O cartão corporativo desempenha um papel fundamental no ambiente empresarial, sendo uma ferramenta essencial para simplificar e otimizar os processos de gestão financeira das empresas. Isso porque ele permite o controle e monitoramento das despesas corporativas de forma mais eficiente.
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Com o cartão corporativo para funcionários, as empresas podem melhorar sua gestão financeira, reduzir custos operacionais, ganhar agilidade nos processos de compra, obter benefícios como programas de recompensas e cashback, além de ser fundamental na gestão de viagens corporativas.
Neste conteúdo, iremos trazer uma visão aprofundada do cartão corporativo, abordando desde o que é até como usá-lo de forma eficiente nas viagens corporativas. Continue a leitura!
O que é o cartão corporativo?
O cartão corporativo é um tipo especial de cartão de crédito que é emitido para empresas e usado pelos funcionários para pagar despesas relacionadas ao trabalho e também pode ser utilizado para pagar as despesas realizadas durante as viagens corporativas.
Geralmente, o cartão é emitido em nome da empresa e cada funcionário recebe o seu próprio cartão com seu nome nele,
A empresa é responsável por pagar as despesas do cartão, embora há casos em que ela pode exigir que os funcionários sejam responsáveis por certos tipos de despesas, que são definidos na política de viagem corporativa.
Cartão corporativo: Para que serve?
O cartão corporativo oferece benefícios como o controle facilitado das despesas, a consolidação de gastos em uma única fatura e a eliminação da necessidade de reembolsos em dinheiro.
Com limites de gastos pré-determinados e a possibilidade de categorizar as despesas, ele proporciona uma administração mais transparente e organizada, contribuindo para o monitoramento financeiro da empresa.
Leia também o post sobre custos em viagens corporativas
O que se paga com um cartão corporativo?
Os cartões corporativos são aceitos em lojas, restaurantes e outros estabelecimentos onde os cartões de débito e crédito pessoais são normalmente aceitos.
Eles podem ser usados para pagar despesas variadas, incluindo materiais de produção, serviços profissionais, viagens de negócios e custos operacionais.
Quem pode ter um cartão corporativo?
Geralmente, esse tipo de cartão é disponibilizado a colaboradores que necessitam realizar despesas relacionadas às atividades da empresa, como viagens a trabalho, compras de suprimentos ou pagamento de despesas operacionais.
Normalmente, funcionários com cargos de gestão, representantes comerciais, profissionais que viajam com frequência a trabalho e aqueles responsáveis por compras corporativas são os principais beneficiários de um cartão corporativo.
É fundamental que as empresas estabeleçam políticas claras e procedimentos de controle rigorosos para garantir o uso adequado e responsável desses cartões.
Por que aderir ao cartão corporativo?
O cartão corporativo é uma solução para a gestão financeira das empresas. Utilizá-lo pode ser uma ótima fonte de economia para o negócio, além de evitar prejuízos e complicações em reembolsos para os funcionários.
Abaixo listamos os principais motivos por que a sua empresa precisa aderir a esta forma de pagamento:
Pagamentos virtuais
Aderir ao cartão corporativo significa ter a sua disponibilidade soluções de pagamento virtual para transporte aéreo, terrestre, eventos corporativos e cartões individuais onde serão debitados todos os gastos com:
- passagem;
- transporte urbano;
- alimentação em viagem;
- entre outros.
Todas as prestações de contas do colaborador são realizadas de maneira integrada pelo expense management que a empresa utiliza.
Pagamentos mensais
A sua empresa fatura semanalmente os gastos dos funcionários em viagens corporativas? O modo de gestão de custos de viagem é feito por meio de reembolso ao colaborador de forma desequilibrada?
Com os pagamentos virtuais o faturamento é prorrogado. Na prática, quer dizer que sua empresa poderá realizar o faturamento mensal, no prazo de 72 horas, de todas as despesas do cartão corporativo, evitando realizar o pagamento dos custos semanalmente.
Seguro de bens e de vida do colaborador
Outro benefício muito importante do pagamento virtual do cartão corporativo é o seguro dos bens e bagagens do colaborador. Você pode até pensar que “a companhia aérea já oferece um seguro! Por que eu mudaria para esse outro método?”.
Geralmente, os seguros oferecidos pelas cia. aéreas são de apenas 400 dólares. Enquanto isso, o seguro dos cartões corporativos podem chegar até 12 mil reais! Além disso, o colaborador tem seguro de vida, maior controle em compras e reembolsos.
Essas tecnologias podem trazer vantagens enormes para sua empresa e garantir uma maior satisfação dos seus colaboradores. Consequentemente, suas viagens trarão mais sucesso e produtividade para a organização, além de um controle maior sobre as despesas.
Tendência no mercado internacional
O pagamento virtual/cartão corporativo é uma tendência dos países desenvolvidos que facilita a rotina dos colaboradores. Esse processo já está inserido na cultura deles há muito tempo. Os benefícios são inúmeros e vão do gestor responsável pela viagem até o viajante.
O meio de pagamento eletrônico é uma solução integrada que a Copastur disponibiliza para seus clientes. Isso porque desejamos apresentar todas as vantagens para as empresas obterem a melhor experiência em viagens e eventos corporativos.
Maior nível de transparência
A maioria das empresas que usam esse tipo de pagamento tem maior controle de débitos e créditos, pois no reembolso todos os valores podem ser encontrados com muito mais transparência.
