As empresas sempre estão buscando estratégias para otimizar atividades importantes do seu funcionamento. Controlar o fluxo de caixa, reduzir burocracias e proporcionar boas experiências aos próprios colaboradores estão entre os objetivos de muitas organizações. E um dos recursos que atendem estes quesitos é o cartão de crédito empresarial.
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Esse tipo de cartão é um recurso útil especialmente àqueles envolvidos em viagens de negócios ou eventos. Acompanhe este artigo para saber mais sobre seu funcionamento e as principais razões para adotá-lo!
O que é um cartão de crédito empresarial?
Trata-se de um recurso desenvolvido para otimizar a organização financeira das empresas. Como o próprio nome indica, representa a forma tradicional de pagar contas e despesas.
É muito parecido com o cartão de crédito comum, utilizado por pessoas físicas. Sua diferença em relação a esse modelo está no fato de que se destina aos colaboradores, gestores e demais profissionais envolvidos com as atividades da organização.
Veja como ele funciona e como adotá-lo a seguir.
Obtenção do cartão
O cartão de crédito empresarial pode ser solicitado no banco em que a empresa mantém sua conta-corrente. É possível escolher um modelo centralizado — quando todos os portadores têm o mesmo limite — ou individualizado — quando cada portador tem um limite próprio.
Limites e taxas
Cada empresa define suas regras e tabelas de preços. Em geral, o cartão de crédito empresarial tem limite maior, taxas mais atrativas e juros mais baixos que os modelos desenvolvidos para pessoas físicas.
É importante destacar que muitas administradoras de cartão empresarial mantêm parcerias com empresas, garantindo, assim, descontos em serviços e produtos ligados a essas marcas. Vale a pena pesquisar as opções antes de investir nesse recurso.
Dependendo da negociação realizada com a administradora, é possível obter valores de anuidade mais atraentes e prazos mais longos para o pagamento das contas — o que evita a retirada de quantias elevadas do caixa da empresa.
Por que adotar o cartão de crédito corporativo?
Tanto o cartão de crédito empresarial físico quanto o virtual proporcionam vantagens às empresas que apostam em suas funcionalidades. Muitas delas são atrativas para quem ainda não investiu nessa modalidade de pagamento. Veja só!
1. Controlar gastos
Muitos gestores procuram definir limites de valores para custear cada tipo de despesa, sempre buscando adequar os gastos corporativos às políticas internas da empresa. Com um cartão empresarial pré-pago, por exemplo, é possível garantir que os custos com hotel, passagem e outros serviços fiquem próximos do previsto.
2. Fazer reembolsos
É comum que os funcionários solicitem reembolsos após realizarem viagens corporativas em nome da empresa. Nesses casos, o cartão de crédito empresarial simplifica o processo de pagamento porque funciona como um relatório completo — pois extratos, datas, locais e outros dados ficam registrados.
3. Gerenciar tudo online
Muitas administradoras de cartão contam com gerenciadores online. Isso é uma grande vantagem para as empresas que querem acompanhar, em tempo real, a movimentação financeira dos colaboradores durante os deslocamentos.
Em outras palavras, é possível saber se os gastos estão dentro do limite definido na política de viagens. Com o monitoramento via internet, os gestores também podem realizar processos de auditoria facilmente.
4. Incentivar funcionários
O cartão de crédito empresarial pode se transformar em uma ferramenta para motivar equipes a alcançar metas. Para isso, a empresa tem a possibilidade de carregar o cartão com um valor específico para que o colaborador use em compras, pagamento de contas, recarga de celular ou até para saque.
O montante pode ser entregue sempre que um funcionário atingir seu objetivo. Assim, todos se sentirão estimulados a dar o melhor para conquistar o prêmio em forma de crédito no cartão.
5. Obter segurança
Os cartões corporativos protegem a empresa e seus funcionários de diversos problemas. Isso porque eliminam a necessidade de carregar grandes quantias de dinheiro em viagens, prevenindo furtos e roubos.
Além disso, muitas administradoras oferecem serviços personalizados e seguro viagem em seus contratos. No caso do cartão por transação, deve-se considerar a vantagem da expiração que ocorre após a compra. Dessa forma, a chance de ataques cibernéticos e coleta de dados fica menor.
Quais são os tipos de cartões voltados para viagens corporativas?
Seguindo pelo caminho das novidades e inovações, um novo modelo de cartão de crédito empresarial surge no mercado. Trata-se do virtual card number (VCN), um número individual que dura somente até o momento em que a transação é realizada.
Com essa geração de cartão por transação, fica mais fácil reduzir fraudes no custeamento de despesas. Afinal, depois que o valor recebido pelo funcionário for utilizado, seu número ficará inválido para a realização de novas compras.
Da mesma forma que o cartão de crédito empresarial de plástico, o VCN permite pagar passagens, hospedagem, transporte, alimentação e outros serviços. Por durar pouco tempo e não ser físico, não gera custo extra.
Independentemente do tipo de cartão escolhido, é preciso adotar boas práticas para garantir o uso correto e evitar problemas. Veja as principais:
- incluir regras na política de viagens corporativas — é importante definir limites de gastos, os estabelecimentos em que o cartão será aceito e outras ações junto aos colaboradores e, se possível, com o banco;
- criar relatórios frequentes — a empresa deve fazer registros do que foi gasto em cada viagem para definir o que pode ser mantido e o que precisa ser melhorado, sempre visando o respeito ao orçamento e controle do budget;
- utilizar sistemas para administrar despesas — um software com módulo de expense management ajuda a gerir gastos diretos e indiretos das viagens para importar dados de faturas, agilizar o fluxo de aprovações e controlar custos com eficiência;
- contar com ajuda especializada — uma empresa de gestão de viagens corporativas pode cuidar de toda a parte relacionada à conciliação de faturas e cartões, auxiliando os gestores a prestar contas corretamente.
Então, o que achou da possibilidade de incluir o cartão de crédito empresarial na rotina da empresa? Além de facilitar processos, esse recurso é um ótimo aliado na hora de organizar viagens e garantir que tudo saia como o planejado, mantendo controle e segurança neste processo.
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