A política de viagens corporativas desempenha um papel fundamental no gerenciamento eficaz dos recursos e na maximização dos benefícios para as empresas.
Ao estabelecer diretrizes claras e consistentes para viagens de negócios, as empresas podem controlar custos das viagens corporativas, garantir conformidade com regulamentações e promover a segurança dos funcionários.
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Neste conteúdo iremos abordar os principais pontos relacionados à política de viagens corporativas, principais normas, como elaborar e o que fazer caso ela seja violada. Confira!
O que é uma política de viagens corporativas?
A política de viagem corporativa é um documento que estabelece parâmetros aos deslocamentos (sejam eles nacionais ou internacionais) realizados pelos funcionários em compromissos profissionais. Nela, deverão constar detalhes a respeito de quaisquer aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócios, como limite de gastos, antecedência na compra das passagens corporativas, fluxo de aprovação e regras para realizar qualquer tipo de despesas durante esses deslocamentos.
Essa política deve ser extremamente clara e objetiva, para não deixar margem a ambiguidades ou dúvidas e de forma que todos os viajantes tenham clareza para utilizá-la sem risco para burlar as regras.
Dessa forma, a parametrização da política de viagens será mais assertiva para prever no momento da solicitação, como deve ser o fluxo de aprovação para que a realização da viagem, tenha rapidez e o processo seja controlado. Isso, tanto para o transporte aéreo e terrestre, como hospedagem e outros serviços disponíveis para cada funcionário até o meio de pagamento e reembolso das despesas.
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Por que essa política é tão importante?
Diminuir custos, sem perder a qualidade dos serviços prestados aos funcionários viajantes: esse é um dos principais objetivos das empresas que submetem funcionários a deslocamentos frequentes. A política de viagens, quando bem estruturada e implementada, facilita a tomada de decisões, o controle dos bilhetes não voados e o trabalho do gestor, norteando suas ações para que a busca pelo melhor custo-benefício esteja à frente na realização de qualquer negociação, garantindo total controle do budget dessas despesas.
Devendo estar sempre alinhada ao perfil e às necessidades da organização, uma das grandes vantagens de se adotar uma política para essas ocasiões está na padronização de procedimentos. Só isso já garante, ao mesmo tempo, que o viajante tenha o máximo de conforto, segurança e bem-estar em seus deslocamentos, sem que a empresa deixe de ter controle dos gastos, evitando despesas desnecessárias.
Por valorizar sempre a busca pelas melhores condições, a aplicação dessas políticas estimula a realização do planejamento das viagens com antecedência, ao mesmo tempo que favorece, a criação de ações específicas no caso de imprevistos. Sem deixar de citar, a possibilidade de obtenção de descontos e outros benefícios tanto para a empresa como para seus funcionários, como acúmulo de milhas e possibilidade de acordos corporativos com tarifa especiais, que podem ser estendidas para viajantes, durantes suas férias.
Elaborar e incentivar a adoção de uma política de viagem corporativa permite aos viajantes tomarem conhecimento a respeito de seus direitos e deveres previamente, pois o documento deixa claro quais tipos de serviços e comodidades estarão disponíveis a determinados cargos, quais são as regras para a obtenção de reembolsos, como funcionará a prestação de contas, dentre outros detalhes tão importantes.
O que considerar ao elaborar uma política de viagens corporativas?
Analise os materiais desenvolvidos por outras empresas
Na fase de criação de uma política de viagens corporativas, estudar cases e documentos redigidos por outras empresas pode ser bastante proveitoso. Mas é importante salientar que isso deve ser feito apenas para se ter uma visão mais completa do nível de detalhamento necessário.
Afinal de contas, como cada empresa é única, é claro que também possui demandas e limitações únicas. Assim, copiar uma política de viagens corporativas, só porque funcionou para outro negócio, definitivamente não é garantia de sucesso. Avaliar as peculiaridades da sua empresa, a situação atual do mercado de viagens também são pontos a serem analisados, durante a elaboração.
Compreenda os limites da corporação
Você e sua equipe devem levar em conta que cada organização possui o próprio ritmo de expansão de atividades para além de suas fronteiras geográficas. Mais uma vez, o todo tem que vir antes da parte.
Imagine se você cria uma política extremamente bem elaborada, mas impossível de ser colocada em prática — seja por limites financeiros, logísticos ou de pessoal. No fim das contas, isso só representa perda de tempo, podendo gerar mais confusão e prejuízo.
