A elaboração de um calendário de eventos corporativos pode ser uma tarefa desafiadora, pois envolve um planejamento feito com meses de antecedência. No entanto, preparar essa ferramenta vale muito a pena. Assim, você evita tomar decisões precipitadas e perder boas oportunidades de negócio.
Além disso, o calendário tem a função de alinhar equipes, otimizar recursos e garantir a antecipação de demandas logísticas, como reservas de espaços, contratação de fornecedores e divulgação de eventos. Ao organizar um cronograma bem estruturado, a empresa consegue aproveitar datas estratégicas: lançamentos de produtos, reuniões trimestrais e celebrações comemorativas, por exemplo, fortalecendo a marca, engajando pessoas colaboradoras e estreitando o relacionamento com clientes e parceiros.
Se você está considerando organizar a agenda de datas dos eventos da sua empresa e não sabe por onde começar, nós te ensinamos neste post a construir um calendário de eventos corporativos do zero. Continue a leitura!
Biosfera Copastur: expertise em gestão e consultoria, garantindo que cada evento corporativo seja uma experiência inesquecível
O que é um calendário de eventos?
O calendário de eventos corporativos é a lista das datas em que a sua empresa realizará ações promocionais, seja para o público externo ou interno. Esses momentos são ideais para aproximar e fidelizar os clientes, conquistar novos leads e, em termos de endomarketing, melhorar a motivação dos funcionários(as). Cuidar do assunto com antecedência traz economia e ajuda a evitar imprevistos, que são o calcanhar de Aquiles dos eventos “de última hora”.
Benefícios do calendário de eventos corporativos
As empresas traçam os seus passos por meio do planejamento estratégico empresarial, certo? Nele, são definidos:
- O faturamento esperado;
- Os lucros previstos para o período;
- O orçamento de gastos por setor (marketing, comercial, etc.);
- E outros fatores importantes.
Prever os eventos corporativos do ano em um calendário faz com que as áreas envolvidas sigam o orçamento planejado, definindo qual é o budget máximo para cada evento.
Assim, todo o plano de custos, contratação de fornecedores para eventos e tudo o que envolve o preparo da ocasião é previamente calculado para respeitar as disponibilidades. E, então, é possível planejar o tamanho do evento que você deseja, bem como a quantidade de pessoas que devem ser convidadas e o retorno esperado para a ação.
Baixe nosso eBook gratuito para descobrir o segredo do sucesso nos eventos
Como montar o calendário de eventos corporativos?
Defina a quantidade de eventos e seus tipos
Com base no orçamento definido para os setores envolvidos, antes de iniciar a montagem do seu calendário de eventos corporativos, calcule quantos podem ser realizados e quais são os custos de cada um. Se, por exemplo, a periodicidade desejada for trimestral, haverá quatro eventos ao longo do ano. Dividindo o budget disponível entre eles, você saberá qual o limite de gastos por evento.
Você pode fazer o planejamento de eventos para diferentes portes: alguns maiores, em datas especiais, e outros menores, que alcancem um público mais específico. Outro ponto importante a se considerar é o tipo de evento corporativo. Existem diferentes opções, que podem ser mais ou menos adequadas, conforme os limites orçamentários e os objetivos do evento:
Leve em conta também o alcance desejado: nacional, estadual ou regional, por exemplo, visto que isso fará muita diferença, tanto na logística do evento quanto nos custos.
Defina as datas ideais
Feito isso, é hora de definir as melhores datas! E é importante que sejam momentos em que o público tenha mais disponibilidade. Evite feriados, que são mais apropriados para eventos culturais, e não corporativos.
Outro ponto é o período do mês. Nos últimos dias, a maioria das pessoas está com seu orçamento mensal comprometido, o que pode prejudicar o nível de participação no evento. Portanto, eventos realizados na primeira ou segunda semana do mês contam com maior aderência, porque a maioria já vai ter recebido o salário.
Busque parcerias para os eventos
Outra questão crucial é fazer parcerias. Conseguir parceiros para o evento ou patrocinadores é fundamental para garantir a sua recorrência, permitindo que gere um retorno consistente e melhore os resultados da sua empresa.
Alinhe com o parceiro o que você precisa e qual retorno pode oferecer. É importante lembrar que os dois lados devem trocar, tendo benefícios com o evento, ainda que estejamos falando de divulgação de marca. Aliás, esses momentos são excelentes como estratégia de marketing.
Estabeleça as formas de organização
Como o evento será organizado? Qual é o prazo para entrar em contato com fornecedores e assinar contrato? Esses são alguns aspectos envolvidos na organização. É importante definir as etapas da pré-produção do evento, para que você consiga seguir o calendário de eventos corporativos que planejou.
Também estão envolvidas a escolha dos prestadores de serviços, a reserva do espaço do evento, a compra de passagens para participantes (se for o caso), etc. É importante pensar em tudo com antecedência, para que você possa incluir detalhes que passaram despercebidos sem atrasar o seu cronograma. Avalie também a possibilidade de contratar uma empresa especializada em eventos como a Copastur, o que otimizaria bastante o seu tempo, já que você precisaria deslocar pessoas da sua equipe das atividades rotineiras para se concentrarem na preparação do evento.
