Em uma viagem corporativa para fora do Brasil, as pessoas colaboradoras podem usar diferentes formas de pagamento em suas despesas, sejam gastos com refeições, transportes, hospedagens, entre outros. Neste sentido, há diversas opções disponíveis no mercado para arcar com os custos, sendo que o cartão para viagem internacional tem se destacado como uma alternativa eficiente.
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Para se ter uma ideia, somente em 2023, os cartões, somando as vertentes de crédito, débito ou pré-pago, representaram uma movimentação financeira de R$ 3,74 trilhões e 42,2 bilhões de operações. Esses números são de uma pesquisa da Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviço).
Desse valor total, o uso dos cartões para gastos corporativos alcançou a marca de R$ 282 bilhões. Trata-se de um aumento de 12,1% em comparação com o ano de 2022.
Outro dado relevante da Abecs mostra que os gastos dos brasileiros no exterior com cartões chegaram a US$ 13,2 bilhões em 2023. Em reais, essas cifras circularam em torno de R$ 66,1 bilhões, um crescimento de 33,7%.
Ou seja, este cenário deixa claro que os brasileiros cada vez mais utilizam o cartão para viagem internacional e para despesas nacionais, sejam custos pessoais ou empresariais.
Mas é importante observar a expansão expressiva do uso do cartão. A seguir, vamos entender melhor como escolher o meio de pagamento ideal para as viagens corporativas nacionais e, principalmente, internacionais.
Leia também: Gestão de despesas corporativas: tendências em meios de pagamento
Principais desafios no controle de gastos em viagens internacionais
As viagens corporativas fora do nosso país englobam uma série de gastos que precisam ser planejados e gerenciados de forma adequada. Assim, é possível evitar que uma viagem para eventos, reuniões com clientes ou outros objetivos acabe se tornando um grande peso para o caixa da empresa.
Vale destacar que, além de custos comuns, como passagem, hospedagem, refeições, deslocamentos e afins, uma viagem internacional pode ter outras despesas com vistos, passaportes, vacinas, regulamentações para entrar em um país específico etc.
Mas os desafios no controle de gastos não param por aí. Confira com o que você deve se preocupar:
Moeda
A conversão da moeda para o país de destino é fundamental no planejamento da viagem internacional. A depender do valor de câmbio, é possível que os custos aumentem de modo considerável.
Não podemos esquecer também que alguns países possuem aceitação de mais de uma moeda. Então, é preciso se preparar, verificando taxas de câmbio atuais para ter uma noção mais precisa de qual moeda traz um melhor custo-benefício.
Regulamentações e documentações
Outro desafio frequente envolve os documentos necessários para uma viagem internacional. A depender das regulamentações, os viajantes corporativos podem precisar de:
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- Comprovante de reserva de viagem;
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- Documentos da empresa que atestem o motivo da ida ao local;
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- E uma quantidade mínima de dinheiro ou cartão de crédito, para garantir que cubram as despesas durante a viagem;
Para todos esses passos, há um custo atrelado que pode crescer de maneira escalável se não houver um controle correto. Mas, com o cartão para viagem internacional, é possível ganhar prazos para fazer esses pagamentos, sem que todos os gastos caiam na conta da empresa de forma imediata.
Saiba mais: 12 cuidados ao fazer uma viagem corporativa internacional
Centralização dos gastos na viagem
Imagine só gerenciar todas as despesas corporativas em uma viagem internacional. Os custos de alimentação, transporte, hospedagem e outros poderiam ficar dispersos. Além disso, dependeriam de o colaborador realizar os pagamentos, guardar os comprovantes, e preencher o relatório de despesas corretamente para somente então fazer o controle dos gastos.
Mesmo assim, ainda correria o risco de erros no preenchimento, esquecimento de notas e outros problemas, impactando a gestão financeira.
7 tipos de pagamentos de despesas em viagens internacionais
Diante destes desafios para lidar com os gastos corporativos nas viagens internacionais, sua empresa pode estudar o meio de pagamento ideal para disponibilizar aos seus viajantes.
A partir daí, é possível facilitar a gestão das despesas, otimizar processos, ter visibilidade completa dos custos e reduzir o risco de fraudes nos gastos.
Entenda as principais opções de meio de pagamento para seu negócio, desde alternativas mais tradicionais, como adiantamento, até os mais modernos, como o cartão para viagem internacional.
Faturamento
Esse modelo funciona da seguinte maneira. Os profissionais viajantes utilizam os serviços dos fornecedores, que enviam uma fatura para a empresa pagar. Este meio é altamente complexo, pois demanda um alinhamento e uma comunicação praticamente perfeitos entre organização, parceiro e funcionário. Para uma gestão eficiente de gastos, não é a melhor alternativa pelo custo envolvido e prazo sempre menor pra pagamento.