O cartão corporativo permite que a pessoa use o pagamento eletrônico para quase tudo! Por exemplo:
- reserva do hotel;
- almoço de negócios;
- compromissos com clientes em algum restaurante, café, etc;
- gastos com representação;
- passagens;
- mobilidade corporativa (trajetos de uber/taxi);
- entre tantos outros.
Menos burocracia
A rotina do colaborador durante as viagens a negócios é menos burocrática com o uso de um cartão corporativo, pois não é necessário guardar recibos das despesas nem enviar todas as notas fiscais para a empresa.
Afinal, imagine se ele perde algum documento durante a viagem? Isso pode gerar um desconforto desnecessário para ambas as partes. Com o uso do cartão, não há esse risco, pois todos os pagamentos já constam na fatura.
Dessa forma, o viajante pode focar no objetivo da viagem sem se preocupar em guardar notas de tudo o que comprou e/ou consumiu.
Benefícios extras do cartão/pagamento eletrônico
Além das vantagens acima, o cartão corporativo ainda traz outros benefícios para aqueles que utilizam esse tipo de pagamento eletrônico. Por exemplo:
- menores taxas de juros;
- programas de acumulação de milhas;
- acesso a salas VIPs de aeroportos;
- descontos em lojas parceiras da empresa;
- entre outros.
Aproveite para conferir também o post sobre direitos de quem viaja a trabalho
Benefícios do cartão corporativo
Abaixo listamos alguns das principais vantagens de utilizá-lo. Confira:
Gerenciamento Centralizado e Controle de Custos
O uso de cartões corporativos oferece às empresas uma plataforma avançada para gerenciar e controlar despesas de maneira centralizada e uniforme.
Através destes instrumentos financeiros, é possível monitorar e analisar gastos de forma precisa, identificando padrões e tendências que podem ser utilizados para otimizar o uso de recursos e reduzir custos na empresa.
Facilita o processo de reembolso de despesas
Os cartões corporativos facilitam o processo de reembolso de despesas, eliminando a necessidade de apresentar comprovantes físicos e simplificando o registro fiscal.
Com essa tecnologia, os funcionários podem registrar suas despesas imediatamente, enquanto a empresa tem acesso ao histórico de transações em tempo real, garantindo maior transparência e eficiência nas operações.
Automatização de Processos
A implementação de cartões corporativos promove a automatização de processos relacionados à gestão de despesas, como aprovação e pagamento de cobranças.
Essa abordagem reduz a carga manual nos procedimentos, minimiza erros e aumenta a velocidade das operações, resultando em maior produtividade e eficiência.
Segurança e Seguros Contra Extravio
Cartões corporativos são equipados com sistemas de segurança avançados, incluindo proteção contra perdas ou roubos, além de rastreabilidade de despesas em tempo real.
Essas características proporcionam maior tranquilidade tanto para a empresa quanto para os funcionários, pois eles sabem que estão sendo protegidos contra eventualidades potenciais.
Cultura Financeira Responsável
A implantação destes cartões promove a conscientização dos colaboradores sobre a importância de economizar e administrar fundos de forma ética e justa.
Esse ambiente cultura-financeira responsável ajuda a criar uma equipe comprometida com a sustentabilidade financeira da organização e também atrai talentos qualificados para a empresa.
Quais as regras do Cartão corporativo?
As regras do cartão corporativo podem variar de acordo com a política adotada por cada empresa, mas geralmente incluem diretrizes destinadas a garantir o uso responsável e ético dos recursos financeiros.
Em muitos casos, os titulares do cartão corporativo são orientados a utilizar o cartão exclusivamente para despesas relacionadas ao trabalho, como viagens a serviço, hospedagem, refeições durante compromissos de negócios e despesas relacionadas à condução de atividades corporativas.
Além disso, as empresas costumam estabelecer limites de gastos para evitar abusos, exigir a apresentação de comprovantes para todas as transações e impor a necessidade de aprovação prévia para determinadas despesas.
A transparência e a responsabilidade são fundamentais, e os titulares do cartão são geralmente instruídos a manter registros detalhados de suas despesas para fins de prestação de contas.
O descumprimento das regras pode resultar em medidas disciplinares e, em alguns casos, em consequências legais.
Como a Copastur pode ajudar sua empresa a ter mais controle sobre as viagens?
Além de utilizar um cartão corporativo, a sua empresa pode economizar ainda mais com o apoio técnico, humanizado e personalizado da Copastur, uma empresa especializada em trazer soluções inovadoras e tecnológicas para companhias que têm a viagem corporativa como parte da sua rotina.
Ou seja, nosso objetivo é tornar todo o processo mais fácil para as empresas, ficando responsável por planejar e executar tarefas como:
- compra de passagens aéreas;
- reserva de acomodações;
- locação de carros e mobilidade corporativa do funcionário;
- entre outros fatores relacionados às viagens da sua empresa.
Tudo isso é feito com tecnologias de sistemas exclusivos que tornam essas atividades muito mais fáceis, otimizadas e com menos despesas para você. Afinal, a Copastur tem acesso aos pacotes com preços que apresentam o melhor custo benefício, mantendo a qualidade do serviço e com o apoio sempre que necessário.
Além disso, a empresa oferece o CopasturCard, um produto exclusivo e desenvolvido para facilitar o controle dos gastos empresariais da sua empresa. Repleto de benefícios, com o cartão corporativo as empresas podem consolidar e monitorar seus gastos de forma eficiente, garantindo um controle financeiro transparente, ágil e conveniente.
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