaico de ecossistemas interconectados, atendendo a todas as demandas de nossos clientes, proporcionando experiências personalizadas e completas com jornadas corporativas para experimentar, vivenciar e conectar.
Para o sucesso dos nossos serviços, disponibilizamos soluções integradas e tecnológicas, atuamos com planejamento e gestão completa, de ponta a ponta da operação, com consultoria capacitada, acompanhamento contínuo, além do nosso atendimento 24 horas por dia e 7 dias da semana.
Faça como a empresa global do segmento agrícola e obtenha maior eficiência na gestão de viagens do seu negócio! Fale com nossos especialistas agora mesmo e veja como podemos ajudar sua empresa.
