Indispensável para o sucesso e o funcionamento de qualquer instituição, o back-office diz respeito a todas as atividades que acontecem nos bastidores de um negócio.
Quanto melhores as práticas e tecnologias aplicadas nesse setor, mais bem-sucedidos são os resultados e a ordenação dos processos.
Essencialmente, ter um back-office eficaz é crucial para que uma empresa seja competitiva, por isso que ferramentas de controle e automação, como o ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos da Empresa), são ideais para suas operações.
Composto por módulos, esse software tem condições de dar suporte a todos os setores de uma empresa, como o departamento de compras e a gestão de despesas e viagens corporativas, por exemplo.
Para isso, os gestores precisam entender como tirar melhor proveito desse recurso e compreender quais são as melhores integrações e extensões.
No post de hoje, vamos apresentar o conceito de back-office e falar sobre como a tecnologia atua a favor do expense management de uma corporação. Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto agora mesmo!
O conceito de back-office
O back-office é a parte da empresa invisível aos olhos dos clientes. Ou seja, é composto por processos internos e administrativos imprescindíveis para o andamento de um negócio — independentemente do seu segmento — e para que os processos fluam sem problemas. Faz parte do back-office setores como:
- financeiro;
- compras;
- recursos humanos;
- estoque e logística;
- viagens e eventos;
- entre muitos outros.
Mesmo que muitos não conheçam o termo, o back-office sempre existiu e continuará fazendo parte das empresas. À medida que a instituição cresce, é necessário o suporte de uma equipe maior para gerenciar essas operações.
Nos dias de hoje, é praticamente impensável falar dessa área corporativa sem mencionar a integração de softwares que otimizam e automatizam diversas tarefas do setor, como o ERP .
A função desse sistema é ajudar gestores a lidar com os recursos e ativos de uma empresa e encontrar a melhor maneira de usá-los. Com ele, empresas usufruem de agilidade e precisão e ainda evitam erros e atrasos nos procedimentos operacionais.
Além disso, gestores têm mais controle e podem identificar com facilidade, em poucos cliques, praticamente tudo que acontece na corporação e conduzir avaliações de desempenho periódicas que guiam suas tomadas de decisão.
Robusto e completo, o ERP é composto por módulos e extensões que atendem a diferentes segmentos dentro da empresa.
A tecnologia a serviço da viagem corporativa
Para otimizar o fluxo de viagens corporativas, algumas soluções podem ser integradas ao módulo travel e expense management do back-office e facilitar ainda mais a gestão dos deslocamentos de colaboradores, permitindo maior controle de dados e gastos. O Online Booking Tools (OBT) é um ótimo exemplo dessas extensões.
Um dos maiores desafios do gestor de compras é garantir mais savings nessas movimentações, contribuir para aumentar os lucros da empresa e elevar a eficiência desse departamento.
Nesse sentido, para aprimorar resultados, o OBT é um grande aliado. Ele é um sistema que foi desenvolvido para suprir as necessidades de corporações que possuem colaboradores constantemente em trânsito.
Ele coordena processos sobre aprovação e controle de despesas, fornecedores e políticas de viagens corporativas desenvolvidas pela companhia, com o intuito de aperfeiçoar a performance da gestão de viagens e assegurar maior eficiência e economia.
4 vantagens de usar a solução OBT
Uma prioridade para gestores de compras é saber, verdadeiramente, se estão fazendo boas ou más aquisições. Em relação às viagens corporativas, é importante saber se as passagens ou hotéis escolhidos apresentam bom custo-benefício.
Contar com tecnologia qualificada para automatizar esse processo é crucial para ter mais visibilidade, produtividade e assegurar o cumprimento das políticas estabelecidas. Saiba como o OBT pode ajudar sua empresa e confira as 4 principais vantagens dessa solução:
1. Economia de tempo e custos
O sistema OBT viabiliza um domínio superior dos gastos e minimiza situações de despesas que estejam fora das políticas determinadas pela instituição.
Essa tecnologia usa dados do mercado e possibilita que gestores negociem melhores taxas, descontos e passagens por meio de uma pesquisa automatizada de preços.
Além do mais, o OBT simplifica e agiliza o processo de aquisição de serviços de viagem — traslados, hotéis, passagens etc. — de ponta a ponta, proporcionando uma experiência mais inteligente para o funcionário.
2. Mais produtividade e autonomia
Com o OBT, os profissionais de compras não precisam lidar com cada passo do agendamento de uma viagem, que é automatizado pela ferramenta, e podem focar em questões mais estratégicas do setor. A ferramenta é configurada especialmente para atender às políticas e necessidades da empresa.
É possível contar com funções pré-aprovadas, nas quais um funcionário tem liberdade de escolher entre as opções de sua preferência — que já foram selecionadas de acordo com as normas e o orçamento para viagens corporativas.
3. Garante o compliance
Mais uma vez, cumprir as regras internas sobre viagens corporativas é crucial para reduzir custos e otimizar o fluxo dos deslocamentos.
Como falamos, o OBT é desenhado levando em conta os limites de preço, fornecedores preferenciais e outros fatores relevantes para o negócio. Dessa forma, esse programa atua reforçando a conformidade com as normas e reduzindo drasticamente erros e prejuízos financeiros.
4. Praticidade
Ferramentas de back-office como o OBT, em geral, podem ser usadas em dispositivos móveis.
Desse jeito, um colaborador em viagem que teve seu voo cancelado ou não conseguiu um meio de transporte para se locomover em determinado local consegue entrar no sistema e buscar por alternativas possíveis e aprovadas pela empresa que resolvam seu problema, independentemente de onde ele esteja, desde que tenha conexão à internet.
O back-office abrange uma série de atividades administrativas em uma empresa, o que inclui as viagens corporativas. Para aprimorar a gestão desses deslocamentos e torná-la mais eficaz e funcional, o OBT é a extensão perfeita para potencializar resultados e assegurar altos savings para o setor.
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