A gestão de contratos é uma das ações mais importantes para o sucesso de qualquer organização. Ao garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, os riscos jurídicos e financeiros são minimizados, os processos são otimizados e a transparência nas relações comerciais é promovida.
Por meio de um acompanhamento rigoroso dos prazos, da qualidade dos produtos ou serviços e das condições de pagamento, as empresas podem fortalecer o relacionamento com os fornecedores, negociar melhores condições e garantir a continuidade das operações.
Além disso, uma gestão de contratos eficiente contribui para a redução de custos, o aumento da eficiência operacional e a melhoria da reputação da empresa no mercado. Neste artigo, vamos falar sobre o tema e dar dicas de como manter a parceria com os fornecedores e, ao mesmo tempo, acompanhar o trabalho deles. Confira!
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O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o processo de administrar formalmente os acordos estabelecidos entre duas ou mais partes, garantindo que todas as cláusulas e obrigações contratuais sejam seguidas de maneira eficaz ao longo da vigência.
Essa gestão envolve desde a negociação e elaboração do contrato até o monitoramento contínuo do seu cumprimento, incluindo a gestão de riscos, prazos, pagamentos, qualidade dos serviços ou produtos e conformidade com a legislação aplicável.
O gerenciamento de contratos também busca otimizar o custo-benefício, evitar disputas legais e garantir que o documento atenda aos objetivos estratégicos da organização. E, ainda, permite identificar oportunidades de aprimoramento e ajustes ao longo do tempo.
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Por que é importante fazer a gestão de contratos de fornecedores?
- Minimizar riscos: a gestão de contratos permite identificar potenciais problemas, como cláusulas ambíguas, prazos irrealistas e outros. Ao antecipar e mitigar esses riscos, as empresas garantem a continuidade das suas operações e evitam interrupções na cadeia de suprimentos;
- Reduzir custos: por meio de uma gestão eficiente dos contratos, as empresas podem negociar melhores condições comerciais, como descontos e forma de pagamento. Também é possível identificar e eliminar gastos desnecessários, otimizando a alocação de recursos;
- Melhorar a qualidade dos serviços: ao estabelecer indicadores de desempenho claros e realizar o acompanhamento regular dos contratos, as empresas garantem que os fornecedores cumpram as especificações e prazos acordados, o que resulta em uma maior qualidade dos produtos e serviços e satisfação dos clientes;
- Fortalecer relacionamentos: a gestão de contratos promove a transparência e comunicação entre as partes, melhorando a interação com os fornecedores e estabelecendo um ambiente de confiança e colaboração, em que as empresas podem contar com o apoio desses prestadores de serviço para alcançar os seus objetivos;
- Aumentar a eficiência: a centralização da gestão e o acompanhamento dos contratos simplificam os processos e reduzem a burocracia, levando a um aumento da eficiência operacional e possibilitando identificar oportunidades de melhoria contínua.
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Quais são as etapas da gestão de contratos?
Planejamento e elaboração do contrato
Primeiramente, é necessário definir claramente os objetivos do contrato e as expectativas de ambas as partes. Isso inclui a identificação das necessidades, a elaboração de cláusulas específicas e a definição de prazos e condições. Na gestão de contratos, um planejamento cuidadoso ajuda a evitar problemas, já que os aspectos relevantes são considerados antes da assinatura.
Negociação
A negociação é a etapa em que as partes discutem os termos e condições do contrato. Aqui, é preciso que ambas se escutem e encontrem um meio-termo que atenda às necessidades. Afinal, uma negociação bem-sucedida não apenas estabelece um acordo favorável, mas, também, fortalece o relacionamento entre as empresas.
Execução do contrato
Após a assinatura, a execução do contrato envolve o cumprimento daquilo que foi acordado. Por isso, a documentação adequada e a comunicação regular são essenciais para identificar e resolver problemas que possam surgir.
Monitoramento e avaliação
O monitoramento constante permite que as partes avaliem o desempenho do contrato em relação aos objetivos estabelecidos. Essa etapa envolve a coleta de dados, análise de resultados e revisão das cláusulas contratuais conforme necessário. A avaliação periódica ajuda a identificar áreas de melhoria e a garantir que o contrato continue atendendo às necessidades de todos os envolvidos.
Renovação do contrato
Ao final do ciclo de vida do contrato, é necessário decidir se o documento vai ser renovado. Se houver interesse na renovação, essa etapa pode incluir uma revisão das condições atuais e possíveis ajustes que reflitam as mudanças nas circunstâncias ou no mercado. Caso contrário, é importante seguir os procedimentos adequados para o encerramento formal do contrato.
