As agências de viagens corporativas são parceiras estratégicas para empresas que desejam otimizar seus investimentos em viagens de negócios. Por serem especialistas no assunto, essas organizações oferecem soluções que vão desde a reserva do voo até a gestão das despesas.
Por meio da expertise e tecnologia que essas empresas usam, é possível aumentar a produtividade, reduzir custos e, de quebra,elevar o bem-estar dos colaboradores ao facilitar a vida de quem viaja.
Quer saber como isso é possível? Acompanhe a leitura deste guia sobre o universo das agências de viagens corporativas. Aqui, além de explorar o conceito, você verá as vantagens de contratar esse tipo de serviço, o que considerar ao contratar e, ainda, uma lista com as melhores agências de viagens corporativas segundo o prêmio Melhores do turismo Panrotas Amadeus 2024. Continue a leitura!
O que é uma agência de viagens corporativas
As agências de viagens corporativas são empresas especializadas em fornecer serviços de viagem completos e personalizados para empresas e seus funcionários. Ao contrário das agências de viagens tradicionais, que se concentram em viagens de lazer, as agências com foco no corporativo atendem às necessidades específicas das empresas, como viagens de negócios, conferências e eventos.
Essas agências oferecem uma gama de serviços personalizados que vão desde a reserva de passagens aéreas e hospedagem, planejamento de itinerários complexos para executivos e equipes de trabalho, até a construção de relatórios detalhados sobre gastos de viagem.
Elas se destacam por fornecer soluções eficientes e econômicas, garantindo o cumprimento das políticas de viagem da empresa, a conformidade com regulamentações e a maximização do retorno sobre o investimento em viagens de negócios.
Como as agências de viagens corporativas podem ajudar?
Assim como muitos outros processos dentro do mundo corporativo, a gestão de viagens empresariais deve ser feita de maneira cuidadosa para que os objetivos traçados com os deslocamentos sejam, de fato, alcançados.
Veja abaixo algumas das facilidades que agências de viagens corporativas como a Copastur proporcionam:
1. Redução significativa de custos
Você tem o pé atrás em relação à contratação de uma agência de viagens corporativas porque acha que, para dar esse passo, precisa fazer investimentos altíssimos? A impressão que você tem é que essa realidade é apenas para grandes empresas e multinacionais? Saiba que o cenário é, na verdade, o oposto.
Apesar da terceirização da gestão de viagens ter um certo custo atrelado, este é significativamente menor quando comparado a outras despesas da empresa relacionadas à organização das viagens corporativas.
Isso acontece porque as agências, por trabalharem com grandes demandas, têm um poder de negociação ampliado frente a fornecedores. Isso sem contar que muitas delas firmam parcerias com empresas do setor turístico.
Na prática, isso pode se refletir em tarifas menores para a compra de passagens corporativas e de hospedagem mais econômicas, por exemplo. O mesmo pode ser dito de outras questões consideradas detalhes, mas que, somadas, representam valores significativos, como:
2. Agilidade na emissão de documentos
A emissão ou renovação de passaportes e vistos é imprescindível e não pode ficar de fora do planejamento das viagens corporativas. Afinal, ninguém gostaria de lidar com a perda de um grande negócio simplesmente porque o colaborador não tinha um visto válido para entrar no país de destino, correto?
O problema é que muitas empresas deixam a responsabilidade da emissão desses documentos com o próprio funcionário. Em muitos casos, porém, a burocracia leva tempo, que pode ser ainda maior se a pessoa não tiver experiência no assunto. Aqui, mais uma vez, as agências de viagens corporativas se mostram como a melhor opção.
Contando com profissionais devidamente treinados e experientes em seu quadro de colaboradores, essas empresas sabem exatamente o que fazer para conseguir mais agilidade na emissão de passaportes e vistos. Com isso, nada mais de perder oportunidades por pura falta de conhecimento ou experiência!
3. Ferramentas de selfbooking
Não é novidade para ninguém que a era da informação trouxe consigo uma revolução tecnológica que, com suas ferramentas, vem mudando os mais diversos tipos de processos dentro do mundo corporativo. E quando o assunto é viagem de negócios, os sistemas de selfbooking são soluções eficientes e modernas.
Essas plataformas digitais de OBT (Online Booking Tools) são oferecidas por agências de viagens corporativas para integrar, em um só lugar, todas as informações e os meios necessários para que os próprios funcionários planejem suas viagens a trabalho. Com a ajuda desse recurso, tudo é reservado online, permitindo uma visão detalhada e personalizada de cada deslocamento.
Ligar para companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos? Dê adeus a essa rotina maçante! Com uma ferramenta de selfbooking, além de reduzir custos, você ainda consegue ter um melhor controle de gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem.
