Sua Empresa Está Gerenciando Bem as Viagens Corporativas?
Viagens corporativas são uma parte essencial da operação de muitas empresas. Elas promovem o crescimento, permitem a construção de parcerias estratégicas e facilitam a expansão em novos mercados. No entanto, com a rotina agitada e a complexidade de administrar múltiplas viagens, é comum que problemas passem despercebidos até que já tenham causado impacto no orçamento ou na produtividade.
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Vamos abordar três indícios claros de que sua empresa pode estar precisando de ajuda na gestão das viagens corporativas. Ao identificar esses sinais a tempo, você pode implementar soluções que não só otimizam os processos, mas também melhoram a experiência dos colaboradores que precisam viajar a trabalho.
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1 – Falta de Controle Sobre Despesas de Viagem
Uma das primeiras bandeiras vermelhas em relação à gestão de viagens corporativas é a falta de controle sobre as despesas. Se os custos estão fora de controle ou se você recebe relatórios de despesas elevados sem justificativas claras constantemente, é hora de reavaliar como sua empresa está lidando com as viagens.
Orçamentos Estourados
Se frequentemente você se depara com orçamentos que foram ultrapassados, pode ser um sinal de que a empresa está com dificuldades em gerenciar os gastos relacionados às viagens. Sem uma política de viagens clara ou uma plataforma que permita a reserva e acompanhamento dos custos, é fácil perder o controle.
Leitura recomendada: Orçamento de Viagem: como elaborar e reduzir custos para sua empresa
Processos de Reembolso Ineficientes
Outro ponto crítico é a complexidade do processo de reembolso para os funcionários. Se há atrasos frequentes ou confusões sobre quais despesas são ou não elegíveis para reembolso, isso pode desmotivar os colaboradores e causar gargalos internos. Você sabia que o superapp C+ é um facilitador para processos de reembolso? O aplicativo desenvolvido pela Copastur, oferece praticidade, eliminando o preenchimento de planilha de reembolso e proporcionando um ecossistema de informações e potencializando a jornada do viajante. Veja mais!
Soluções
Implementar uma solução de gestão de viagens corporativas pode ajudar a simplificar o processo e garantir maior controle sobre os custos. Plataformas especializadas permitem reservas com tarifas corporativas, acompanhamento em tempo real dos gastos.
Dica Prática: Centralização dos Processos de Viagem
A centralização dos processos de viagem é uma das melhores formas de manter o controle sobre as despesas. Ao utilizar uma única plataforma para todas as reservas, você garante que os funcionários estejam sempre utilizando as melhores tarifas e que os relatórios sejam precisos. Além disso, facilita o acompanhamento e a análise dos custos ao final de cada viagem.
2 – Experiência Ruim para os Viajantes
Outro sinal claro de que sua empresa pode estar precisando de ajuda nas viagens de negócios é a insatisfação dos viajantes. Quando colaboradores relatam constantemente problemas com as viagens, isso pode afetar não só a produtividade durante o período de deslocamento, mas também o bem-estar e a motivação deles.
Problemas com Reservas e Logística
Um dos problemas mais comuns é a dificuldade em fazer reservas adequadas ou lidar com alterações de última hora. Viagens corporativas exigem flexibilidade, e lidar com atrasos, cancelamentos ou reservas mal feitas pode causar uma série de inconvenientes.
Falta de Suporte Adequado
Se os viajantes não têm acesso a um suporte eficiente durante as viagens – seja para resolver problemas com voos, hotéis ou transporte – a experiência pode ser bastante frustrante. Isso não só afeta o humor do colaborador, como pode prejudicar diretamente o sucesso das atividades que ele foi realizar.
O que fazer?
Contar com uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas garante que todos esses problemas sejam minimizados. A Copastur, por exemplo, oferece um serviço de suporte 24 horas 7 dias por semana com o 24Ours, que auxilia os viajantes em qualquer situação, além de proporcionar uma experiência de viagem muito mais tranquila e produtiva.
Veja também: 5 estratégias para evoluir a experiência do colaborador nas viagens corporativas
Dica Prática: Personalização da Experiência de Viagem
Cada colaborador tem necessidades diferentes durante suas viagens de negócios, e personalizar a experiência pode fazer toda a diferença. Ao trabalhar com uma agência especializada, é possível oferecer opções mais adequadas ao perfil de cada viajante, garantindo uma experiência mais confortável e produtiva.
Descubra agora como elaborar uma política de viagens a favor da sua empresa
3 – Falta de Tempo e Recursos para Gerenciar Viagens
Gerenciar viagens corporativas é uma tarefa que demanda tempo e recursos. Se a sua equipe interna está sobrecarregada ou simplesmente não tem a expertise necessária para lidar com todos os aspectos envolvidos em uma viagem de negócios, isso pode ser um forte indício de que é hora de buscar ajuda externa.
Sobrecarga de Trabalho
Quando a gestão de viagens recai sobre equipes que já estão sobrecarregadas, isso pode resultar em uma série de problemas, desde a falta de planejamento até a má execução. Além disso, os funcionários que não têm experiência na gestão de viagens podem acabar cometendo erros, como não aproveitar as melhores tarifas ou não seguir as políticas de viagens da empresa.
Falta de Expertise
A gestão de viagens corporativas envolve mais do que apenas reservas de passagens e hotéis. É preciso ter conhecimento sobre a legislação local, entender como funcionam as tarifas corporativas, além de gerenciar fatores como transporte, alimentação e seguros. Se a sua equipe não tem essa expertise, os riscos de problemas aumentam. Por exemplo, a Copastur oferece o Pass For All, uma marca dedicada exclusivamente ao gerenciamento de documentações e vistos de viagem.
Confira o post sobre Reserva de passagem aérea: como fazer para a sua empresa
Escolha a Melhor Agência
Contar com uma agência especializada pode aliviar a carga de trabalho da equipe interna e garantir que as viagens sejam gerenciadas de forma profissional e eficiente. A expertise oferecida por empresas como a Copastur permite que você economize tempo e recursos, ao mesmo tempo em que melhora a experiência geral das viagens.
Dica Prática: Delegue a Gestão de Viagens para Especialistas
Delegar a gestão de viagens para uma agência especializada permite que sua empresa concentre esforços no que realmente importa, enquanto os especialistas cuidam de todos os detalhes das viagens de negócios. Isso garante que as políticas de viagem sejam seguidas e que cada colaborador tenha uma experiência tranquila e eficiente.
Sua Empresa Precisa de Ajuda com Viagens Corporativas?
Se você identificou um ou mais desses indícios na sua empresa, pode ser o momento certo para considerar uma parceria com uma agência especializada em viagens corporativas. A Copastur, com mais de 50 anos de experiência no setor, oferece uma gestão completa, desde a reserva de passagens e hotéis até o suporte durante toda a viagem, garantindo que seus colaboradores viajem com tranquilidade e sua empresa mantenha o controle sobre as despesas.
Entre em contato conosco e evite problemas como falta de controle de gastos, experiência ruim para os viajantes e sobrecarga de trabalho interno.
Ao contar com uma solução especializada, você não só otimiza as viagens de negócios, como também garante que sua empresa esteja sempre operando de forma eficiente e competitiva.
