A organização de uma viagem corporativa internacional possui diversos desafios, especialmente quando se tem que lidar com a dificuldade logística. Esse planejamento engloba a coordenação dos itinerários de voos, as reservas de hotéis e o transporte terrestre e se torna ainda mais complexo em viagens com múltiplos fusos horários e destinos envolvidos.
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Além desse fator, outros obstáculos frequentes são:
- Necessidade de garantir a conformidade com a política de viagem da empresa;
- Gerenciar custos e manter as despesas dentro do orçamento de viagens de viagem. Vale destacar que 62% dos CEOs esperam um aumento em seus orçamentos de viagens ano após ano, segundo relatório do Business Travel News;
- Lidar com regulamentações de imigração e vistos que variam de país para país;
- Garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes, considerando riscos potenciais, como mudanças climáticas, instabilidades políticas e questões de saúde global.
De olho nesse cenário, hoje vamos voltar nossa atenção para as viagens internacionais, pontuando aquelas questões que merecem mais atenção dos gestores para assegurar que tudo corra conforme o esperado. Curioso? Então, acompanhe!
Como organizar uma viagem internacional a trabalho?
Organizar uma viagem corporativa internacional pode ser um desafio, mas com planejamento e atenção aos detalhes, você pode ter sucesso. Abaixo listamos os principais passos que não podem ficar de fora deste processo. Confira!
1. Planejamento
O começo de qualquer viagem corporativa internacional deve se basear na seguinte pergunta: trata-se de um deslocamento fundamental? O gestor precisa avaliar a real necessidade de cada iniciativa, pensando se não existem outros meios para as questões serem satisfatoriamente solucionadas.
Inclusive, 47% das empresas revelaram que o aumento do orçamento de viagens se deve principalmente à expansão para novos mercados. E, para 95% dos líderes, sua empresa perderia clientes sem reuniões presenciais.
Então, ao confirmar a necessidade da viagem, podemos passar para o próximo passo: o efetivo planejamento e organização da viagem corporativa. Deve-se determinar quantos serão os dias de viagem para alcançar o objetivo traçado, quem serão os colaboradores responsáveis, entre tantos outros aspectos.
É importante pensar também se a viagem pode ser aproveitada para outras finalidades e compromissos, otimizando assim os custos da empresa. A partir daí, inicia-se a pesquisa para buscar condições melhores na compra das passagens e hospedagem, além de planejar toda a logística do deslocamento.
2- Pesquise o destino
Compreender as características culturais, sociais e econômicas do país de destino permite uma melhor adaptação e uma comunicação mais eficaz com parceiros locais, potencializando oportunidades de negócios.
Além disso, estar ciente de aspectos práticos, como requisitos de visto, normas de segurança, serviços de saúde e infraestrutura de transporte, garante a preparação do colaborador para enfrentar imprevistos e minimizar riscos.
3- Atenção à documentação
A documentação correta não só facilita a entrada e permanência em destinos internacionais, mas também evita contratempos legais que podem impactar negativamente os objetivos da viagem.
Passaportes válidos, vistos apropriados, comprovantes de vacinação, autorizações de viagem e apólices de seguro são essenciais para garantir que o colaborador esteja protegido contra imprevistos e cumpra com as exigências legais do país de destino.
A ausência ou inadequação desses documentos pode resultar em atrasos, despesas adicionais e, em casos extremos, a deportação, comprometendo tanto a segurança do colaborador quanto os objetivos estratégicos da empresa.
Também é recomendado que você hospede cópias digitais dos documentos dos viajantes na nuvem. Nesse backup, você pode armazenar cópias das passagens aéreas, reservas, comprovações do seguro, convite do evento ao qual o colaborador vai comparecer e contatos de familiares no Brasil, para casos de emergência.
4. Antecedência
Além do planejamento da viagem em si que acabamos de mencionar, é essencial que gestores e colaboradores entendam a necessidade de organizar todos os detalhes com máxima antecedência.
