As diárias de viagem são um importante instrumento na gestão de viagens corporativas, assegurando que os colaboradores sejam ressarcidos pelas despesas incorridas durante o desempenho de suas funções fora da sede da empresa.
É fundamental que o gestor responsável pelas viagens corporativas da empresa entenda profundamente o conceito e saiba o impacto que ele tem em relação às finanças da empresa e conheça as questões tributárias envolvidas.
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Neste texto, iremos abordar os principais aspectos das diárias de viagem, como a definição do conceito, a diferença com o termo ajuda de custos e os aspectos legais e tributários que o termo envolve. Acompanhe!
O que são as diárias de viagem?
A diária de viagem é um valor pago a um profissional que está em deslocamento a trabalho, cobrindo despesas como hospedagem, alimentação e transporte durante o período em que está fora de sua base habitual.
Essa compensação visa garantir que o colaborador tenha condições adequadas para se manter durante sua estadia fora, sem que precise arcar com esses custos do próprio bolso.
Pela lei, ela se divide em 2 tipos:
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- diária de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens habituais; ultrapassando 50% do salário-base mensal, passa a ter natureza salarial;
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- despesas de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens esporádicas; independentemente do valor, não tem natureza salarial.
Sendo assim, a diária de viagem propriamente dita incide em toda a folha de pagamento, já que recaem sobre ela as mesmas obrigações que dizem respeito ao salário, como imposto de renda e contribuição previdenciária. Ela também é contabilizada para o cálculo de férias e 13º salário.
Existe, porém, outro detalhe. Para que isso aconteça, é necessário que a empresa não exija a prestação de contas sobre a diária de viagem.
O motivo é que, quando não há prestação de contas, pode-se entender que o funcionário fica com o excedente, que não foi gasto, para seu uso pessoal. Portanto, é uma forma de remuneração.
Em resumo, os critérios para que a diária de viagem seja considerada de natureza salarial são os seguintes:
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- que as viagens sejam parte do contrato de trabalho, da função do colaborador;
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- que as diárias de viagem sejam pagas habitualmente;
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- que tenham valor superior a 50% do salário-base do seu colaborador;
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- que não haja exigência, por parte da empresa, de prestação de contas.
O que diz a CLT sobre diárias?
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as diárias de viagem são regulamentadas no Artigo 457, § 2º, e no Artigo 58, § 2º.
O Artigo 457, § 2º, da CLT determina que as diárias de viagem são valores pagos ao empregado para cobrir despesas extras decorrentes do deslocamento temporário para realização de serviços fora do seu local de trabalho habitual, não se incorporando ao salário.
Já o Artigo 58, § 2º, ressalta que as diárias de viagem não integram o salário do empregado, desde que estejam devidamente comprovadas as despesas realizadas durante o período de deslocamento.
Essas disposições legais estabelecem os parâmetros para remuneração adequada e transparente dos trabalhadores em viagens a serviço da empresa, garantindo que as diárias sejam utilizadas para cobrir despesas específicas e não se confundam com a remuneração regular do empregado.
Como calcular a diária de viagem?
Para calcular a diária de viagem de forma adequada, é essencial considerar diversos fatores, como o destino da viagem, a duração da estadia, o tipo de despesas a serem cobertas e a política de reembolso da empresa.
Abaixo nos aprofundamos em cada um desses pontos, explicando o que levar em consideração. Confira:
Despesa com alimentação
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- Pesquise o custo médio de refeições (café da manhã, almoço e jantar) no destino da viagem;
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- Considere o perfil do colaborador e suas necessidades alimentares (vegetarianos, veganos, etc.);
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- Leve em conta a disponibilidade de restaurantes e opções de alimentação no local da viagem.
O custo da alimentação varia muito de cidade para cidade e pode complicar um pouco sua estimativa de valor para diárias.
Acessando sites de empresas como Sodexo e Alelo você pode conferir o preço médio de refeição por região, melhorando seu planejamento de viagens corporativas.
A alternativa natural para os destinos mais visitados pelos seus colaboradores é contatar dois ou três restaurantes e negociar valores atrativos por meio de convênios, criando uma tabela de preços.
Despesas com hospedagem
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- Pesquise o custo médio de hotéis ou outros tipos de acomodação no destino da viagem.
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- Considere o perfil do colaborador e suas necessidades (tipo de quarto, localização, etc.).
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- Negocie tarifas corporativas com hotéis ou plataformas de reservas online.
Nem sempre é possível conciliar o desembarque do voo com o horário de check in do hotel, ou o horário do check out com o horário do voo de volta. Sabendo disso, os hotéis costumam cobrar diárias adicionais ou taxas extras para quem entra mais cedo ou sai mais tarde do que os horários estipulados pela rede.
Considere este gasto adicional para não ter surpresas, como seu colaborador chegando ao hotel com a reserva cancelada por não comparecimento.
Se você pretende eliminar esse custo da sua lista de despesas, existem duas maneiras: fazer convênios com os hotéis, garantindo que essa vantagem esteja estipulada em contrato, ou buscar uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas que se ocupe deste tipo de negociação.
Muitas vezes, pelo volume de hospedagens que movimentam, empresas especializadas conseguem até a isenção dessas taxas, contribuindo para a saúde financeira da sua empresa.
Transporte
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- Considere o tempo de viagem e a necessidade de traslados no destino;
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- Pesquise opções de transporte público e aplicativos de mobilidade urbana.
Calcule a média de gastos por dia
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- Some os custos previstos para cada tipo de despesa (alimentação, hospedagem e transporte);
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- Divida o valor total pelo número de dias da viagem.