Se você exige o preenchimento de formulários de aprovação de deslocamento extensos enquanto o quadro de colaboradores é enxuto e há certo acúmulo de tarefas, por exemplo, pode fazer com que os colaboradores deixem de realizar algo importante para a empresa somente para se dedicar a essa tarefa.
Adequação à cultura da empresa
A política deve estar pautada principalmente no modo de fazer do seu negócio e na maneira de pensar de seus administradores. Somente assim é possível traçar regras e limites que estejam de acordo com o que a empresa é e como atua no mercado, trazendo vantagens e benefícios reais para todos os envolvidos.
Se, por exemplo, seu negócio presta serviços de assistência e reparo de equipamentos e máquinas, exigir que os formulários e pedidos de autorização de viagens sejam feitos com antecedência mínima de 30 dias é extremamente contraproducente.
Afinal, o sucesso nesse ramo depende também da rapidez no atendimento ao cliente. E que cliente está disposto a esperar um mês pelo reparo de um equipamento, não é mesmo? Lembrando que exceções devem estar previstas, porém, não devem virar algo constante, que atrapalhe o processo.
Definição de orçamento
O orçamento precisa estar muito bem definido na política de viagens, para que possa gerar economia para as empresas. Assim, é necessário que cada um dos ítens relacionados ao orçamento esteja muito bem explicado na política.
Os colaboradores que viajam a serviço devem estar cientes desses valores, alinhados com todas as regras, bem como das formas de pagamento e do processo padrão de entrega de relatórios pós-viagem.
Definir um orçamento máximo para esse tipo de atividade evita mal-entendidos causados por interpretações equivocadas, bem como protege a organização contra abusos por parte dos colaboradores — com gastos excedentes, que não estavam previstos
Leia o post sobre Selfbooking
O perfil e os interesses dos colaboradores
Ao elaborar uma política de viagens corporativas, reflita sobre o perfil e os interesses dos colaboradores. Procure proporcionar conforto e vantagens aos profissionais que viajam, permitindo que façam turismo nos momentos em que não estão trabalhando (bleisure) — desde que, nesse caso, os gastos sejam pagos pelo viajante.
Também vale estipular um valor de diária para alimentação, por período, que permita que se alimentem em restaurantes de qualidade. Essas são estratégias que, à primeira vista, podem parecer onerosas aos cofres da empresa, mas que trazem muitos benefícios a médio e longo prazos.
Inclusão de procedimentos de segurança
Também é fundamental que a política de viagens corporativas inclua a gestão de riscos em viagens. A intenção é proporcionar tranquilidade e despreocupação tanto para o negócio quanto para quem viaja.
Pensando nisso, inclua no documento alguns protocolos e formulários obrigatórios para que o viajante forneça, além de telefones de contato para o caso de uma emergência, o endereço completo do local de hospedagem, o itinerário durante a viagem, assim como horários de reuniões, encontros e eventos já marcados.
Como elaborar a política de viagem corporativa?
O primeiro aspecto relevante para se ter em mente durante a elaboração de uma política de viagem corporativa é que ela deve ser objetiva. Porém, ela deve ser completa, para atender às necessidades da empresa e estar em conformidade com suas peculiaridades, ao mesmo tempo em que corresponde aos anseios e às carências dos viajantes. Especialmente nesse momento inicial, contar com a participação de várias áreas da empresa na elaboração da política de viagens, pode dar à construção do documento um caráter mais amplo, o que é bastante positivo.
Por mais que o nível de detalhamento da política possa variar de acordo com o perfil da empresa, a verdade é que quanto mais informações forem incluídas, maiores serão as possibilidades de prevenção de imprevistos, prejuízos e até estresse ao viajante e ao gestor da área. Dentre outros aspectos, alguns dos principais dados a serem contemplados na política de viagem corporativa são:
Diretrizes
Inicialmente, é preciso indicar a quem se destina a aplicação da política de viagens, quais são os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem corporativa, bem como os pré-requisitos para sua realização. Esclarecer também, com clareza, quais são as respectivas definições para os termos empregados no documento, pode evitar interpretações equivocadas e mal-estar entre os colaboradores.
Objetivos
Os tipos de objetivos da política de viagem corporativa podem variar de acordo com as peculiaridades da instituição. Porém, é importante estabelecê-los com clareza e amplitude, pois eles nortearão todas as ações envolvidas na realização de qualquer viagem. O bem-estar, a segurança e o conforto dos funcionários, bem como o controle de despesas, a diminuição dos gastos e o consequente aumento dos savings são alguns exemplos de objetivos a serem estipulados.
