A pré-produção de eventos corporativos é uma das principais etapas do planejamento. Ela permite identificar e evitar possíveis riscos, garantindo que todos os elementos essenciais estejam em perfeita harmonia quando chegar o dia.
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A pré-produção também proporciona a oportunidade de alinhar expectativas com clientes e stakeholders, assegurando o atendimento de todas as necessidades e desejos. Quer tornar a produção do seu evento corporativo mais eficiente? Descubra o que você deve considerar nessa fase do seu projeto e os passos para ter sucesso!
Passo a passo da pré-produção de eventos corporativos
A pré-produção de eventos envolve diversas atividades de planejamento do evento, como a definição do objetivo e do orçamento, a criação do cronograma de atividades e a elaboração do plano de comunicação e marketing do evento. Confira abaixo o passo a passo!
Estabelecimento dos objetivos
Antes de iniciar a organização do seu evento, é essencial que você tenha objetivos claros em mente. Junto dos stakeholders e dos gestores, faça um brainstorm de como está o mercado atualmente, como a sua empresa gostaria de responder a isso e qual é o seu propósito com esse evento.
Procure, portanto, responder às seguintes perguntas:
- Onde a sua empresa deseja chegar com o evento?
- Quem serão os participantes e as necessidades?
- Os interesses dos diferentes públicos convergem?
- Como você pode surpreender as expectativas do seu público e dos stakeholders?
- Quais são os fornecedores ideais para corresponder a essas expectativas?
A partir disso, você pode definir temas e a programação do evento, listar possíveis parceiros e atrações, delimitar a estrutura necessária e as plataformas de gestão ideais para a organização do evento. Assim, terá um melhor controle do orçamento.
Definição do orçamento
Definir o orçamento de um evento é um dos principais passos da pré-produção de eventos. O budget serve como um GPS, guiando todas as decisões financeiras e garantindo que o evento seja realizado dentro dos limites estabelecidos. Primeiramente, é necessário identificar todos os custos envolvidos, desde o aluguel do espaço e a contratação de fornecedores do evento até a produção de materiais promocionais e a alimentação das pessoas participantes.
É importante criar um plano de gastos detalhado, classificando os custos entre fixos (aluguel, equipamentos, etc.) e variáveis (alimentação, transporte e outros). Outra dica essencial é pesquisar e comparar os preços de diferentes fornecedores, pois negociar é fundamental para otimizar os recursos. Além disso, vale incluir uma margem de segurança no orçamento, para cobrir eventuais imprevistos que possam surgir durante a realização do evento.
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Forme uma boa equipe
Um bom trabalho demanda uma força-tarefa preparada. Por isso, um dos principais passos da pré-produção de eventos corporativos é recrutar empresas e profissionais qualificados. Eles precisam reunir experiência, infraestrutura, confiança, agilidade e proatividade para atender às demandas previstas e lidar com o inesperado.
Organize as informações em uma planilha
Após conversar com pessoas gestoras e stakeholders sobre os objetivos da sua empresa com o evento, está na hora de compilar as informações em uma planilha ou plataforma de gerenciamento. Reúna algumas informações por lá, como:
- Objetivo do evento;
- Nicho;
- Público-alvo;
- Orçamento disponível;
- Equipe responsável;
- Plano de divulgação;
- E o que mais for importante.
A planilha é indicada por facilitar a visualização total de todas as informações básicas do evento, já que esse documento permite que as pessoas colaboradoras da empresa permaneçam alinhadas e facilita a conversa com parceiros e fornecedores.
Atente-se às “burocracias”
Todas as transações e parcerias firmadas pela sua empresa para a organização de um evento precisam de documentação. Por isso, especialistas indicam que, na pré-produção de eventos, você liste os processos burocráticos que devem ser organizados, como autorizações e contratos, por exemplo. Eles levam tempo para serem examinados e nem sempre atendem aos prazos planejados. Logo, é essencial que você trabalhe com fornecedores e empresas com experiência reconhecida. Ademais, dependendo do tipo e do tamanho do seu evento, operar com uma antecedência de 6 meses garante tempo para lidar com esses pequenos gargalos de documentação.
Crie um planejamento de comunicação
Na pré-produção de eventos, após definir o objetivo e o público-alvo, desenvolva uma mensagem central clara e coerente que ressoe com esse público. Depois, crie um calendário detalhado com todas as ações de divulgação planejadas, desde o pré-evento até o pós-evento, incluindo materiais visuais, releases para a imprensa, posts nas redes sociais e e-mail marketing. A escolha dos canais deve ser baseada nas preferências e nos comportamentos do público-alvo.
No setor de eventos corporativos, uma das maiores tendências é a interatividade entre marcas e público-alvo, o que demanda a produção de vídeos, aplicativos, transmissões ao vivo, totens e outras ativações criativas. Para isso, é importante que você conte com profissionais capacitados e especialistas no assunto, escute o seu público a partir de pesquisas e dados coletados em ouvidorias e, então, desenvolva peças de comunicação à altura, capazes de atingir e até mesmo superar as expectativas.
Há uma série de estratégias já consolidadas e que fazem sucesso com o público. Você pode, por exemplo, juntar todas as informações do seu evento em um hotsite leve e dinâmico, disponibilizando:
- Objetivos do evento;
- Apresentação do tema;
- Lista de expositores e participantes;
- Campo de inscrições;
- Mapa do espaço;
- Indicações de como chegar ao local (de transporte particular e público);
- Programação;
- Dados sobre o estacionamento;
- Currículo dos palestrantes;
- Compra de ingressos;
- E muito mais.
Lembre-se de que esse site será a vitrine do seu evento! No caso de um orçamento apertado, você pode fazer conteúdos especiais no blog da empresa, posts nas redes sociais e disparar e-mails para o mailing. Mesmo nesses casos, é essencial que a identidade visual do evento esteja bem representada e que as informações listadas acima estejam presentes.
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Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia oferece uma série de recursos para a pré-produção de eventos, otimizando a organização, melhorando o armazenamento e o gerenciamento de dados, criando experiências interessantes para os convidados e conectando os diferentes agentes envolvidos no processo. Um aplicativo, como indicamos no tópico anterior, pode ser um diferencial na sua estratégia, mas também é importante pensar em como esse tipo de recurso pode ajudar nos bastidores. Uma boa ideia é adotar plataformas e sistemas de CRM criados por empresas especializadas.
Monte o cronograma
Agora que você já levantou todas as informações necessárias e entrou em contato com os profissionais certos para analisar condições de contratos e de pagamentos, está na hora de montar um cronograma. Inclua um prazo para receber os feedbacks das pessoas participantes e montar um relatório de resultados do evento.
Insira também as variáveis implicadas na produção do seu evento. Contar com o auxílio de profissionais experientes pode ajudar na determinação de prazos mais realistas! A produção de eventos corporativos envolve o estabelecimento de objetivos e metas, orçamento, datas, identidade visual, estratégias de comunicação, sinalização, atrações que se alinhem com o propósito da empresa na ocasião e muito mais.
Esse planejamento estratégico, característico da pré-produção de eventos, impede que os riscos passem despercebidos e garante que as informações sejam bem gerenciadas. Com um olhar mais atento à pré-produção do seu evento, a produção e a pós-produção se tornam muito mais fáceis, considerando que os processos já ficam encaminhados.
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Com expertise no mercado, realizamos uma análise detalhada das suas necessidades, desde a concepção do evento até a definição das estratégias e a escolha dos fornecedores mais adequados. Assim, você e a sua equipe podem focar na estratégia e otimizar tempo, deixando conosco a realização das atividades operacionais dos eventos, sem preocupações nem estresse.
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