Você costuma ter verdadeiras crises de pânico quando precisa realizar eventos para sua empresa? Talvez esteja na hora de pensar em contratar uma empresa de organização de eventos corporativos.
Afinal de contas, entre as diversas vantagens de usar uma agência externa, é possível destacar: a redução nos custos, a possibilidade de contar com uma atuação mais profissional e a agilidade na resolução de problemas comuns. Confira essas e muitas outras razões para contratar um serviço de eventos corporativos a partir de agora!
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1. Redução de custos
Contratar uma empresa de eventos corporativos pode ser a saída ideal para reduzir custos em sua empresa. Pense bem: ao delegar a responsabilidade da administração desses acontecimentos aos funcionários, você impede que eles executem suas tarefas diárias em sua totalidade — e, principalmente, com a devida qualidade.
Além disso, como esses profissionais geralmente não têm o conhecimento técnico necessário para realizar tais eventos, é possível que você perca dinheiro por conta da má gestão de recursos. Pode-se citar, por exemplo, erros na contratação de fornecedores, compra de brindes e muito mais.
Como uma empresa de organização de eventos corporativos pode ajudar na redução de custos?
Sabe aquela ideia que muitos ainda têm de que a contratação de um serviço especializado é um gasto a mais? Pois ela é completamente equivocada! Seu corpo de funcionários não precisa conciliar suas rotinas com a preparação de um evento. Se fizerem isso, vão ter que dividir as atenções entre suas demandas corriqueiras e essa nova tarefa. Isso resulta em:
- compra de materiais e produtos sem uma pesquisa de mercado eficiente;
- dificuldades em contatar fornecedores e conseguir preços mais agradáveis;
- gastos desnecessários por pura falta de experiência na área.
Por sua vez, um serviço especializado minimiza custos, trazendo uma economia que compensa as despesas com sua contratação. Assim, em vez de um gasto, a contratação de ajuda profissional é, na verdade, um investimento.
2. Profissionalização do serviço
Outra vantagem de contar com uma empresa de organização de eventos corporativos é ela ser capaz de entender seus objetivos por trás de cada evento. Como a equipe que presta o serviço é altamente especializada e comprometida com os resultados, ele carrega toda a expertise para prestar consultorias pontuais para sua empresa, ajudando assim a:
- identificar que tipo de evento é mais adequado para atender a seus objetivos;
- especificar ações interessantes, de acordo com o perfil do negócio;
- superar as expectativas de seus clientes e funcionários.
Será que o evento mais apropriado para alcançar os objetivos desejados é um brunch, um jantar, um coquetel ou uma palestra, por exemplo? Esses profissionais podem ajudar a resolver! Isso sem contar que uma empresa de organização em eventos corporativos também tem o conhecimento necessário para analisar caso a caso, indicando detalhes que poderiam passar completamente despercebidos pelos leigos.
Não é melhor realizar serviços com a equipe interna?
É preciso pensar de forma estratégica para responder a essa pergunta. Seu time foi contratado porque é necessário, certo? Assim, não há pessoas ociosas em seu quadro de funcionários.
Tem certeza então que quer retirar os profissionais de suas atividades para prepararem um evento? Lembre-se de que todo e qualquer planejamento estratégico e definição de metas conta com cada membro dos vários times que compõem a empresa. Dessa forma, a ausência de uma pessoa já prejudica a produtividade do grupo.
Além disso, há restrições legais para que colaboradores desempenhem funções diferentes daquelas para as quais foram contratados. Isso pode inclusive trazer problemas trabalhistas no futuro, sabia? Basicamente, desviar o foco da sua equipe gera prejuízos:
- causa desmotivação no time por dificultar a execução das tarefas;
- reduz a possibilidade de alcançar as metas e melhorar os resultados do setor ou da empresa;
- sujeita a companhia a problemas trabalhistas por desvio de função;
- diminui a qualidade do evento pela falta de expertise dos organizadores;
- aumenta os custos, na medida em que não aproveita adequadamente os recursos.
Pense:
- considerando que seu evento é para o público interno (seus próprios funcionários), imagine como se sentirão aqueles envolvidos na organização, provavelmente mais preocupados em fazer tudo dar certo que usufruir do momento;
- se tudo está sendo preparado para stakeholders (investidores ou patrocinadores), qual será a impressão de profissionalismo que eles terão ao saber que seu time está tirando o foco do negócio para produzir aquele momento?;
se seus clientes são os principais convidados, como evitar que possíveis incidentes causem transtornos capazes de prejudicar a imagem da empresa?