Condições
Nesse tópico especificamente, a política de viagens estabelecerá as normas que orientarão a reserva, a compra e a utilização de serviços e produtos. Em que classe viajarão determinados colaboradores, que categoria de veículo pode ser locada para cada cargo e qual tipo de hospedagem estará à disposição de cada um, são alguns exemplos. Esses são apenas alguns pontos que devem ser previstos (em detalhes) no conjunto de regras.
Reembolsos
Para evitar possíveis abusos e divergências entre os viajantes, esclarecer previamente quais ítens são reembolsáveis e quais não são, além dos valores e pré-requisitos para a obtenção de adiantamentos é uma das funções da política de viagens de uma empresa.
Também é necessário especificar detalhadamente que tipo de despesas o viajante pode realizar por conta da empresa. Vale deixar claro se existe a necessidade de apresentação de comprovantes e relatórios, para que a organização seja capaz de efetivamente controlar os gastos com viagens por meio da análise e da comparação de informações e documentos apresentados.
Quais são as principais normas que devem ser incluídas?
Com alguns princípios básicos, você chega a um consenso sobre as melhores práticas para as viagens corporativas de sua empresa.Abaixo listamos o que não pode ficar de fora. Confira:
Planeje o fluxo de processo
Após definir as diretrizes e entender a necessidade de um fluxo de aprovação, está na hora de desenhar esse processo, de modo que todos saibam qual é o caminho seguido pela solicitação para que ela seja aprovada e o funcionário possa, então, viajar. Sem conhecer essas etapas, é difícil que seus funcionários entendam qual é o prazo que eles possuem ou a quem devem recorrer em caso de dúvidas e eventuais empecilhos.
Ao planejar o fluxo de processos, defina quais pessoas serão responsáveis por aprovar a viagem. Você pode seguir a estrutura de um passo a passo para demonstrar como ocorre a solicitação de adiantamento para a viagem, hospedagem e translado. O importante é que o fluxo de aprovação seja centralizado e constante, reduzindo ruídos de comunicação.
Combine normas para a gestão de custos
Tão importante quanto definir diretrizes para suas solicitações é informar como a prestação de contas deve ocorrer. Seus funcionários precisam entender como reportar todas as despesas realizadas durante a viagem, quais recibos e informações precisam ser repassados, bem como o período para que essa prestação de contas ocorra.
Estabeleça diretrizes para o controle da política de viagens
Para gerar bons resultados, a política de viagens precisa ser cumprida. E como se certificar de que os funcionários estão engajados com ela?
Agências especializadas em viagens corporativas contam com sistemas de Self Booking, bastante efetivos para facilitar as solicitações, o acompanhamento de métricas e a geração de relatórios.
Esses sistemas podem ser personalizados de acordo com as regras da política de viagens de sua empresa.
Seus recursos automatizam esse controle, de modo que o que não está permitido simplesmente não é disponibilizado pelo sistema. Em casos de urgência, é importante que seus funcionários saibam a quem recorrer para agir de modo mais coerente com a política de viagens.
O que fazer quando a política de viagens corporativas é violada?
Toda empresa tem suas normas sobre como uma determinada atividade deve ser conduzida, certo? O detalhe é que essas políticas nem sempre são acompanhadas de uma visão clara sobre como proceder quando um dos colaboradores foge do previsto, infringindo as regras. Abaixo listamos o que fazer quando isso ocorre:
Identifique o perfil de violação
O primeiro passo consiste em identificar se a violação está relacionada ao perfil do indivíduo ou se foi uma situação atípica.
Entenda: algumas pessoas simplesmente têm dificuldade de seguir regras. E esses indivíduos apresentam um perfil de violação frequente. Esse tipo de profissional não infringe apenas a política de viagens, mas também outras regras da empresa, como horários, prazos e até uso adequado de uniforme.
Enquanto isso, outras pessoas podem eventualmente violar a política devido a uma situação atípica — seja um mal-entendido, uma emergência ou um momento de distração. Nesse caso, não existe uma intenção negativa por trás e, muito provavelmente, esse fato não vai se repetir.
Ambas as situações exigem uma reação por parte da empresa. No entanto, as maneiras como elas serão conduzidas devem ser diferentes.
O colaborador que infringiu a política de viagens dentro de uma situação atípica merece sua compreensão. Sente-se com ele para entender quais foram as circunstâncias que levaram à violação, mas deixe claro que sua atitude não será vista com maus olhos. Nesse caso, você deve demonstrar, acima de tudo, bom senso.