Adiantamento
Neste caso, as corporações fazem um adiantamento do valor previsto a ser pago no orçamento para a viagem, com um depósito na conta do colaborador. Com essa verba em sua posse, o viajante pode usar da forma que preferir, seja via débito, transferência ou dinheiro em espécie.
Reembolso
Os reembolsos de despesas corporativas talvez sejam a prática mais comum atualmente. Os viajantes arcam com os gastos em um primeiro momento e, ao voltar para a empresa, solicitam o reembolso dos valores. Com esta opção de pagamento, é importante guardar os comprovantes das transações da viagem para prestar as devidas contas e ter o ressarcimento correto.
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Cartões de crédito empresariais
O cartão de crédito é uma modalidade mais vantajosa atualmente, já que permite:
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- Facilidade nos pagamentos;
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- Centralização das despesas em um mesmo lugar;
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- Melhor gerenciamento de gastos, com o acesso das informações da fatura, incluindo os detalhes de compras, como horário, local etc.;
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- Flexibilidade para arcar com custos, principalmente quando não se consegue fazer uma previsão exata do orçamento necessário. Então, o viajante pode pagar no cartão de crédito e, depois, a empresa faz a análise das despesas;
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- Maior prazo para pagamento, uma vez que o cartão de crédito maior prazo de pagamento;
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Cartões de débito internacionais
O cartão internacional funciona de modo semelhante ao débito presente no Brasil. Ou seja, o valor é descontado em tempo real da conta da empresa. A única diferença é que o saldo existente na conta é usado para pagamento em moeda estrangeira, como euro ou dólar, a depender do local de destino.
Cartão virtual
O cartão virtual nada mais é do que uma versão digital do cartão de crédito, podendo ser utilizado para compras presenciais e pela internet. Assim, os viajantes podem realizar pagamentos remotos simples e seguros, diminuindo o risco de golpes e compras suspeitas. Esse modelo também facilita o controle financeiro e ainda gera uma segurança adicional.
Cartão pré-pago
Outra opção de meio de pagamento é o cartão pré-pago. Neste caso, é possível disponibilizar uma verba específica ao colaborador, depositando o valor no cartão da corporação. Este modelo permite a gestão de adiantamentos e ajuda na centralização de despesas.
Mas qual o melhor cartão para viagem internacional?
Vimos que existem diferentes opções de cartão para viagem internacional. Sem contar que há inúmeras bandeiras e empresas que oferecem esse meio de pagamento. Por isso, é fundamental descobrir qual o melhor cartão para o seu negócio.
Veja os principais critérios que devem ser considerados na escolha:
IOF: a taxa de IOF para cartão de débito, em geral, é de 1,1%. Já o de crédito tem IOF mais elevado, com valor de 6,38%.
Taxa de câmbio: é a tarifa cobrada na conversão entre o Real e a moeda estrangeira por parte da instituição que efetua a operação.
Bandeira: vale a pena verificar a abrangência da bandeira do cartão para viagem internacional. Existem bandeiras que aceitam em mais estabelecimentos.
Anuidade: analise a cobrança de valor anual pela empresa que disponibilizou o cartão para viagem internacional.
Países que aceitam: não se esqueça de observar o número de países que aceitam cada cartão como meio de pagamento.
Ao mapear e avaliar todos estes tópicos, é importante cruzar essas informações com as necessidades do viajante e da empresa. Assim, é possível determinar o melhor cartão que atende às suas demandas.
Saiba mais: Cartão Corporativo: Guia completo do conceito ao uso estratégico
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O CopasturCard é a solução ideal para empresas cujos funcionários realizam viagens internacionais com frequência. O cartão também pode ser utilizado em outros contextos, como: pagamento de despesas no Brasil, gastos com eventos, almoços executivos, estacionamentos, entre outros. Ou seja, todos os pagamentos corporativos podem ser centralizados no cartão.
Além disso, a prestação de contas se torna mais ágil e segura, reduzindo o risco de fraudes nos gastos empresariais. Outro ponto positivo é a eliminação do preenchimento manual da planilha de custos em relatórios de despesas.
Assim, o produto da Copastur permite consolidar e monitorar seus gastos de forma eficiente, garantir uma visão 360º dos seus custos, e realizar o controle financeiro de forma transparente, ágil e conveniente.
O objetivo é que o seu negócio tenha um produto flexível, se adaptando às suas necessidades.
Veja os diferenciais do CopasturCard:
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