Escolha a equipe responsável
Falando nisso, você já sabe quem vai cuidar de cada atividade? Considere o nível de preparo do profissional selecionado, pois o resultado das suas escolhas vai impactar diretamente os custos do evento.
Suponha que você deixe alguém responsável pela compra de passagens, reserva de hotéis dos participantes de outras cidades e, ainda, pelo local do evento e toda a logística. Se essa última atividade não for feita no tempo certo, pode ser difícil achar espaços disponíveis. Quanto à compra de passagens e hospedagem, a escolha das datas e locais precisa levar em conta tanto o preço quanto a facilidade de acesso ao lugar onde será realizado o evento. São muitos detalhes a se considerar! Logo, contratar uma empresa especializada pode evitar gastos que não estavam previstos e reduzir o estresse ao longo do processo.
Utilize as redes sociais
Para a divulgação do seu calendário de eventos corporativos, nada melhor do que usar a força das mídias sociais. Se antigamente o marketing era apoiado majoritariamente nos meios de comunicação tradicionais (TV, rádio, jornais impressos, etc.), atualmente as grandes redes sociais (Instagram, Facebook, LinkedIn e afins) contam com ferramentas de impulsionamento de publicações por meio das quais você pode definir cuidadosamente o público que deseja alcançar.
Ou seja, você investe pouco e tem um retorno muito mais qualificado, visto que as suas publicações serão exibidas para as pessoas certas. Invista em posts nas páginas da empresa e não se esqueça de utilizar hashtags populares que tenham a ver com o evento. Que tal criar também uma hashtag exclusiva para a ocasião e incentivar participantes a usá-la nas postagens? Essas são ótimas ferramentas para favorecer o engajamento pré-evento de quem já confirmou a participação, durante o evento e pós-evento.
Ferramentas para elaborar um calendário de eventos
Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na elaboração de um calendário de eventos corporativos. Vamos explorar três delas:
Google Calendar
O Google Calendar é uma opção popular e gratuita, com interface intuitiva. Permite criar eventos, definir horários, adicionar descrições e configurar lembretes. Além disso, possibilita a criação de calendários compartilhados, facilitando a colaboração entre equipes e a sincronização de agendas.
Trello
Embora seja conhecido como uma ferramenta de gestão de projetos, o Trello também pode ser utilizado para organizar eventos corporativos. Por meio de quadros, listas e cards, você pode visualizar o cronograma do evento, acompanhar o progresso das tarefas e atribuir responsabilidades aos membros da equipe da empresa. O Trello é altamente visual e flexível, permitindo personalizar os quadros conforme as necessidades do seu evento.
Microsoft Outlook
O Outlook é uma ferramenta completa para gerenciamento de e-mails e tarefas, que também inclui um calendário. Permite agendar eventos, criar reuniões, adicionar participantes, enviar convites e, ainda, integra-se com outros aplicativos da Microsoft, como o Teams, facilitando a comunicação e a colaboração.
Como essas ferramentas podem ajudar?
As ferramentas que sugerimos acima oferecem várias funcionalidades que podem otimizar a criação e a gestão de um calendário de eventos corporativos, como:
- Visualização clara do cronograma: as interfaces visuais dessas ferramentas permitem uma boa visualização do cronograma dos eventos, facilitando a identificação de conflitos de horários e prazos;
- Trabalho em equipe: a possibilidade de criar calendários compartilhados e atribuir tarefas permite que toda a equipe tenha acesso às informações e colabore de forma eficiente;
- Gerenciamento de tarefas: as ferramentas permitem criar listas de tarefas, acompanhar o progresso e definir responsáveis, garantindo que nada seja esquecido;
- Configuração de lembretes: os lembretes automáticos ajudam a garantir que todos os prazos sejam cumpridos e que nenhum detalhe passe batido;
- Integração com outras ferramentas: a integração com outras ferramentas, como e-mail e videoconferência, facilita a comunicação e a organização do evento.
Como a Copastur pode ajudar na organização dos eventos corporativos?
Na Copastur, oferecemos uma gama de serviços e soluções 360º que facilitam bastante a organização de eventos corporativos. Ajudamos a estruturar cada etapa do seu evento do início ao fim, desde a concepção até a execução, contando com fornecedores de confiança e garantindo que todos os detalhes sejam cuidadosamente considerados.
Somos uma biosfera de marcas e também atuamos em áreas como live marketing, que pode complementar os eventos empresariais com estandes atrativos e ativações de marca inesquecíveis, além de viagens de incentivo, de intercâmbio, a lazer e outras, o que faz com que consigamos atender às diferentes necessidades, perfis e tamanhos de empresas, com a possibilidade de incluir diversos serviços em um único contrato.
Conheça agora mesmo a consultoria de eventos corporativos da Copastur e conte com a nossa expertise para promover eventos de sucesso!