Uma viagem internacional envolve uma série de detalhes que não podem ser esquecidos, como passaporte atualizado, visto para determinados países, seguro de vida e saúde. Todos esses aspectos devem ser previamente realizados, a fim de evitar transtornos e surpresas desagradáveis durante a viagem.
Tenha em mente como é importante evitar qualquer tipo de estresse no deslocamento para que o profissional em trânsito consiga alcançar seus objetivos no exterior. A empresa deve se assegurar, portanto, de cobrir todos os riscos, preparando-se para dar suporte imprevistos durante a viagem
5. Cronograma
Antes de mais nada, as informações básicas da viagem devem ser definidas. Estamos falando de data, local de destino e equipe responsável, por exemplo. A partir daí, os gestores devem estabelecer, em conjunto com os próprios colaboradores, um cronograma.
É preciso determinar datas de reuniões e encontros, considerando inclusive a existência de uma diferença grande de fuso horário. Nesse caso, evite agendar reuniões no dia de chegada do profissional, reservando pelo menos 24 horas para que ele se adapte ao novo horário.
Na elaboração deste cronograma, é fundamental:
- Pesquisar possíveis deslocamentos dentro do país;
- Organizar os contatos que serão visitados durante a viagem;
- Pensar em como será feito o transporte local.
Não esqueça de conversar sobre tudo isso com o colaborador, que não deve ter dúvidas em relação a qualquer processo, por mais simples que seja.
Veja também: Como preparar sua equipe para a primeira viagem internacional?
6. Organização
Por mais que seja um fator essencial para toda viagem corporativa, a organização se torna ainda mais importante no caso de deslocamentos internacionais. Esse ponto deve ser levado em conta antes, durante e depois da viagem para promover que os objetivos sejam alcançados da melhor forma possível para a empresa.
É importante definir responsabilidades entre os colaboradores que vão viajar, assegurando que cada um conheça seu papel para o sucesso daquela iniciativa. Vale a pena também pensar se haverá um colaborador na sede para realizar as tarefas do profissional em trânsito durante sua ausência.
7. Forneça orientações sobre ética e valores de marca
Seus colaboradores representarão a sua empresa em outro país. É essencial, portanto, que eles encarnem os valores de sua companhia. O respeito aos colegas, aos funcionários de todos os setores e à cultura local, além de pontualidade e cordialidade, são imprescindíveis.
8. Oriente a sua equipe quanto ao orçamento
Além de preparar seus funcionários adequadamente para os negócios a serem realizados, é relevante orientá-los também quanto ao orçamento disponível. Explique a importância do respeito aos custos previstos para a saúde de toda a organização. Seja claro ao dizer o quanto as atitudes deles são fundamentais para o sucesso de toda a equipe.
Algumas empresas praticam a gratificação por economia. Nelas, são estabelecidas políticas de recompensa que oferecem prêmios como dias de folga, vouchers em compras ou aluguel de produtos e serviços. Outras preferem trabalhar com um limite pré-estabelecido e deixar o colaborador escolher como se locomover, onde se hospedar e quais restaurantes frequentar, para que eles tenham maior autonomia no controle de gastos. Dentro de uma política de recompensa por economia, essa alternativa pode gerar resultados interessantes.
9. Verifique a variação de câmbio
Outro fator importante para que sua empresa economize com as viagens é a variação do câmbio. Nem sempre é possível evitar a oscilação, mas em uma viagem preparada com antecedência, você pode antever variações e se preparar adequadamente.
10. Faça uma reserva em moeda estrangeira
Para economizar, a sua empresa pode adquirir um cartão de crédito internacional e recarregá-lo aos poucos. Dessa forma, você compra moeda estrangeira, respeitando a média de preços considerada em seu orçamento.
11. Faça um seguro de viagem internacional
Há países que exigem um seguro de viagem internacional. Esse tipo de serviço protege o viajante em caso de incidentes. Em caso de dúvidas, consulte uma agência especializada.
