A escolha do local para eventos ideal é uma importante e decisiva etapa do planejamento de eventos corporativos, pois define não apenas a logística e a estética da ocasião, mas, também, reflete a imagem e a cultura da empresa. Um lugar bem selecionado pode otimizar a experiência das pessoas participantes, facilitando a integração e o networking, enquanto uma opção inadequada pode prejudicar o impacto e a eficiência do evento.
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Primeiramente, é muito importante não se deixar impressionar só pela beleza do espaço. É preciso que, entre outros detalhes, ele seja adequado ao tipo de evento corporativo que você vai realizar, ao público esperado e, ainda, que tenha um preço que não comprometa o seu orçamento. Neste post, iremos nos aprofundar no tema do local para eventos e traremos dicas práticas de como escolher onde vai ser o seu evento corporativo. Confira!
Dicas para selecionar o melhor local para eventos corporativos
1- Comece selecionando a região
O primeiro passo na busca pelo local ideal para o seu evento corporativo é selecionar a região/bairro onde você procurará o espaço. A segurança é o fator primordial! Também é essencial escolher uma área de fácil acesso, para garantir que as pessoas convidadas consigam chegar com facilidade, e que os fornecedores para eventos corporativos possam fazer as entregas sem maiores dificuldades.
Uma casa de festas situada em um bairro mais afastado pode ter um preço competitivo, porém, por outro lado, devido à distância, pode desanimar quem não tem carro. Evite regiões perigosas e com alto índice de assaltos, que também podem comprometer o sucesso do seu evento. Outro ponto que deve ser considerado é a oferta de táxis, de carros de aplicativos e de transporte público na área, além de estacionamento para convidados e um fácil acesso de ambulâncias e equipe médica.
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2- Verifique o tamanho do espaço
Atentar-se ao tamanho do espaço em que você realizará o seu evento é indispensável. Para isso, o número de pessoas convidadas precisa ser o ponto de partida. É necessário procurar um local para eventos que comporte com conforto todos os participantes e, ainda, toda a equipe que atuará na ocasião, como produtores, seguranças, time de luz e som, cozinheiros, etc.
Um espaço muito pequeno não é bom, entretanto, um lugar muito maior do que o número de pessoas exige também não é uma boa escolha, já que pode passar a impressão de que o seu evento não alcançou o sucesso esperado por conta do excesso de lugares vazios. Portanto, opte por um local que acomode adequadamente a quantidade de participantes, permitindo uma melhor gestão do fluxo, facilitando a interação e o networking durante o evento e assegurando que os aspectos logísticos, como a disposição dos assentos e a configuração das mesas, sejam coerentes com o formato.
3- Considere as particularidades do seu evento corporativo
Para acertar na escolha do local para eventos, não se esqueça de avaliar as características e particularidades da ocasião. Uma feira de negócios, por exemplo, demanda um espaço completamente diferente do que uma festa de confraternização de empresa. Caso esteja organizando uma palestra, é importante checar se os lugares pesquisados contam com um auditório. Se for fazer uma degustação para convidados, pode ser interessante optar por um espaço com cozinha e os equipamentos necessários para armazenar os alimentos que serão utilizados.
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4- Atente-se à parte burocrática
Além de buscar um espaço que tenha um tamanho adequado e ofereça toda a infraestrutura necessária, é essencial dar atenção também à parte burocrática. Avalie antes se a documentação do imóvel está em dia, se há permissão legal para a realização de eventos ali e qual é o número máximo de pessoas. Cheque, também, se existe um alvará de funcionamento e se está atualizado. Caso o proprietário do local não apresente a documentação completa, pode ser uma boa ideia procurar outro, para evitar dor de cabeça. Se sentir insegurança em relação à burocracia, é possível contratar uma empresa especializada na gestão de eventos como a Copastur, reduzindo as chances de erros.
5- Descubra os extras que o local para eventos oferece
O tamanho e a infraestrutura do espaço são fatores fundamentais na hora de definir um local para o seu evento corporativo. Para acertar ainda mais na escolha, avalie os extras oferecidos pelos lugares pesquisados. Há hotéis, por exemplo, que dão desconto na hospedagem para os participantes do evento, o que pode ser um diferencial, caso muitas pessoas venham de outros estados ou países. Diversas casas de festas também incluem no pacote o buffet e a decoração, reduzindo o seu trabalho e otimizando o seu tempo em uma festa de final de ano. Compare valores e serviços para conferir onde estão as melhores condições!
6- Calcule se o valor cabe no seu orçamento
Há espaços disponíveis para todos os gostos e bolsos! Por isso, acertar na escolha do local para eventos passa também por uma opção que não estoure o orçamento do evento. Faça uma pesquisa dos valores cobrados por lugares similares e, se necessário, parta para a negociação com o fornecedor, tentando conseguir desconto para o pagamento à vista ou uma redução no preço caso contrate serviços adicionais como buffet, equipe de som e luz, seguranças, entre outros.
7- Analise se o lugar é adequado para o horário e a data do evento
A época do ano e o horário em que acontecerá o seu evento corporativo também influenciam na escolha do lugar. Eventos diurnos, em meses de verão, exigem uma preocupação extra com refrigeração. Já os locais mais ermos podem não ser a melhor alternativa para eventos noturnos, comprometendo a segurança dos convidados. Nas épocas de chuva, pode não ser uma boa ideia optar por espaços com grandes áreas abertas e, sim, dar preferência aos lugares fechados ou que tenham cobertura.
8- Investigue a reputação do local para eventos
A reputação do lugar pode impactar significativamente a percepção geral sobre o evento. Um local com uma boa reputação é frequentemente associado a um padrão elevado de serviço, uma infraestrutura confiável e um histórico de eventos bem-sucedidos, o que contribui para uma experiência positiva e com o mínimo de contratempos.
Em contrapartida, um espaço com uma fama negativa pode trazer problemas inesperados, desde questões de atendimento até falhas na infraestrutura, prejudicando a eficácia do evento e a imagem da companhia. Sendo assim, pesquisar a reputação do local para eventos, incluindo avaliações de datas anteriores e feedbacks de outros clientes, ajuda a garantir uma experiência que reflita o profissionalismo e o prestígio da sua empresa.
9- Cheque as condições climáticas
Considerar a previsão do tempo local é indispensável ao escolher o local para o seu evento corporativo. Um evento ao ar livre pode ser um sucesso em um dia ensolarado, mas um desastre no caso de uma chuva intensa. A imprevisibilidade do clima pode impactar diretamente a experiência das pessoas convidadas, a logística do evento e até mesmo a segurança. Logo, quando for avaliar o clima da região, você precisa considerar a época do ano, a temperatura média, a incidência de chuvas e a possibilidade de eventos climáticos extremos.
10- Faça uma checklist
A checklist do evento é uma aliada e tanto na sua escolha do local para eventos. Liste todos os fatores que devem ser considerados (localização, tamanho do espaço, preço, etc.) e, antes de fechar negócio, certifique-se de que você analisou todos os pontos com cuidado e atenção. Para ter sucesso na procura do lugar ideal, o planejamento é essencial! Comece a buscar o espaço o quanto antes, principalmente no caso de um evento de final de ano, porque nessa época as opções se esgotam rapidamente.
Como a Copastur pode te ajudar na escolha do local para eventos?
A Copastur possui uma vasta experiência no mercado de eventos corporativos e oferece um serviço completo para auxiliar na escolha do local ideal e em todas as etapas do seu evento. Realizamos uma análise detalhada das suas necessidades e expectativas e, depois, apresentamos opções de espaços que se encaixam perfeitamente no perfil do seu evento.
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