3. Resolução de problemas
Verdade seja dita: imprevistos acontecem. O detalhe é que, quando eles ocorrem em um evento, o estrago pode tomar proporções maiores. Por isso, se algo der errado, a situação precisa ser solucionada o quanto antes, já que não há chance de conserto no dia seguinte.
Por essas e outras, investir em um serviço especializado em eventos é uma forma de evitar esse tipo de situação. A equipe parceira tem o conhecimento técnico e o jogo de cintura necessários para encontrar uma solução que não comprometa o resultado do evento. Nada de se preocupar com um palestrante ausente ou com problemas no fornecimento dos brindes!
Que tipo de dificuldades podem surgir em eventos corporativos?
Ao se preparar para um evento, é mais que natural que apenas a parte boa seja posta em planejamento, não é mesmo? Afinal, pela falta de experiência, você não sabe quais incidentes podem ocorrer e, assim, não consegue se precaver.
Saiba: muitos imprevistos, dos mais simples aos mais sérios, podem surgir. O que você faria ao se deparar com, por exemplo:
- falhas técnicas, como microfones e equipamentos de imagem e som que param de funcionar: você deve contar com opções extras à disposição, próximas do local de uso, para uma substituição rápida e imperceptível;
- apresentações que simplesmente não rodam: é preciso manter todas as informações que serão usadas salvas na nuvem ou em mais de uma mídia física, caso o acesso on-line estiver indisponível, para evitar erros por dados corrompidos e outras situações;
- sonorização inadequada: pense se é preciso ter música ambiente, se há outra opção ou necessidade de sonorização, se o som alcança os participantes e está audível no volume mais adequado, preocupações que, se não tiverem um plano de prevenção de incidentes, podem estragar todo o evento;
- equipamentos extras, como estruturas, proteções, aterramento e tudo mais que fizer parte de uma infraestrutura extraordinária: cada detalhe precisa ser providenciado, ainda com opções para substituição, em caso de danos;
- retirada de resíduos e redução do impacto ambiental: como depois de todo evento há um lixo a recolher, é preciso definir quem fará isso e que destinação será dada ao material — uma empresa especializada também se preocupa em não deixar para trás nenhum problema a ser resolvido pela contratante, viu?
Como você pode ver, são muitos pontos a tratar que podem trazer dores de cabeça para um time despreparado ao lidar com esse tipo de atividade. Quer mesmo fazer seus funcionários passarem por isso?
4. Dedicação exclusiva
Por mais simples que seja, um evento exige dedicação intensa dos profissionais responsáveis por sua organização. E isso é simplesmente impossível de conseguir caso seus funcionários tenham que dividir o tempo entre suas tarefas diárias e as atividades de organização.
Optar pelo serviço de uma empresa de organização de eventos corporativos faz com que você não tenha que tirar seus colaboradores de suas incumbências rotineiras, prejudicando os resultados internos. Na prática, uma empresa especializada conta com equipes:
- focadas em organizar o melhor evento possível para sua empresa;
- comprometidas com o sucesso dessa missão;
- preocupadas o uso racional de recursos;
- voltadas para a satisfação do cliente — no caso, você!
Que tipo de evento um time externo pode realizar?
Sem que você tenha que sacrificar seus resultados (operacionais e financeiros) e seu pessoal, uma empresa especializada em eventos pode realizar praticamente todo tipo de atividade fora da rotina normal do seu negócio. Podemos citar como exemplos:
- reuniões, workshops, conferência e participações em feiras e simpósios, eventos que envolvem viagens corporativas, em que é preciso se preocupar com hospedagem, transporte de funcionários, alimentação, guias e assim por diante;
- encontros de negócios, confraternizações e outras demandas semelhantes, que exigem alimentação, reserva de espaço, equipamentos audiovisuais e estruturais;
- atividades de integração, como shows, dinâmicas, espetáculos e tudo que tenha como objetivo tornar seu time coeso, comemorar resultados e melhorar o desempenho da empresa toda.
