As parcerias para eventos são essenciais para a realização de eventos bem-sucedidos, pois proporcionam uma sinergia que potencializa recursos, expertise e alcance.
Ao unir forças com outras organizações, empresas ou influenciadores, os organizadores de eventos podem acessar novas audiências, compartilhar custos e riscos, e enriquecer a experiência do participante com uma variedade de ofertas e serviços.
Além disso, essas parcerias podem ajudar a reduzir custos, otimizar a logística, melhorar a experiência dos participantes e agregar valor ao evento, por meio de patrocínios que permitem a inclusão de atrações de maior qualidade e a criação de um ambiente mais dinâmico e atrativo.
Se você está organizando um evento e quer saber como encontrar parceiros, esse post é para você! Continue a leitura e saiba como ter sucesso na ação!
Tipos de parcerias para eventos
Existem diversos tipos de parcerias que podem agregar valor e ajudar a atingir os objetivos do evento. Veja alguns dos principais:
Patrocínio
O patrocínio é uma das parcerias mais comuns em eventos. Empresas investem recursos financeiros ou materiais em troca de visibilidade para sua marca, como exposição em materiais de divulgação, estandes no evento, menções em discursos, etc. É importante alinhar expectativas e contrapartidas em contrato.
Apoio institucional
Entidades, associações ou órgãos públicos podem oferecer apoio institucional a um evento, agregando credibilidade e ajudando a atrair participantes. Em troca, recebem destaque como realizadores ou apoiadores do evento.
Permuta
Parcerias de permuta envolvem a troca de serviços ou produtos entre o evento e a empresa parceira, sem envolver dinheiro. Por exemplo, o evento pode oferecer estandes e ingressos em troca de hospedagem, alimentação, brindes, etc.
Como conseguir parcerias para eventos?
Contar com parceiros para a organização e o planejamento do evento traz diversos benefícios, conforme mencionamos acima. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para estabelecer bons contratos.
Veja só seis pontos importantes para coletar parcerias em eventos!
1. Analise a estrutura do evento
Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie os processos, os possíveis fornecedores para o evento, o número de convidados esperado, o conteúdo, as possibilidades de ativações, entre outros detalhes.
Esse planejamento é essencial para o sucesso do evento, sendo também necessário combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.
Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:
- responsabilidades e incumbências de cada um;
- decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
- divisão de lucros e custos;
Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação dos riscos do evento e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.
2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento
Na hora de conseguir parcerias para o evento, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.
Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.
Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que compartilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e compactue com o tipo de evento que você está promovendo.
Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.
Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.
3. Divida responsabilidades
Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir bons parceiros, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.
No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.
Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação fluida e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.
4. Busque patrocínio para parcerias em eventos
Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.
Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos.
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5. Estruture a divulgação do evento
Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa durante o pré-evento e que farão isso da forma correta.
Cada organização pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais efetivo e funcional, o que é uma escolha mais acertada.
Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hotsites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.
6. Monte uma boa proposta e um mídia kit
Tanto para conseguir os parceiros para eventos como patrocinadores, você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:
- foco do evento;
- formato;
- dia, local e horário;
- serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
- público-alvo e número estimado de participantes;
- proposta de patrocínio (se for o caso);
- plano inicial de publicidade;
- sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.
Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante estruturar essa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.
Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros corporativos anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.
Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:
- qualificação ou perfil de participantes;
- dados da pesquisa de avaliação do evento;
- menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
- engajamento dos convidados (online e offline antes, durante e pós-evento);
- caso possua mais de uma edição, taxa de crescimento do evento e de expositores.
Contrato de parceria para eventos
Um contrato de parceria para eventos é um instrumento legal fundamental que formaliza a colaboração entre duas ou mais partes na realização de um evento. Ele define os direitos, deveres e responsabilidades de cada parceiro, garantindo a segurança jurídica da operação e evitando futuros conflitos.
É altamente recomendado utilizar um contrato de parceria em qualquer situação em que duas ou mais empresas, organizações ou indivíduos se unirem para organizar um evento, seja ele um congresso, um festival, uma feira ou qualquer outro tipo de reunião. Isso inclui desde parcerias entre empresas e entidades governamentais até colaborações entre empresas do mesmo setor.
O contrato deve detalhar claramente as responsabilidades de cada parte, incluindo tarefas específicas, prazos, divisão de custos e lucros, além de cláusulas sobre uso de marca, garantias de entrega de serviços, direitos autorais de materiais produzidos e gestão de imprevistos.
Garantir a formalização dessas condições previne mal-entendidos, estabelece compromissos firmes e protege todos os envolvidos, promovendo uma execução fluida do evento.
Conseguir parcerias em eventos é um desafio válido para otimizar o planejamento e produção de eventos corporativos como um todo, independente do tipo de evento corporativo, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.
Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.Agora que você já sabe tudo sobre parcerias para eventos, aproveite para conhecer a agência de eventos corporativos da Copatur e saiba como podemos ajudar o seu evento a ser um sucesso!