Defina o valor da diária
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- A empresa pode definir um valor fixo para a diária, com base na média de gastos calculada;
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- É importante que o valor seja suficiente para cobrir as despesas do colaborador;
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- A empresa também pode optar por reembolsar o colaborador mediante apresentação de comprovantes.
Considere gastos adicionais
Imprevistos acontecem a todo momento e o custo deles deve ser previsto no cálculo da diária. A quebra do automóvel da empresa, disponibilizado para a viagem, pode significar custos extras com táxi e manutenção. O atraso de um voo pode significar a perda do transporte particular contratado pela empresa, incorrendo em gastos adicionais de deslocamento entre aeroporto e hotel. As situações são as mais variadas possíveis.
Prever este tipo de cenário é a garantia de que seus colaboradores não vão passar apuros durante a viagem, portanto, considere sempre um valor adicional no cálculo da diária. Por exemplo, se uma corrida de táxi entre o hotel e o ponto de encontro com o cliente custa 50 reais, adicione uma corrida a mais na diária, por garantia.
Se não for usada, solicite que o colaborador devolva o valor para a empresa no momento da prestação de contas.
Como funciona o pagamento de diárias?
O pagamento de diárias geralmente segue um processo estabelecido pela empresa, Essas diárias podem ser pagas antecipadamente ou após a viagem, diretamente na conta do funcionário ou em dinheiro, variando conforme as políticas internas da organização.
É essencial que o colaborador esteja ciente das regras e limitações estabelecidas para o uso das diárias, como a necessidade de comprovação das despesas por meio de recibos ou notas fiscais.
Manter uma comunicação clara e transparente sobre o processo de pagamento de diárias é essencial para garantir que os colaboradores compreendam e sigam corretamente as diretrizes estabelecidas.
O que é ajuda de custo?
A ajuda de custo corresponde ao valor que a empresa disponibiliza ao colaborador em caráter estritamente ocasional. Veja que, para o pagamento da ajuda de custo, não é possível que os deslocamentos sejam parte do cumprimento do contrato de trabalho do colaborador.
Via de regra, a ajuda de custo busca viabilizar sua transferência para trabalhar em um local diferente daquele onde foi inicialmente firmado o contrato.
O pagamento da ajuda de custo é obrigatório quando a mudança de domicílio for necessária para a transferência. Assim, ela não está realmente ligada às viagens corporativas.
A ajuda de custo é paga uma única vez, com a finalidade de ser utilizada pelo colaborador para cobrir qualquer eventual despesa da sua relocação. Seguindo esses termos, ela não tem natureza salarial.
Em certos casos, pode-se também disponibilizar a ajuda de custo para outros deslocamentos ocasionais, como quando o colaborador comparece a um evento corporativo representando a empresa.
O mais importante é que a ajuda de custo seja indenizatória. Em outras palavras, trata-se de um ressarcimento dos gastos contraídos pelo colaborador nesse deslocamento.
Porém, se a ajuda de custo for paga habitualmente, isto é, de forma recorrente, ela passa a ter natureza salarial. Isso significa que ela vai estar atrelada a custos extras para a empresa e em descontos para o colaborador. E isso não tem relação com o valor pago.
Por que é importante diferenciar diária de viagem e ajuda de custo?
Como você viu, a classificação dos valores pagos ao colaborador pode ser feita como diária de viagem ou ajuda de custo. Nos dois casos, de acordo com as especificidades do pagamento, como montante relativo e frequência, pode ou não haver custos extras para a empresa.
Tenha em mente que não se trata de simples práticas administrativas. Essas são questões previstas na legislação trabalhista, especificamente descritas no artigo 457 da CLT.
Naturalmente, existe uma preocupação do Governo em relação ao uso das diárias de viagem e da ajuda de custo pelas empresas para evitar as despesas trabalhistas. É por isso que existe uma atenção redobrada quando esses termos aparecem na contabilidade da empresa.
Conhecendo as características de cada uma, você vai poder escolher a maneira ideal de declarar as despesas, tanto na folha de pagamento dos colaboradores quanto na contabilidade da empresa. Assim, poderá evitar processos trabalhistas e também manter sua empresa livre de qualquer possível acusação de fraude fiscal.
Entender as diferenças entre essas duas categorias também permite tomar medidas simples para reduzir custos.
Por exemplo, pelo que vimos, para evitar que as diárias de viagem tenham natureza salarial, basta que a política de viagens corporativas da empresa exija que todos os colaboradores realizem prestação de contas sobre os valores recebidos. Essa política, inclusive, oferece outros benefícios, porque os relatórios de despesas de viagem (RDV) servem para aprimorar o planejamento de viagens.
E isso nos leva a uma questão final: a importância do planejamento das viagens corporativas. E organizar as viagens vai muito além de escolher a companhia aérea ou o hotel.
Questões muito mais estratégicas estão envolvidas, como a decisão de enquadrar os gastos como diária de viagem ou ajuda de custo. Essa decisão, para uma empresa em que as viagens são frequentes, pode levar a uma soma importante em custos extras ou economia e garantir o saving esperado.
Devido à complexidade das decisões que você deve tomar durante o planejamento de viagens, você pode considerar a ideia de contratar uma empresa especializada nessa atividade.
Ela poderá ajudá-lo a encontrar maneiras de reduzir os gastos com viagens corporativas, sem comprometer os objetivos do negócio e nem o bem-estar dos colaboradores.
Neste post, você ficou por dentro do conceito de diárias de viagem, um dos temas que você precisa entender para fazer uma boa gestão de viagens na sua empresa.
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