Além disso, com a ajuda de experts 100% dedicados, todo e qualquer evento pode gerar um relatório completo de resultados, que facilite o cálculo do retorno sobre o investimento quando for o caso e que mostre o que teve sucesso e o que pode ser melhorado.
5. Economia de tempo
Já parou para pensar que, ao contratar uma empresa para realizar seus eventos corporativos, você ainda ganha tempo? Afinal, quem se preocupa com todos os detalhes é o serviço de eventos e não você ou seus funcionários!
Por estarem por dentro dos seus objetivos e desejos, os profissionais que fazem parte da equipe externa podem participar das reuniões como representantes da sua empresa, porque estão prontos para defender seus interesses junto a fornecedores, responsáveis pela locação de espaços e demais envolvidos.
Qual o tempo gasto preparando eventos corporativos?
Pensar que é fácil e rápido preparar um evento pode ser um grande engano que vai levar por água abaixo o resultado financeiro da empresa no período. Isso porque o preparo de um evento envolve:
- tempo de planejamento, dimensionando recursos necessários e criando um cronograma para todas as atividades que serão realizadas durante a ocasião;
- orçamento e contratação de equipes técnicas e de suporte, como técnicos de som, garçons, recepcionistas e por aí vai;
- orçamento de serviços de buffet, iluminação, sonorização e decoração em média com 3 fornecedores diferentes;
- contato com agências de viagens, hotéis e companhias de transporte para garantir hospedagem, viagens e traslado dos participantes com segurança e o melhor custo-benefício possível;
- acompanhamento durante o evento para sanar possíveis problemas;
- limpeza e organização do local depois do evento;
- levantamento de custos (programados e emergenciais) envolvidos na realização do evento.
6. Diminuição de riscos
Uma empresa especializada em prestar serviços de eventos corporativos conhece de cor os erros básicos na organização de palestras, feiras e afins. Por isso, os profissionais:
- sabem exatamente como economizar em uma simples negociação com fornecedores;
- conseguem entender exatamente por que determinados eventos não dão certo;
- evitam a todo custo cometer esses erros;
- são capazes de gerenciar crises e tomar decisões rápidas.
No fim das contas, quando o assunto é organização de evento, tão importante quanto saber o que fazer é saber exatamente o que não fazer. E empresas especializadas em organização de eventos corporativos são experts em lidar com detalhes, pessoas e prioridades. Contar com esse apoio é, portanto, fundamental!
Quais são os principais riscos em eventos corporativos?
Há vários grandes riscos envolvidos nesse processo, como:
- de falhas logísticas, como problemas na compra de passagens, perda de horários de voo e viagens e assim por diante;
- de insumos e alimentação, como falta ou sobra de alimentos, água, bebidas e materiais — copos, pratos e talheres;
- de segurança, como falta de proteções para estruturas elétricas instaladas para o evento ou ausência de suporte em caso de urgência de saúde de algum participante;
- de falhas estruturais, como equipamentos que não funcionam durante o evento, impedindo apresentações e outras fases do cronograma.
7. Qualidade dos serviços
Empresas especializadas na organização de eventos corporativos têm contato com fornecedores de todos os tipos. Como estão acostumadas a lidar com esses parceiros, sabem quais deles são mais adequados para cada evento e se estão alinhados com o valor que o contratante pode pagar. Sua expertise também evita a contratação de provedores de má qualidade — seja na prestação de serviços ou no cumprimento de prazos.
Outro ponto positivo é que, por fazerem trabalhos frequentes com tais fornecedores, organizadoras de eventos têm um poder de barganha significativo, podendo negociar os melhores preços e prazos de pagamento para sua empresa.
Tudo isso faz com que a contratação de um serviço de eventos corporativos seja garantia de prestação de toda a assistência necessária. Além de reduzir custos, os eventos ganharão qualidade e profissionalização!
Para não ter dor de cabeça, é importante garantir que a empresa contratada para gerenciar seus eventos seja conhecida no mercado e tenha capacidade para realizar ações do porte de que você precisa. Assim, vale a pena sempre buscar referências, analisar o portfólio da firma e conversar com antigos clientes para saber suas impressões.
Você quer saber mais sobre como funciona uma empresa especializada em eventos corporativos? Entre em contato conosco! Estamos à disposição para esclarecer todas as suas questões sobre o serviço de eventos!
