Tanto para as empresas como para os funcionários, as viagens corporativas podem ser extremamente proveitosas. Afinal de contas, constituem oportunidades de se adquirir conhecimentos e fechar novos negócios. O problema surge quando tais deslocamentos são mal gerenciados, podendo trazer dores de cabeça e gastos desnecessários para todos os envolvidos. Melhor se preparar para evitar prejuízos, não concorda? A boa notícia é que grande parte dos problemas relativos a viagens de negócio podem ser contidos apenas com uma gestão mais eficiente, sabia?
Se parar para analisar, verá que a maior parcela das possíveis situações negativas nesse contexto resulta de erros comuns, que podem ser cometidos até mesmo por profissionais extremamente acostumados aos trâmites inerente a viagens corporativas. Muitas vezes, pequenos cuidados já bastam. Por essas e outras é que pensar em uma gestão inteligente ajuda a evitar frustrações e entraves desnecessários, que teriam o poder de transformar uma viagem promissora em improdutiva e desgastante. E foi justamente pensando em poupar sua empresa e seus funcionários de todo esse estresse que resolvemos listar aqui 8 erros na gestão de viagens corporativas e algumas formas de se prevenir. Acompanhe:
Não ter uma política de viagens bem definida
Saiba desde já que a política de gestão de viagens corporativas deve receber o máximo de atenção. Afinal, se for muito restrita ou burocrática, pode acabar causando um engessamento geral do processo. Esse tipo de paralisação resulta, por exemplo, em reservas de voos e hotéis feitas em cima da hora. Assim, as opções possíveis são drasticamente reduzidas, acarretando no aumento de custos e no atendimento insuficiente aos viajantes. Por outro lado, uma política muito flexível pode trazer gastos orçamentários excessivos. Pense bem: dar liberdade demais pode ser tão ruim quanto ser muito rígido, pois permite que os próprios funcionários deixem tudo para a última hora. O segredo está, então, em buscar o equilíbrio. Assim é possível cobrar um certo limite de antecedência nas reservas, assim como um controle de custos, ao mesmo tempo em que há flexibilidade para garantir um espaço de manobra orçamentário voltado para eventuais emergências.
Não fazer um planejamento eficiente
Planejamento e gestão são pontos essenciais para qualquer empresa que quer não só se manter, mas efetivamente crescer no mercado. E, no caso das viagens corporativas, isso não seria diferente. Manter um relatório de principais destinos da firma, por exemplo, facilita o trabalho do setor administrativo na busca pelas melhores tarifas e opções para os funcionários. Saber que hotéis e companhias aéreas são preferíveis nos mais diferentes locais em que a empresa empreende não apenas ajuda a tornar o processo de aprovação dos deslocamentos menos burocrático, mas permite pensar em parcerias que possam ser benéficas tanto para a companhia como para o prestador do serviço.
Não levar em conta a importância do seguro viagem
É preciso encarar os fatos: por mais que ninguém espere ou deseje que ocorram acidentes ou imprevistos em uma viagem, pode simplesmente não ser possível evitá-los. Nesse caso, o melhor a fazer é se preparar para tais eventualidades. E é aí que entra o seguro viagem. Muitas pessoas (e até mesmo empresas) veem essa precaução como um custo desnecessário, um desperdício de orçamento. O maior problema é que esse erro infelizmente só costuma ser percebido quando já é tarde. Lembre-se, portanto, de que qualquer pessoa está suscetível a sofrer acidentes. Assegurar cobertura se torna, assim, uma resolução rápida e eficiente para o problema. Por tudo isso, fazer uma boa gestão de viagem inclui garantir um seguro sólido, que pode se transformar na diferença entre um pequeno custo com segurança e um enorme gasto (não apenas financeiro) para a empresa.
Não considerar o enorme poder do fator temporal
Outra atitude bastante comum que acaba resultando em inconvenientes durante uma viagem corporativa é não levar o tempo em consideração. Como já dissemos anteriormente, todos estamos sujeitos a acidentes. Por isso, é importantíssimo sempre se resguardar para que esses eventuais entraves não atrapalhem o itinerário como um todo. Busque chegar com antecedência nos lugares programados, por exemplo. É melhor aguardar por lá, já aproveitando para trabalhar no seu networking, do que correr o risco de não chegar para o compromisso. E essa recomendação é especialmente válida para os aeroportos! Tente estar no seu terminal pelo menos duas horas antes do horário programado para o voo. Essa antecedência garante que, mesmo em caso de problemas com o check-in ou com o despacho das malas, o viajante ainda terá tempo de chegar tranquilamente ao embarque.
Não providenciar relatórios antecipadamente
Um dos equívocos mais corriqueiros que os funcionários cometem durante as viagens corporativas é deixar para fazer o relatório de despesas para a última hora. Muitos fazem essa escolha a fim de poderem aproveitar melhor a viagem e torná-la mais produtiva. Mas deixar de gastar algum tempo diariamente com esse documento pode resultar, muitas vezes, na perda ou no extravio dos recibos dos serviços utilizados. Nesse caso, o funcionário acaba tendo que pagar por esses valores do próprio bolso! Manter uma relação organizada e atualizada das despesas relativas ao deslocamento é um bom exemplo de gestão eficiente de viagem, que acarreta não apenas em economia, mas também em uma maior transparência nos processos e nas contas da empresa.
Não aproveitar a praticidade dos relatórios on-line
A solução mais prática e efetiva para o problema citado no tópico acima consiste no uso de relatórios on-line. Preencher esses documentos virtualmente não apenas garante que nenhum gasto será esquecido ou perdido, mas também resulta em economia de tempo e no ganho de transparência. Essas ferramentas via internet permitem um controle maior sobre quando e de que forma os funcionários estão gastando os recursos da empresa durante as viagens corporativas, assim como possibilita o cruzamento de diferentes dados e parâmetros a fim de otimizar o planejamento das próximas viagens.
Não saber usar o cartão corporativo
O cartão corporativo é um instrumento criado para garantir que qualquer imprevisto financeiro durante uma viagem de negócios possa ser resolvido mais rapidamente, sem envolver grandes burocracias. O problema é que, na prática, alguns funcionários podem acabar se aproveitando desse recurso para uso pessoal. Vale lembrar que tal atitude é, antes de mais nada, extremamente antiética. Além do mais, o departamento financeiro é facilmente capaz de rastrear os usos do cartão e encontrar o abuso. Por isso, os funcionários devem ser orientados para lançarem mão desse recurso apenas em determinadas ocasiões, para os gastos necessários e as despesas extras da viagem.
Pensar em uma gestão de viagens inteligente é uma maneira de garantir comodidade e eficiência para todos os envolvidos, já que cobre desde pequenas movimentações até grandes viagens para eventos e conferências internacionais de grande porte. Como as viagens corporativas são vitais para a ampliação do posicionamento dos negócios de uma empresa, também é importante que os funcionários tenham em mente que estão ali em nome da companhia, de forma que qualquer deslize pode resultar em danos tanto para sua reputação como para a da empresa. Foco no compromisso!
Agora comente aqui e nos conte se tem mais algum erro ou situação que acha que vale a pena compartilhar! Aproveite para compartilhar suas experiências em viagens corporativas e as lições que tirou delas!