Por outro lado, o colaborador com “perfil de infrator” precisa de uma postura mais enérgica. Explique porque sua atitude está incorreta e qual seria a maneira adequada de agir. Reforce que a empresa está observando o comportamento de seus funcionários e nada vai passar desapercebido. Destaque que você, como gestor, está ali para ajudá-lo a cumprir a política da empresa, e que ele pode procurá-lo se tiver dúvidas ou dificuldades
Aja de forma imediata
Ao identificar uma violação à política de viagens da empresa, por menor que ela seja, nunca deixe o assunto para depois. Acredite: agir imediatamente é o melhor que você pode fazer, qualquer que seja a situação.
Quando a empresa não se posiciona rapidamente, gera a impressão de que a violação não foi realmente grave, de que ninguém realmente se importou com o ocorrido. Diante disso, o colaborador se sente autorizado a cometer o mesmo erro novamente. Além disso, outros membros da equipe podem seguir o mau exemplo.
O que você deve entender é que, ao deixar para agir mais tarde, sua atitude automaticamente perde força. O impacto é muito maior quando, logo em seguida à violação, o colaborador já recebe um feedback.
E vale a pena ressaltar que é feedback, mesmo. Você não deve achar que a “punição” é a melhor maneira de lidar com infrações. Em vez disso, o seu foco deve ser em educar o colaborador, para que ele possa melhorar sua atitude, e em identificar formas de fomentar condições mais propícias para que todos sigam voluntariamente a política de viagens da empresa.
Defina consequências para as infrações
Para não restarem dúvidas, a política de viagens já deve formalizar as consequências de uma violação. Ainda mais importante que isso, todos os colaboradores devem estar plenamente cientes a esse respeito. Mas qual será a melhor forma de definir tais consequências?
O método mais recomendado é agir de maneira progressiva, levando em consideração a gravidade ou a reincidência, para garantir o máximo de justiça.
Você pode apresentar a advertência verbal na primeira violação, uma advertência escrita na segunda e uma suspensão na terceira, culminando com o desligamento na quarta. Somente em caso de violações muito graves ou claramente mal-intencionadas, pode-se partir diretamente para as últimas sanções.
Esse modelo, embora muito sólido, não é uma fórmula pronta. Leve em consideração as particularidades da sua equipe para optar por uma abordagem positiva, que estimule a melhoria — sem causar ressentimentos.
Cuide da imagem do colaborador
Mesmo que um determinado colaborador viole a política de viagens da empresa, isso não dá ao gestor o direito de expô-lo diante do resto da equipe. Tenha, portanto, muito cuidado com quaisquer atitudes que possam gerar constrangimento ou ferir a dignidade desse profissional. Os procedimentos devem ser adotados de maneira discreta.
Jamais repreenda verbalmente um funcionário na frente dos colegas, por exemplo. Chame-o até sua sala e converse com ele individualmente. Outra recomendação importante: mesmo estando sozinhos, jamais perca o controle da situação. Nunca grite com o colaborador e evite gestos ameaçadores.
Tal como a semântica sugere, a advertência tem um caráter de observação e aconselhamento. Assim, ao aplicá-la, a intenção é de simplesmente comunicar ao profissional que ele agiu de forma errada. Mantenha-se no mérito da conduta profissional, não fazendo julgamentos pessoais. Caso contrário, o que seria uma mera advertência pode ser entendido como assédio moral.
Evite efeitos negativos sobre o time
Se, por um lado, violações à política de viagens da empresa não podem ser toleradas ou ignoradas, por outro, quanto maior é o controle exercido sobre os funcionários, maior também é a pressão gerada sobre eles. E é claro que isso pode afetar negativamente sua motivação e sua produtividade.
Mas como lidar adequadamente com as violações sem prejudicar a qualidade do clima organizacional? Pois o segredo está em agir de maneira justa e transparente.
Quando advertido, o funcionário precisa entender por que aquilo está acontecendo e ter a certeza de que não se trata de uma perseguição pessoal. Também é importante não transformar a política de viagens em uma cruzada contra os colaboradores, uma vez que os profissionais da empresa merecem sua confiança. Mais uma vez, reforçamos: as consequências de infringir a política não visam punir o colaborador, mas preservar a empresa.
Além disso, lembre-se: nem sempre uma violação à política de viagens indica um erro do colaborador. Em algumas situações, na verdade, ela aponta para uma falha na própria política! Portanto, busque analisar essas ocorrências para descobrir formas de otimizar a gestão das viagens corporativas da sua empresa!Agora que você já sabe tudo sobre política de viagens corporativas, aproveite para conhecer os serviços de viagens corporativas da Copastur e como podemos ajudar a reduzir os custos da sua empresa.