4. Atendimento emergencial disponível 24 horas
Imprevistos, emergências e urgências podem acontecer a qualquer momento. E quando se trata de um colaborador viajando a trabalho, é preciso ter um cuidado ainda maior. Afinal, enquanto ele estiver representando a empresa, o bem-estar, a integridade física e a segurança do colaborador são responsabilidades da organização.
Uma agência de viagens corporativas séria e comprometida oferece suporte durante as 24 horas do dia, 7 dias por semana. Na Copastur, por exemplo, o funcionário tem acesso ao call center e, antes mesmo de viajar, recebe um número de telefone para entrar em contato sempre que precisar. É tranquilidade para ele e para a empresa!
5. Controle de gastos e reembolso
Um gestor de viagens sabe que controlar com maestria os gastos relativos às viagens corporativas não é tarefa fácil. Afinal, são tantos custos altamente variáveis a serem checados a cada deslocamento que, muitas vezes, torna-se simplesmente inviável gerenciar esse processo de forma eficiente.
Os sistemas usados pelas agências de viagens corporativas permitem a emissão de relatórios de despesas de viagens (RDV) bastante precisos. Além disso, é possível classificar os gastos por tipo, por colaborador ou prestador de serviço, por exemplo. Bem mais fácil manter o controle, não concorda?
Outro fator essencial é o desenvolvimento da política de reembolso, visto que os funcionários têm gastos durante as viagens e precisam documentar tudo com atenção. Ela ajuda a organizar e tornar a viagem corporativa mais segura para todos os envolvidos, colaborando com o registro das informações mais importantes da viagem e alinhando-a com a política orçamentária da empresa.
6. Serviços de consultoria
Muitas agências de viagens corporativas também oferecem serviços de consultoria em gestão de deslocamentos. Contando com o auxílio de profissionais, é possível analisar dados anteriores, traçar estratégias promissoras e tomar decisões precisas quando o assunto é o alcance dos objetivos previstos com os deslocamentos feitos em nome da empresa.
7. Produtividade e foco para gestores
Ao delegar o planejamento e a execução de viagens corporativas a uma agência especializada, sua empresa perceberá, na prática, como as soluções ajudam no dia a dia. Além disso, há um benefício adicional: gestores mais produtivos e focados em outras questões igualmente importantes para a companhia.
Como as tarefas burocráticas, que demandam bastante tempo durante o planejamento de uma viagem, passam a ser de responsabilidade da agência, os gestores e colaboradores se tornam automaticamente mais livres para se dedicar a outras tantas atividades sob sua responsabilidade.
Maiores agências de viagens corporativas do Brasil
No Brasil, existem algumas agências de viagens corporativas que se destacam por sua excelência e comprometimento com a qualidade do serviço oferecido.
O prêmio Melhores do Turismo Panrotas reconhece as melhores empresas do setor turístico brasileiro, dividindo a premiação em categorias como melhor agente de viagens, agência de viagens de luxo, agência de viagens de lazer, entre outras.
A premiação escolheu os melhores profissionais e empresas distribuídos em 15 categorias. Para a seleção, foi definido um júri técnico, composto por fornecedores da indústria.
Na edição de 2024, pelo 4º ano consecutivo, a Copastur ficou em primeiro lugar na categoria de agência de viagens corporativas – TMC.
Dessa forma, a Copastur se consolida como referência em gestão de viagens, oferecendo serviços completos e personalizados. Ela se destaca pela equipe altamente qualificada, pelo uso de ferramentas inovadoras e pela constante busca por otimizar os processos de viagem, proporcionando economia e praticidade para seus clientes.
Maiores agências de viagens corporativas do Brasil
Escolher a agência de viagens corporativas certa é essencial para garantir uma experiência de viagem sem problemas e econômica para a empresa. Primeiro, considere a experiência e o conhecimento da agência em gerenciar viagens corporativas, assim como seu conhecimento das últimas tendências e tecnologias da indústria.
Além disso, considere a reputação e o atendimento ao cliente da agência, assim como sua capacidade de fornecer relatórios e análises detalhados para ajudá-lo a acompanhar e gerenciar suas despesas com viagens.
Procure uma agência que ofereça uma variedade de serviços, como reserva de voos e hotéis, seguro de viagem, entre outros, e que possa fornecer soluções personalizadas para atender às necessidades específicas da sua empresa.
A Copastur, por exemplo, vai além de ser uma TMC. Em 2024 ela se tornou a primeira Biosfera de Marcas do Brasil, reunindo empresas de áreas como eventos, incentivo, live marketing, viagens corporativas, energy, Buffly, entre outras.
Por fim, tenha certeza de que a agência tem um forte foco no dever de cuidado e pode fornecer suporte e assistência em caso de emergências ou eventos inesperados.
Viu como uma agência de viagens corporativas pode tornar todo esse processo muito mais prático e vantajoso para sua empresa?
Entre em contato conosco e conheça as soluções da agência de viagens corporativas da Copastur!
