O budget de um evento corporativo é um dos elementos mais críticos para garantir o sucesso de uma ocasião. Ele envolve o planejamento detalhado de todas as despesas, desde a locação do espaço até os pequenos detalhes, como materiais promocionais ou brindes.
O controle do budget é um dos maiores desafios enfrentados pelos organizadores de eventos corporativos. Isso porque eles precisam equilibrar a qualidade da experiência oferecida com as limitações financeiras, o que exige um planejamento meticuloso e uma análise detalhada de cada item do orçamento do evento.
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Itens como locação de espaço, catering, tecnologia e entretenimento muitas vezes apresentam variações significativas nos preços, e imprevistos podem facilmente estourar o orçamento. Além disso, o desafio de alinhar as expectativas dos stakeholders com a realidade financeira impõe uma necessidade constante de ajustes.
Neste post, iremos explorar o tema budget de eventos e daremos dicas de como os gestores podem otimizar os custos. Confira!
Como otimizar o budget do evento corporativo
1. Levante os custos fixos
Cada tipo de evento tem uma estrutura e um formato próprios, mas há alguns elementos utilizados de maneira regular e que, por isso, podem ser considerados custos fixos dos seus eventos corporativos. Inclua aqui os salários dos integrantes da equipe e os programas utilizados em cada evento para a gestão, por exemplo.
Para que as demais ações relacionadas ao evento sejam possíveis — aquisição de materiais, contratação de fornecedores para o evento, aluguel do espaço do evento etc. —, o budget precisa ser obrigatoriamente maior que os gastos fixos.
2. Faça um estudo de mercado
Um estudo de mercado vai ajudar você a tomar as melhores decisões dentro do seu budget, para que seja possível otimizá-lo. Aquele local para evento que a empresa sempre aluga é realmente a melhor opção? Pode haver um espaço novo, bem localizado e disposto a negociar preços mais flexíveis, por exemplo.
Não se contente com a primeira opção que aparecer, seja de artista para o entretenimento ou do buffet para o evento, pesquise, compare orçamentos, analise os benefícios e diferenciais de cada um e veja qual apresenta o melhor custo-benefício, se encaixa melhor no budget e está mais alinhado com a proposta do evento.
Para ter um direcionamento mais preciso durante essas pesquisas de mercado, leve em consideração também o que os concorrentes da empresa estão fazendo no evento corporativo que eles organizam.
Essa é uma estratégia inteligente para descobrir novas formas de atrair o seu público — veja em que pontos a concorrência está acertando e pense em quais deles fazem sentido para a sua própria organização.
3. Conte com a ajuda de especialistas na área
Contratar uma agência especializada em eventos corporativos é o tipo de investimento que traz um ótimo custo-benefício. Com o trabalho de profissionais que entendem como ninguém do assunto, é possível otimizar o budget de uma forma que você sozinho não conseguiria fazer.
Uma equipe especializada vai conseguir identificar toda e qualquer oportunidade de economia sem que a qualidade do evento sofra com isso, além de proporcionar mais organização e agilidade a todo o processo de planejamento da ocasião.
Além disso, a empresa vai fazer todo o planejamento do evento de acordo com o budget e com a realidade do seu negócio, sem recorrer a modelos prontos ou padronizados. Isso também contribui ativamente para o sucesso do grande dia.
4. Monte um calendário de eventos
Cada evento corporativo organizado pela empresa faz parte de uma estratégia bem elaborada, que vai desde as metas da organização até os departamentos de marketing, compras e gestão de eventos — passando por diversas outras etapas.
Isso faz com que um evento impacte diretamente o outro. A palestra foi um sucesso? Então, há grandes chances de os participantes se interessarem também pela oficina promovida por aquele palestrante ou sobre o mesmo tema.
Em termos de budget, a conexão é clara: se um evento gasta além da conta, o próximo é prejudicado. E, pensando no papel de cada um deles para os resultados desejados pela empresa, dá para perceber que isso não é nem um pouco desejável, não é mesmo?
Um calendário de eventos ajuda a organizar melhor as demandas de cada um deles e a refletir sobre como uma ocasião impacta a outra. De posse de um calendário de eventos bem estruturado, você pode elaborar melhores estratégias de divulgação, por exemplo, e otimizar a contratação de fornecedores.
5. Feche acordos com fornecedores frequentes
E por falar em fornecedores, eles não poderiam ficar de fora, pois são uma parte fundamental do sucesso — e do budget! — de qualquer evento corporativo.
Afinal, essas ocasiões envolvem equipamentos, itens específicos, decoração, mesas, cadeiras, alimentação, materiais de divulgação etc. que precisam estar no lugar certo, na hora certa e na quantidade certa. Ou seja, confiar nos fornecedores é muito importante.
Baseando-se no calendário de eventos que você organizou de acordo com o tópico anterior, é possível analisar também quais fornecedores vão ser necessários para diferentes eventos em datas próximas e quais são as demandas mais recorrentes.
Percebeu que há vários utilizados com frequência para os seus eventos? São empresas realmente parceiras, com as quais você pode contar? Se você respondeu que sim, não perca mais tempo: proponha agora mesmo fechar uma parceria com eles para os próximos eventos.
Aliás, essa parceria pode render uma ótima forma de otimizar o saldo do budget! De acordo com o volume de itens e equipamentos fornecidos por cada empresa, negocie tarifas mais interessantes para você por determinado período (mensal ou anual, por exemplo). Em troca do preço mais acessível, você garante a fidelidade.
Leia também o post sobre checklist de eventos
6. Prepare-se para imprevistos
É melhor gastar um pouco além do mínimo necessário para dar conta de um imprevisto do que apenas deixá-lo para lá e manter-se dentro do orçamento previamente definido.
Afinal, esse obstáculo pode tornar-se um problema grave não apenas para a lucratividade da empresa, mas também para sua reputação.
É importante que o planejamento da ocasião já inclua o que fazer se for necessário acionar o “plano B” de última hora, pois nem sempre vai dar tempo de reverter (o que pode vir a ser) uma crise. Ao lidar com o problema, você evita que todo o resto do budget seja desperdiçado.
Como a Copastur pode ajudar a otimizar o budget do seu evento?
A Copastur tem mais de 20 anos de experiência em viagens corporativas e organização de eventos corporativos. Por isso, ela consegue oferecer soluções completas para otimizar o budget de qualquer evento.
Assim, é possível ter acesso a uma equipe especializada que irá negociar os melhores preços com fornecedores, garantindo que cada etapa do planejamento seja conduzida de forma eficiente e econômica.
Com a Copastur, você terá mais tempo para se dedicar a outros aspectos do seu evento, enquanto nossos profissionais cuidam de todos os detalhes para que a ocasião seja um sucesso e fique dentro do seu budget.
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