12. Fique atento à lista de vacinas
Alguns países exigem vacinação específica para que os visitantes mantenham-se seguros e doenças não se disseminem. As de febre amarela e malária estão entre as mais pedidas (ao todo, são 135 países que as exigem). No entanto, de acordo com a época do ano e a localidade, é importante ficar atento a demandas específicas. Considere também o fato de que algumas vacinas precisam de pelo menos 15 dias de antecedência da viagem para serem validadas.
Há locais que exigem a apresentação do Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP): fique atento! Ele é emitido gratuitamente nos Centro de Orientação para a Saúde do Viajante da Anvisa e em Unidades do Sistema Único de Saúde credenciadas. Para emitir, basta apresentar o cartão de vacina e os documentos pessoais.
13. Priorize a segurança do colaborador
A responsabilidade de cuidado (duty of care) é um conceito fundamental nas viagens corporativas internacionais, pois implica que a empresa tem a obrigação de proteger e cuidar dos seus colaboradores durante os deslocamentos. Isso garante que os colaboradores estejam bem preparados para as condições locais, incluindo a cultura, a linguagem e as normas de segurança.
Além do mais, a empresa deve fornecer informações precisas sobre a viagem, como questões de saúde, segurança e emergência, e disponibilizar apoio contínuo durante o período de viagem.
14. Parceria
Para garantir que as viagens corporativas internacionais da empresa aconteçam sempre da melhor forma possível, trazendo bons resultados para o negócio, uma boa pedida é estabelecer parcerias com fornecedores estratégicos.
À medida que uma empresa constrói uma cadeia de fornecedores em quem confia e com quem trabalha com frequência, consegue melhores preços e condições nas contratações, bem como atendimento diferenciado e até indicações.
Pensando nisso, os responsáveis pelo setor de compras podem listar aqueles fornecedores que trabalham com qualidade e bom preço para, a partir de então, negociar descontos para pacotes recorrentes ou para uma prestação de serviços mais duradoura. Isso vale para redes de hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte, por exemplo.
15. Política
Definir uma política de viagens corporativa clara e objetiva é indispensável para aquelas empresas que têm demandas constantes de deslocamentos de colaboradores, seja em caráter nacional ou internacional.
A política de viagens serve para orientar os profissionais sobre diversos pontos, como:
- Política de reembolso de despesas;
- Tipo de transporte preferencial escolhido pela empresa;
- Preenchimento de relatórios de atividades;
- Quando prestar contas;
- Entre muitos outros detalhes.
Todas essas informações facilitam e padronizam os processos de viagens, simplificando a vida dos colaboradores, e permitindo que a empresa tenha um controle maior sobre as atividades realizadas e organize o fluxo mesmo a distância.
16. Especialização
Contar com profissionais especializados para viabilizar uma viagem corporativa internacional é um ótimo caminho. Empresas com esse know-how sabem como organizar todo o processo da melhor forma possível, facilitando significativamente o fluxo para a contratante e para os próprios colaboradores.
Além disso, como essas empresas têm uma extensa rede de contatos na área, conseguem melhores preços e condições de negociação, reduzindo os custos das viagens. Por fim, ainda vale lembrar que a contratação desse tipo de serviço representa muito mais comodidade e segurança para todos os envolvidos.
Como a Copastur pode ajudar na viagem corporativa internacional da sua empresa?
A Copastur oferece uma gama de serviços que simplificam e otimizam todo o processo de viagem. Ela atua desde o planejamento e a emissão de passagens até a reserva de hospedagens e transporte local, garantindo conforto e segurança para os viajantes.
Além disso, a empresa oferece suporte 24/7, que ajuda a gerenciar imprevistos, além de fornecer relatórios detalhados que ajudam na gestão da viagem.
Isso permite que as empresas concentrem seus esforços nas atividades estratégicas, enquanto a Copastur cuida dos detalhes logísticos, assegurando uma experiência de viagem tranquila e eficiente.
Conheça agora mesmo as soluções para viagens corporativas da Copastur e tenha sucesso na organização de viagens internacionais da sua empresa!