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Como fazer a gestão de contratos?
Listamos abaixo algumas dicas práticas para uma gestão de contratos bem-sucedida:
1. Centralize a documentação
Primeiramente, reúna e centralize todos os contratos em um único sistema. Isso facilita o acesso rápido e a organização desses documentos, permitindo que as partes possam consultá-los com facilidade e garantindo a segurança das informações e a conformidade com as exigências legais.
2. Automatize o monitoramento de prazos
Utilize ferramentas ou softwares de gestão de contratos para automatizar o acompanhamento de datas importantes, como vencimentos, renovações e prazos de entrega. Essa automação ajuda a evitar atrasos, penalidades e o esquecimento de marcos cruciais, além de liberar tempo para a equipe concentrar a produtividade em atividades mais estratégicas.
3. Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs)
Defina e monitore KPIs para avaliar o desempenho dos fornecedores e o cumprimento do contrato. Esses indicadores podem incluir métricas como qualidade das entregas, cumprimento de prazos e níveis de satisfação. A análise constante dos KPIs permite ajustes durante a execução dos serviços e fornece dados valiosos para futuras negociações.
4.Mantenha a comunicação ativa
A comunicação entre as partes envolvidas deve ser constante ao longo da execução do contrato. Logo, estabeleça canais eficientes e claros para tratar de questões como revisões contratuais, alterações de escopo ou eventuais problemas. A interação ágil e transparente ajuda a evitar mal-entendidos e fortalece a parceria.
5. Realize revisões periódicas
Fazer revisões regulares dos contratos possibilita identificar oportunidades de renegociação e ajustes necessários. Revisar as cláusulas também ajuda a garantir que o contrato esteja em conformidade com possíveis mudanças legais ou no mercado.
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6. Utilize contratos eletrônicos
Caso o intuito seja diminuir custos e garantir mais rapidez, vale a pena fazer os contratos eletronicamente. Para isso, é necessário criar uma assinatura digital para proteger as informações. Os contratos digitais são mais fáceis de serem consultados, evitam uma série de tarefas manuais, reduzem os gastos com papéis e armazenamento, contribuem para a sustentabilidade e deixam os dados confidenciais mais seguros.
7. Observe o SLA
O SLA – Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço, em tradução livre) – é uma especificação dos serviços que vão ser prestados, ou seja, um detalhamento técnico das informações que estão no contrato, incluindo os prazos para a execução. Para garantir que tudo saia conforme o combinado, é fundamental acompanhar esse indicador e, se necessário, cobrar os fornecedores.
8. Prepare um briefing
Outro aspecto importante para assegurar que o serviço prestado esteja alinhado ao que a sua empresa precisa é o briefing. Ao definir algumas metas e objetivos, é possível conversar com os fornecedores para pensar nas melhores estratégias e soluções. Quanto mais informações você puder compartilhar, melhor esse prestador de serviços vai entender a sua necessidade.
9. Peça feedbacks
Quer saber como o seu público está enxergando um fornecedor? Então, peça feedbacks. Dessa forma, se necessário, você pode fazer ajustes no contrato para melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Como a Copastur pode ajudar na gestão de contratos de fornecedores?
A Copastur tem mais de 50 anos de experiência em viagens de negócios, eventos e jornadas corporativas. Também atuamos em diversas áreas como live marketing, offshore, viagem de incentivo e muitas outras. Em um único contrato, é possível ter acesso a uma enorme gama de serviços, sem precisar lidar diretamente com vários fornecedores.
Nossa atuação na gestão de fornecedores vai muito além da simples intermediação! Trabalhamos diretamente com uma rede ampla e confiável de parceiros, assegurando que as condições negociadas sejam as mais vantajosas para os nossos clientes. Isso envolve a otimização de custos, cumprimento dos prazos e garantia da qualidade dos serviços prestados.
Afinal, ao gerenciarmos de forma estratégica os prestadores de serviço, a entrega se torna mais consistente e alinhada às necessidades específicas da sua empresa, gerando mais segurança e eficiência nas operações. Além disso, ao terceirizar esses serviços, as empresas podem se beneficiar de uma equipe especializada que se encarrega de todos os detalhes administrativos, desde a negociação e assinatura dos contratos até o acompanhamento do cumprimento das cláusulas e a resolução de possíveis divergências. Dessa forma, sua companhia se livra de burocracias e direciona os esforços para atividades internas e prioritárias. Entre em contato com a Copastur agora mesmo e conheça os nossos serviços! Entre as nossas soluções 360º, certamente temos alguma para ajudar a sua empresa. Conte conosco!
